Perencanaan kapasitas adalah cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Perencanaan kapasitas membantu Anda mengidentifikasi area potensial untuk pertumbuhan, yang meningkatkan hasil investasi, dan mempertahankan moral karyawan yang baik. Perencanaan kapasitas sumber daya Anda sangat membantu ketika Anda mengelola beberapa proyek karena meningkatkan peluang Anda untuk menyelesaikannya sesuai jadwal dan anggaran. 

Menggunakan perencanaan berbasis kapasitas membantu memangkas biaya sekaligus memaksimalkan nilai sumber daya di semua area bisnis. Mari kita lihat perencanaan kapasitas, keuntungan membuat strategi perencanaan kapasitas yang andal, dan praktik terbaiknya.

Apa itu perencanaan kapasitas?

Perencanaan kapasitas mengacu pada penyeimbangan sumber daya yang tersedia untuk memenuhi persyaratan kapasitas proyek atau permintaan pelanggan. Kapasitas dalam manajemen proyek dan rantai pasok adalah jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan oleh organisasi dalam waktu tertentu.

Proses perencanaan kapasitas menentukan kapasitas produksi yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan konsumen yang berubah-ubah. Dalam perencanaan kapasitas, kapasitas desain adalah kemampuan optimal institusi untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Organisasi menggunakan perencanaan kapasitas untuk memperkirakan kapasitas produksi mereka untuk beradaptasi dengan pergeseran permintaan barang mereka. 

Apa saja 3 jenis perencanaan kapsitas?

Ada tiga jenis perencanaan kapasitas yang sangat berbeda, tetapi semuanya berkisar pada tujuan yang sama: untuk memastikan bisnis Anda memiliki informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat. Berikut adalah tiga kategori perencanaan kapasitas.

Tenaga kerja

Memastikan Anda memiliki staf yang cukup untuk menangani beban kerja yang diantisipasi di masa depan adalah tujuan dari perencanaan kapasitas tenaga kerja. Perencanaan kapasitas tenaga kerja memberikan Anda informasi tentang apakah Anda memiliki jumlah karyawan, keahlian, dan peran pekerjaan yang sesuai untuk memenuhi permintaan.

Rencana kapasitas tenaga kerja Anda dapat menunjukkan ketika Anda memiliki terlalu sedikit karyawan, sehingga Anda memiliki waktu dan pengetahuan untuk mempekerjakan lebih banyak karyawan. Demikian pula, rencana ini dapat memberi tahu Anda ketika Anda memiliki terlalu banyak karyawan, sehingga Anda dapat mempertimbangkan untuk merampingkan atau memindahkan mereka ke departemen lain.

Perencanaan kapasitas tenaga kerja memastikan Anda memiliki karyawan yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan organisasi Anda dan bahwa mereka hadir di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

Perencanaan kapasitas tenaga kerja membantu Anda mewujudkan lebih banyak inisiatif tepat waktu dan sesuai anggaran, serta menyenangkan pelanggan dan mencegah kelelahan karyawan. Kelelahan karyawan Anda dapat mengakibatkan peningkatan perputaran, lebih banyak hari sakit, dan penurunan produktivitas.

Proyek

Jenis perencanaan kapasitas yang kedua memastikan perencanaan dan pendanaan yang tepat untuk berbagai kebutuhan proyek Anda. Perencanaan kapasitas proyek membantu Anda memperkirakan dampak dari tujuan Anda terhadap bisnis Anda.

Dengan memberikan perkiraan yang masuk akal tentang berapa banyak uang yang dapat dan tidak dapat Anda keluarkan untuk setiap proyek, Anda menetapkan tingkat pengeluaran yang sesuai untuk semua inisiatif di masa depan. Jenis perencanaan ini memastikan Anda terhindar dari pengeluaran yang berlebihan atau kekurangan dana dan memberikan Anda data yang menunjukkan berapa banyak proyek yang dapat Anda selesaikan dalam periode tertentu.

Yang paling penting adalah bahwa proyek-proyek tersebut tetap berada dalam anggaran sambil memberikan perkiraan yang akurat, yang akan membantu organisasi menentukan apakah mereka menangani sumber dayanya secara optimal. Perencanaan kapasitas proyek dapat memberikan Anda keunggulan kompetitif melalui lebih banyak pendapatan, lebih sedikit persaingan, dan keuntungan yang lebih baik.

Alat

Perencanaan kapasitas alat memastikan Anda memiliki fasilitas yang memadai untuk menyelesaikan pekerjaan, termasuk peralatan untuk jalur perakitan atau mesin yang diperlukan untuk memproduksi dan mendistribusikan produk Anda.

Perencanaan kapasitas alat memastikan Anda memanfaatkan sumber daya terbaik yang tersedia dengan menyediakan akses ke teknik dan bahan yang paling efektif untuk melaksanakan rencana Anda. Peralatan Anda harus praktis dan mudah digunakan serta memberikan informasi akurat yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan bisnis yang tepat.

Strategi perencanaan kapasitas yang penting

Manfaat utama dari strategi perencanaan kapasitas yang diimplementasikan dengan baik adalah meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi Anda. Berikut ini adalah strategi perencanaan kapasitas yang berbeda untuk organisasi Anda.

Strategi 1: strategi lag

Perencanaan menggunakan strategi lag berarti memiliki sumber daya yang memadai untuk memenuhi permintaan aktual, bukan permintaan yang diantisipasi. Strategi lag adalah pendekatan konservatif untuk perencanaan kapasitas yang menjamin biaya serendah mungkin.

Kelemahan potensial dari strategi lag adalah dapat menyebabkan keterlambatan dalam menyediakan barang atau jasa kepada klien. Strategi jeda dapat mencegah Anda mencapai tenggat waktu jika Anda tiba-tiba melihat pesanan yang membludak atau mendapatkan klien baru yang menuntut waktu penyelesaian yang cepat.

Misalnya, jika Anda mengharapkan peningkatan penjualan tetapi hanya memiliki setengah dari tim penjualan untuk memenuhi permintaan, staf penjualan Anda kemungkinan akan bekerja lembur atau membatalkan rencana lain untuk memenuhi permintaan yang meningkat. Kelemahannya adalah Anda mungkin akan membebani tim Anda secara berlebihan, yang menyebabkan kelelahan. Namun, dengan strategi jeda, Anda memangkas biaya perekrutan karyawan baru.

Strategi 2: strategi memimpin

Tujuan utama dari perencanaan kapasitas memimpin adalah memiliki sumber daya yang memadai untuk memenuhi proyeksi permintaan. Pengambilan risiko dalam strategi memimpin lebih tinggi daripada strategi lag. Strategi memimpin membutuhkan investasi satu kali untuk meningkatkan kapasitas. Sebelum permintaan pengunjung meningkat, Anda merekrut pekerja tambahan atau membeli lebih banyak peralatan.

Meninjau data analitik

Keuntungan utama dari strategi memimpin adalah Anda menjaga semua klien Anda tetap puas dan memenuhi tenggat waktu produksi meskipun ada peningkatan pesanan secara tiba-tiba. 

Kekurangannya adalah jika volume pemesanan tetap sama, Anda akan memiliki personel tambahan yang mungkin tidak Anda perlukan. Jika Anda merekrut personel baru tetapi tidak mendapatkan pesanan yang diharapkan, Anda akan merugi karena harus membayar staf untuk menunggu.

Misalnya, melalui strategi memimpin, jika Anda bekerja di perusahaan penjualan dan memiliki acara besar dalam beberapa bulan ke depan, namun ternyata staf Anda hanya memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan setengah dari beban kerja yang diharapkan, Anda bisa mempekerjakan lebih banyak karyawan untuk menggantikan pekerjaan tersebut.

Strategi 3: strategi pertandingan

Strategi pertandingan berada di antara strategi lag dan lead. Strategi pertandingan membantu Anda merencanakan kapasitas strategis secara lebih teratur. Anda mengawasi perubahan di pasar dan permintaan yang diharapkan dan dapat memenuhi permintaan yang sebenarnya.

Anda memodifikasi manajemen kapasitas menggunakan data yang diperoleh untuk memenuhi permintaan secara bertahap. Dengan risiko yang lebih kecil daripada strategi memimpin, dan potensi peningkatan yang lebih signifikan daripada strategi lag, pendekatan strategi pencocokan memberikan fleksibilitas yang paling efektif.

Misalnya, dengan menggunakan strategi pencocokan, jika sistem point-of-sale Anda menunjukkan penurunan permintaan yang tiba-tiba untuk satu produk, Anda dapat dengan cepat menyesuaikan diri dengan menugaskan lebih sedikit staf ke departemen tersebut atau mengalokasikan lebih banyak sumber daya ke proyek lain.

Apa manfaat dari perecanaan kapasitas?

Proses perencanaan kapasitas mengidentifikasi dan memenuhi permintaan aktual dan masa depan untuk produk Anda. 

Keandalan

Ketersediaan sumber daya dalam manajemen proyek memengaruhi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek tertentu. Jauh lebih baik untuk mengetahui fasilitas spesifik yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek pada waktu tertentu sejak awal. 

Rencana kapasitas mengambil ketersediaan setiap sumber daya dan membuatnya dapat diakses di satu lokasi, yang secara efektif merupakan rencana sumber daya gabungan. Mengetahui bahwa rencana manajemen proyek Anda saat ini dapat dipercaya akan sangat bermanfaat bagi manajer proyek.

Retensi staf

Mempekerjakan staf yang tepat adalah salah satu tantangan terbesar Anda sebagai manajer proyek. Ketika Anda kekurangan tenaga kerja, tim Anda saat ini akan marah dan frustrasi, membuat mereka kurang produktif dan tidak mungkin mengambil proyek baru, yang mengarah ke pergantian karyawan yang tinggi.

perencanaan interior di atas kertas

Dengan rencana kapasitas yang cerdas, Anda tidak perlu khawatir tentang perekrutan staf. Anda dapat memprediksi dan mengontrol keterampilan tim melalui perencanaan kapasitas. Alat perencanaan kapasitas dan sumber daya dapat memberikan informasi tentang penggunaan talenta untuk membantu Anda membuat keputusan perekrutan berdasarkan data, yang mengarah pada tingkat retensi staf yang lebih baik.

Margin proyek yang besar

Dengan menggunakan perencanaan kapasitas, Anda dapat membuat jadwal proyek yang paling baik menggunakan metode perencanaan sumber daya yang paling murah. 

Misalnya, Anda mungkin memiliki proyek yang akan dimulai bulan depan, namun supervisor yang bisa dihubungi hanyalah supervisor senior. Dengan rencana kapasitas, Anda dapat melihat bahwa Anda dapat memulai proyek pada bulan berikutnya, menugaskan supervisor junior yang masih memenuhi syarat untuk melaksanakan tugas, dan menghindari risiko membebani klien secara berlebihan atau menunda proyek.

Mengantisipasi keterampilan tim

Alat bantu perencanaan kapasitas membantu Anda memobilisasi tim yang tepat untuk menjalankan proyek secara efektif. Data yang benar tentang keterampilan, ketersediaan, dan pengalaman staf memungkinkan Anda untuk menentukan kapan sebuah proyek atau tahap tertentu dari sebuah proyek membutuhkan lebih banyak sumber daya. 

Anda dapat mencegah kesalahan dalam penugasan sumber daya dengan mengetahui di mana Anda memiliki cukup karyawan untuk mengerjakan proyek dan di mana Anda membutuhkan sumber daya manusia tambahan.

Mengalokasikan sumber daya

Dengan alokasi sumber daya tingkat lanjut, Anda dapat memastikan sumber daya akan tersedia saat Anda membutuhkannya. Selain itu, Anda dapat mengalokasikan sumber daya yang terbatas berdasarkan tujuan bisnis, memastikan bahwa Anda menugaskan anggota tim terbaik untuk tugas-tugas yang paling penting. 

Selain itu, Anda dapat menemukan konflik dan mengidentifikasi kemacetan, waktu penggunaan sumber daya yang berlebihan atau tidak mencukupi, dan bahaya sumber daya lainnya yang mungkin perlu ditangani. Melakukan hal ini di awal dapat mengurangi biaya dan menciptakan strategi manajemen sumber daya yang membatasi produktivitas yang hilang.

Meminimalkan biaya

Biaya sumber daya yang digunakan untuk melaksanakan proyek Anda merupakan pertimbangan penting bagi organisasi mana pun.

Menyeimbangkan biaya penggunaan sumber daya dengan manfaat yang dapat Anda peroleh dari penggunaan sumber daya tersebut membantu menentukan apakah Anda akan dapat mencapai tujuan Anda atau tidak. Dengan mengetahui sumber daya mana yang sesuai untuk setiap tugas, Anda dapat mengelola biaya secara efektif. 

Dengan informasi ini, Anda dapat memprediksi kapan waktu yang tepat untuk mengerjakan proyek baru dan kapan waktu yang tepat untuk fokus pada proyek yang sudah ada.

Membuat rencana kapasitas (langkah demi langkah)

Proses perencanaan kapasitas produk menambah fungsi perencanaan dan manajemen proyek bisnis, yang menghasilkan peningkatan profitabilitas. Mari kita lihat langkah-langkah untuk membuat rencana kapasitas yang sukses.

Langkah 1: memprediksi permintaan masa depan anda

Buat perkiraan akurat tentang pekerjaan yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek baru jika Anda tahu bahwa proyek tersebut akan datang. Anda bisa membandingkan perkiraan ini dengan kapasitas yang Anda miliki saat ini untuk mengetahui kapasitas sumber daya yang Anda perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Lihatlah perubahan dalam industri Anda dan di mana Anda dapat meningkatkan diri untuk menarik lebih banyak pelanggan. Jika Anda ingin memperluas operasi, kenali permintaan untuk produk Anda dan seberapa besar permintaan tersebut akan meningkat atau menurun di masa depan.

Langkah 2: tentukan batas kapasitas anda saat ini

Lihatlah kapasitas tim lintas fungsi Anda dan apa yang dapat mereka capai dalam waktu yang tersedia. Jangan lupa untuk memperhitungkan tugas-tugas rutin seperti pekerjaan administratif, email, kehadiran rapat, liburan, dan hari sakit. Hitung jumlah waktu yang harus dicurahkan oleh setiap anggota tim untuk proyek.

Langkah 3: mengukur keterampilan dan kemampuan staf anda

Pertimbangkan apakah anggota staf Anda memiliki keterampilan dan keahlian untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan efektif. Mereka harus berpengalaman dalam peran tertentu seperti manajemen proyek atau layanan pelanggan untuk pengalaman pengguna yang lebih baik.

Anda akan memiliki gambaran yang lebih baik tentang jenis staf yang Anda butuhkan jika Anda menganalisis sumber daya Anda saat ini secara akurat dan menentukan anggota staf mana yang dapat Anda alokasikan untuk proyek tertentu.

Langkah 4: pertimbangkan kebutuhan proyek anda

Ketika mengerjakan proyek yang membutuhkan lebih sedikit staf, perkirakan berapa banyak staf yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Jika Anda diminta untuk menyelesaikan proyek yang lebih besar, hitung berapa jam setiap anggota staf akan bekerja selama proyek berlangsung dan putuskan apakah Anda perlu merekrut lebih banyak karyawan.

Langkah 5: pilih perangkat lunak yang digunakan

Berdasarkan kebutuhan dan anggaran Anda, Anda dapat menentukan apakah berinvestasi pada solusi perangkat lunak khusus lebih hemat biaya daripada membeli alat perangkat lunak yang sudah jadi.

Meskipun spreadsheet dan bagan Gantt individual dapat merencanakan kapasitas, menggunakan perangkat lunak khusus adalah metode yang paling efisien untuk perencanaan kapasitas dan sumber daya. 

Banyak aktivitas yang terjadi selama proyek berlangsung, dan jalur kritis dapat berubah secara drastis jika ada anggota staf yang tidak hadir karena sakit atau perubahan ruang lingkup proyek. 

Selain itu, sumber daya sering kali dibagi di antara beberapa proyek, yang berdampak pada kebutuhan tenaga kerja. Dalam situasi yang rumit seperti ini, memodifikasi rencana secara manual akan memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Perangkat lunak perencanaan sumber daya dapat secara otomatis menyesuaikan rencana kapasitas hanya dengan beberapa klik.

Langkah 6: menyelaraskan kapasitas anda dengan permintaan

Sebagai administrator proyek, pastikan Anda mengalokasikan staf yang cukup untuk menyelesaikan proyek yang sedang berjalan. Gambaran akurat mengenai perencanaan sumber daya yang dibutuhkan dapat membantu menghemat uang dengan mencegah penggunaan sumber daya yang berlebihan.

Langkah 7: mulai mengalokasikan proyek anda

Anda dapat mempertimbangkan untuk mendistribusikan sumber daya setelah Anda mengetahui apa yang tersedia, persyaratan proyek, dan prioritas bisnis. Perencanaan kapasitas adalah proses yang dinamis dan berkelanjutan, dan rencana Anda mungkin perlu beradaptasi seiring dengan perubahan yang terjadi. 

Misalnya, jika Anda menggunakan metode pencocokan untuk perencanaan kapasitas, Anda akan secara teratur menilai prediksi dan alokasi Anda untuk memastikan bahwa prediksi dan alokasi tersebut akurat dan layak untuk memenuhi permintaan.

Langkah 8: menganalisis indikator kinerja utama (KPIS) anda

Beberapa metrik, termasuk KPI proyek Anda, dapat mengukur kinerja Anda. Penilaian yang akurat atas kinerja tim Anda sangat penting untuk membuat keputusan yang tepat tentang kinerja bisnis saat ini dan masa depan. 

Praktik terbaik perencanaan kapasitas

Dengan mengikuti praktik terbaik, Anda dapat meminimalkan biaya yang tidak perlu dan meningkatkan kemampuan Anda untuk memberikan pekerjaan berkualitas tinggi kepada orang-orang yang paling membutuhkan. Perkiraan kapasitas aktual yang akurat akan membantu Anda mencegah kegagalan dan menghindari pemborosan sumber daya.

Mengembangan kumpulan sumber daya

Sertakan semua sumber daya perusahaan, atau setidaknya portofolio proyek dan kapasitasnya, dalam kumpulan sumber daya Anda. Tindakan terbaik adalah menyoroti estimasi sumber daya untuk sumber daya yang paling penting sebelum memastikan siapa yang mengerjakan apa.

Ketika Anda ingin menyelesaikan sebuah proyek besar, Anda harus mempertimbangkan ketersediaan dan tingkat keahlian karyawan Anda. Jika tidak melakukan hal ini, maka akan ada risiko tenaga kerja yang terlalu banyak dan pada akhirnya akan menurunkan produktivitas.

Kumpulan sumber daya adalah sekelompok karyawan yang dipersiapkan untuk mengerjakan proyek yang membutuhkan keterampilan atau pengetahuan khusus. Penyatuan sumber daya memungkinkan Anda untuk mengerjakan lebih banyak proyek dan fleksibilitas untuk menugaskan tim terbaik untuk setiap pekerjaan.

Memprioritaskan tugas

Mengetahui tugas mana yang menjadi prioritas bisnis utama dalam perencanaan sumber daya sangat membantu. Berfokus pada inisiatif yang memiliki dampak paling signifikan terhadap perusahaan Anda sangat disarankan.

Anda harus dapat memprioritaskan proyek Anda sehingga Anda dapat berhasil mencapai tujuan Anda. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat menyelesaikan proyek berkualitas tinggi tepat waktu dan sesuai anggaran.

Untuk memprioritaskan proyek, buka alat manajemen proyek Anda dan urutkan proyek berdasarkan kepentingannya. Evaluasi jalur kritis setiap proyek dan analisis tugas mana yang paling sensitif terhadap waktu. Pastikan untuk mempertimbangkan kemajuan dan ketergantungan antar proyek.

Alosikan tugas

Anda harus dapat mengalokasikan jumlah tugas yang tepat untuk setiap proyek, memastikan bahwa setiap proyek menerima perhatian yang diperlukan dan Anda tidak membuang-buang sumber daya.

Untuk memberikan tugas, Anda dapat membuat daftar tugas terperinci yang menunjukkan waktu yang dikhususkan bagi setiap karyawan untuk proyek tertentu.

Merperhitungkan tugas operasional sehari-hari

Memperhitungkan tugas akan membantu tim Anda berinteraksi secara efektif dengan klien. Aktivitas kerja harian ini termasuk tugas administratif, manajemen email, dan rapat. Lacak jam kerja anggota staf Anda untuk mengukur kontribusi mereka secara akurat.

Kapan sebaikan anda menggunakan perencanaan kapasitas?

Proses perencanaan kapasitas memungkinkan Anda untuk memutuskan proyek apa yang akan dikerjakan dengan membantu Anda mengantisipasi kemungkinan kekurangan sumber daya dan membantu organisasi Anda mencapai tujuannya secara efisien. Berikut ini adalah beberapa pertimbangan untuk membantu Anda menentukan apakah Anda memerlukan perencanaan kapasitas.

Tingkat permintaan

Pertimbangkan berapa banyak permintaan yang mungkin Anda miliki untuk bisnis Anda. Apakah pasar cenderung berfluktuasi? Jika ya, seberapa besar? Perencanaan kapasitas adalah cara terbaik untuk mengelola sumber daya bisnis agar dapat digunakan secara efektif untuk memenuhi permintaan.

BIiaya produksi

Biaya produksi adalah total biaya untuk menyelesaikan satu unit atau produk, termasuk staf dan sumber daya lainnya. Jika proyek Anda memiliki biaya produksi yang tinggi, masuk akal untuk memastikan bahwa bisnis Anda memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan tanpa melebihi anggaran Anda.

Pikiran akhir

Perencanaan kapasitas membantu Anda memprediksi jumlah waktu dan sumber daya yang dibutuhkan proyek Anda. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang tepat tentang ruang lingkup dan persyaratan proyek. Langkah-langkah ini dapat membantu Anda menerapkan perencanaan kapasitas pada proyek berikutnya tanpa membuang waktu atau uang.

Disadur dari: inboundlogistics.com

Keberhasilan bisnis apa pun berkaitan dengan manajemen operasi yang efektif. Biasanya, kurangnya komunikasi adalah alasan utama di balik masalah pengiriman tepat waktu dan kehabisan stok.

Oleh karena itu, setiap perusahaan yang sukses membutuhkan sistem terpusat untuk komunikasi yang efektif yang dikenal sebagai manajemen rantai pasok.

Proses ini, terkadang, bisa jadi lebih rumit dan menantang untuk diterapkan. Untuk lebih memahami proses ini, saya telah membaginya menjadi tujuh bagian. Mari kita bahas satu per satu secara singkat.

Perencanaan

Setiap organisasi perlu mengelola sumber daya yang mereka miliki untuk mendapatkan manfaat yang optimal dari sumber daya tersebut. 

Proses perencanaan membantu menentukan permintaan pelanggan dan sumber pasokan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tersebut.

Manajer rantai pasokan diharuskan untuk mengatur sumber pasok secara tepat waktu dan membuatnya tersedia untuk memulai produksi untuk memastikan pasokan tersedia. Pasokan yang tepat waktu sangat penting untuk memastikan kepercayaan pelanggan.

Hal ini juga penting untuk meningkatkan hubungan dengan vendor. Dalam proses perencanaan, beberapa departemen bekerja sama untuk memberikan perkiraan pemasok.

Pengadaan

Beberapa orang menganggap pengadaan dan pengadaan dalam konteks yang sama, tetapi ada perbedaan antara kedua istilah ini. Pengadaan adalah salah satu bagian dari proses pengadaan, dan keseluruhan proses tersebut membuat manajemen rantai pasok berhasil.

Pengadaan adalah proses untuk mendapatkan semua bahan yang digunakan untuk menyelesaikan proses produksi produk. Ini mencakup semua yang digunakan dalam proses produksi, mulai dari bahan mentah hingga bahan pengemasan.

Proses ini dimulai dengan peramalan dan perencanaan pembelian untuk mendapatkan penawaran harga, negosiasi harga, penempatan pesanan, konfirmasi pesanan, dan tindak lanjut hingga barang sampai di lokasi perusahaan.

Setelah barang diterima, pemasok menerima pembayaran berdasarkan ketentuan pembayaran yang telah disepakati.

Pengadaan

Umumnya, proses pengadaan dilakukan sebelum departemen pengadaan membeli barang. Tujuan utama dari sourcing adalah untuk menemukan pemasok yang dapat diandalkan dan berkualitas yang mampu memasok barang sesuai tingkat permintaan. 

Fokus utama pengadaan tetap pada keseimbangan kualitas dan keterjangkauan harga barang dari vendor.

Proses ini terdiri dari pengujian kualitas barang, mengumpulkan informasi tentang pemasok, waktu yang dibutuhkan oleh pemasok untuk mengirimkan barang, jumlah minimum untuk melakukan pemesanan, serta kapasitas dan kemampuan pemasok.

Biasanya, orang berpendapat bahwa proses pengadaan barang dimaksudkan untuk mendapatkan barang dengan harga terendah. Namun pada kenyataannya, proses ini digunakan untuk menghasilkan keseimbangan yang sempurna antara kualitas dan harga.

Perencanaan produksi

Perencanaan produksi adalah membuat rencana untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari sumber daya yang tersedia.

Tujuan utama dari perencanaan produksi adalah untuk menghasilkan produk dalam batasan waktu. Selain itu, ini membantu menjaga kualitas produk sesuai proses standar.

Biasanya, organisasi harus memproduksi beberapa produk di pabrik yang sama dan memasok berbagai pelanggan. Oleh karena itu, penting untuk memprioritaskan produksi sesuai batas waktu dan kapasitas produksi.

Alokasi sumber daya yang memadai untuk setiap lini produksi sangat penting untuk memastikan standar kualitas. Dalam perencanaan produksi, departemen penjualan dan produksi berkolaborasi dengan mempertimbangkan data masa lalu dan volume penjualan yang diharapkan berdasarkan perkiraan.

Manajemen persediaan

Manajemen inventaris adalah bagian paling penting dari manajemen rantai pasokan dan favorit saya pribadi! Pada bagian ini, kita akan membahas inventaris dari bahan baku dan barang jadi termasuk Work in Process (WIP)

Mengelola persediaan memungkinkan organisasi untuk menemukan volume optimal bahan baku yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan di masa depan.

Kekurangan bahan baku dapat menyebabkan penundaan pengiriman, meninggalkan kesan yang salah pada pelanggan. Hal ini juga penting untuk mempertahankan tingkat optimal untuk produk jadi untuk menangani pesanan yang diharapkan.

Selain itu, manajemen inventaris yang efektif membantu menghindari risiko tingkat stok yang berlebihan dan persediaan yang berlebihan dalam jangka panjang.

Pergudangan

Gudang adalah tempat menyimpan barang untuk berbagai keperluan. Barang-barang tersebut bisa berupa bahan baku, produk jadi, atau produk setengah jadi.

Namun, tujuan utama dari gudang adalah untuk mengurangi biaya transportasi. Sebagai contoh, setiap organisasi membutuhkan gudang untuk menyimpan produknya, dan terkadang mereka membutuhkan banyak gudang.

Mengelola gudang di lokasi yang berbeda dapat mengurangi biaya keseluruhan pengiriman produk ke pelanggan untuk area tersebut.

Gudang dapat menyimpan barang untuk waktu yang lama untuk mendapatkan keuntungan dari kenaikan harga. Perusahaan juga menyimpan bahan baku untuk digunakan pada saat terjadi kelangkaan.

Logistik

Logistik adalah prosedur memindahkan barang dari satu tempat ke tempat lain. Ini melibatkan bahan baku dan produk jadi. 

Departemen logistik mengirimkan produk ke pelanggan sesuai jadwal dan menangani pemindahan produk jadi ke gudang di lokasi yang berbeda.

Biasanya, departemen logistik juga membuat faktur untuk pelanggan, menerima pembayaran, dan melayani pengembalian produk.

Departemen ini bekerja dengan armada kendaraan untuk tujuan pengiriman. Banyak organisasi besar yang menyewa penyedia layanan logistik untuk menangani departemen ini, terutama jika ada penanganan yang sensitif. Mereka dikenal sebagai 3PL (penyedia logistik pihak ketiga).

Kesimpulan

Berhasil mengimplementasikan sistem manajemen rantai pasokan membutuhkan waktu dan upaya. Namun begitu Anda berhasil dalam implementasi, pasti akan memberikan manfaat yang sangat besar bagi perusahaan dengan meningkatkan keuntungan.

Disadur dari: linkedin.com

Apa itu manajemen rantai pasokan (SCM)?

Manajemen rantai pasok (SCM) adalah proses mengelola aliran barang dan jasa ke dan dari bisnis, termasuk setiap langkah yang terlibat dalam mengubah bahan mentah dan komponen menjadi produk akhir dan membawanya ke pelanggan akhir. SCM yang efektif dapat membantu merampingkan aktivitas perusahaan untuk menghilangkan pemborosan, memaksimalkan nilai pelanggan, dan mendapatkan keunggulan kompetitif di pasar.

Hal-hal penting yang dapat di ambil

• Manajemen rantai pasok (SCM) adalah manajemen terpusat dari aliran barang dan jasa ke dan dari perusahaan dan mencakup semua proses yang terlibat dalam mengubah bahan baku dan komponen menjadi produk akhir.
• Dengan mengelola rantai pasok, perusahaan dapat memangkas biaya berlebih dan mengirimkan produk ke konsumen dengan lebih cepat dan efisien.
• Manajemen rantai pasokan yang baik dapat membantu mencegah penarikan produk yang mahal dan tuntutan hukum serta publisitas yang buruk. 
• Lima fase paling penting dari SCM adalah perencanaan, pengadaan, produksi, distribusi, dan pengembalian.
• Seorang manajer rantai pasokan bertugas mengendalikan dan mengurangi biaya serta menghindari kekurangan pasok.

Cara kerja manajemen rantai pasok

Manajemen rantai pasok merupakan upaya berkelanjutan oleh perusahaan untuk membuat rantai pasokan mereka seefisien dan seefisien mungkin.

Biasanya, SCM mencoba untuk mengontrol atau menghubungkan produksi, pengiriman, dan distribusi produk secara terpusat. Dengan mengelola rantai pasokan, perusahaan dapat memangkas biaya berlebih dan langkah-langkah yang tidak perlu serta mengirimkan produk ke konsumen dengan lebih cepat. Hal ini dilakukan dengan menjaga kontrol yang lebih ketat terhadap persediaan internal, produksi internal, distribusi, penjualan, dan persediaan vendor perusahaan.

SCM didasarkan pada gagasan bahwa hampir setiap produk yang masuk ke pasar merupakan hasil dari upaya berbagai organisasi yang membentuk rantai pasokan. Meskipun rantai pasokan sudah ada sejak lama, sebagian besar perusahaan baru saja memperhatikannya sebagai nilai tambah bagi operasi mereka.

5 fase manajemen rantai pasok

Pekerjaan manajer rantai pasokan tidak hanya tentang logistik dan pembelian tradisional, tetapi juga mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan menekan biaya, serta menghindari kekurangan dan mempersiapkan diri untuk kemungkinan yang tidak terduga. Biasanya, proses SCM terdiri dari lima fase berikut ini:

Perencanaan

Untuk mendapatkan hasil terbaik dari SCM, prosesnya biasanya dimulai dengan perencanaan untuk mencocokkan pasokan dengan permintaan pelanggan dan manufaktur. Perusahaan harus mencoba memprediksi kebutuhan masa depan mereka dan bertindak sesuai dengan itu. Hal ini akan memperhitungkan bahan baku atau komponen yang dibutuhkan selama setiap tahap produksi, kapasitas dan keterbatasan peralatan, serta kebutuhan staf. Perusahaan besar sering kali mengandalkan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk membantu mengoordinasikan proses tersebut.

Sumber

Proses SCM yang efektif sangat bergantung pada hubungan yang kuat dengan pemasok. Pengadaan sumber daya memerlukan kerja sama dengan vendor untuk memasok bahan yang dibutuhkan selama proses produksi. Industri yang berbeda akan memiliki persyaratan sumber yang berbeda, tetapi secara umum, sumber SCM melibatkan memastikan bahwa:

• Bahan baku atau komponen memenuhi spesifikasi manufaktur yang dibutuhkan untuk produksi barang.
• Harga yang dibayarkan kepada vendor sesuai dengan ekspektasi pasar.
• Vendor memiliki fleksibilitas untuk mengirimkan bahan darurat karena kejadian yang tidak terduga.
• Vendor memiliki catatan yang terbukti dalam mengirimkan barang tepat waktu dan berkualitas baik.
• Manajemen rantai pasokan sangat penting ketika produsen bekerja dengan barang yang mudah rusak. Saat mencari barang, perusahaan harus memperhatikan waktu tunggu dan seberapa siap pemasok untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Manufaktur

Ini adalah inti dari proses manajemen rantai pasokan, di mana perusahaan menggunakan mesin dan tenaga kerja untuk mengubah bahan mentah atau komponen yang telah diterima dari pemasok menjadi sesuatu yang baru. Produk akhir ini merupakan tujuan akhir dari proses manufaktur, meskipun bukan merupakan tahap akhir dari manajemen rantai pasokan.

Proses manufaktur dapat dibagi lagi menjadi beberapa sub-tugas seperti perakitan, pengujian, inspeksi, dan pengemasan. Selama proses manufaktur, perusahaan harus memperhatikan pemborosan atau faktor lain yang dapat menyebabkan penyimpangan dari rencana awal. Misalnya, jika perusahaan menggunakan lebih banyak bahan baku daripada yang direncanakan dan bersumber dari pelatihan karyawan yang tidak memadai, perusahaan harus memperbaiki masalah ini atau meninjau kembali tahap-tahap sebelumnya dalam SCM.

Pengiriman

Setelah produk dibuat dan penjualan diselesaikan, perusahaan harus mengirimkan produk tersebut ke tangan pelanggannya. Perusahaan dengan SCM yang efektif akan memiliki kemampuan logistik dan saluran pengiriman yang kuat untuk memastikan pengiriman produknya tepat waktu, aman, dan murah.

Hal ini termasuk memiliki metode distribusi cadangan atau diversifikasi jika salah satu metode transportasi untuk sementara tidak dapat digunakan. Misalnya, bagaimana proses pengiriman perusahaan dapat terpengaruh oleh hujan salju yang sangat lebat di area pusat distribusi?

Pengembalian

Proses manajemen rantai pasokan diakhiri dengan dukungan terhadap produk dan pengembalian produk oleh pelanggan. Sudah cukup buruk ketika pelanggan perlu mengembalikan produk, tetapi lebih buruk lagi jika hal itu disebabkan oleh kesalahan dari pihak perusahaan. Proses pengembalian ini sering disebut logistik terbalik, dan perusahaan harus memastikan bahwa mereka memiliki kemampuan untuk menerima produk yang dikembalikan dan memberikan pengembalian dana dengan benar. Apakah perusahaan sedang melakukan penarikan produk atau pelanggan tidak puas dengan produk tersebut, transaksi dengan pelanggan harus diperbaiki.

Pengembalian juga dapat menjadi bentuk umpan balik yang berharga, membantu perusahaan mengidentifikasi produk yang cacat atau dirancang dengan buruk dan membuat perubahan apa pun yang diperlukan. Namun, tanpa mengatasi penyebab utama pengembalian pelanggan, proses manajemen rantai pasokan akan gagal, dan pengembalian di masa depan kemungkinan akan terus berlanjut.

Jenis-jenis model rantai pasok

Manajemen rantai pasokan tidak sama untuk semua perusahaan. Setiap bisnis memiliki tujuan, kendala, dan kekuatannya sendiri yang akan membentuk proses SCM-nya. Berikut ini adalah beberapa model yang dapat diadopsi perusahaan untuk memandu upaya manajemen rantai pasokannya.

• Model aliran berkelanjutan: Salah satu metode rantai pasokan yang lebih tradisional, model ini sering kali menjadi yang terbaik untuk industri yang sudah matang. Model aliran kontinu bergantung pada produsen yang memproduksi barang yang sama berulang-ulang dan mengharapkan permintaan pelanggan akan menunjukkan sedikit variasi.
• Model lincah: Model ini paling baik untuk perusahaan dengan permintaan yang tidak dapat diprediksi atau produk pesanan khusus. Model ini mengutamakan fleksibilitas, karena perusahaan mungkin memiliki kebutuhan khusus pada saat tertentu dan harus siap untuk melakukan pivot yang sesuai.
• Model cepat: Model ini menekankan perputaran cepat suatu produk dengan siklus hidup yang pendek. Dengan menggunakan model rantai cepat, perusahaan berusaha untuk memanfaatkan tren, memproduksi barang dengan cepat, dan memastikan produk terjual habis sebelum tren tersebut berakhir.
• Model yang fleksibel: Model fleksibel bekerja paling baik untuk perusahaan yang terpengaruh oleh musim. Beberapa perusahaan mungkin memiliki persyaratan permintaan yang jauh lebih tinggi selama musim puncak dan persyaratan volume yang rendah di perusahaan lain. Model manajemen rantai pasokan yang fleksibel memastikan bahwa produksi dapat dengan mudah ditingkatkan atau diturunkan.
• Model yang efisien: Untuk perusahaan yang bersaing di industri dengan margin keuntungan yang sangat ketat, perusahaan mungkin berusaha untuk mendapatkan keuntungan dengan membuat proses manajemen rantai pasokannya menjadi yang paling efisien. Hal ini termasuk memanfaatkan peralatan dan mesin dengan cara yang paling ideal selain mengelola inventaris dan memproses pesanan secara efisien.
• Model khusus: Jika model di atas tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, perusahaan selalu dapat beralih ke model khusus. Hal ini sering terjadi pada industri yang sangat terspesialisasi dengan persyaratan teknis yang tinggi, seperti produsen mobil.

Contoh SCM

Memahami pentingnya SCM bagi bisnisnya, Walgreens Boots Alliance Inc. memutuskan untuk mengubah rantai pasokannya dengan berinvestasi pada teknologi untuk merampingkan seluruh proses. Hal ini termasuk menggunakan data besar, yang dikumpulkan dari 9.000 toko dan 20.000 pemasoknya, untuk membantu meningkatkan kemampuan peramalan dan mengelola penjualan dan inventaris dengan lebih baik.

Pada tahun 2019, perusahaan ini menunjuk kepala rantai pasokan untuk pertama kalinya, yang merupakan peran kepemimpinan utama dalam perusahaan.

Perusahaan juga telah memasukkan manajemen rantai pasokan ke dalam inisiatif lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG), termasuk yang melibatkan hak asasi manusia, pengujian pada hewan, keberlanjutan, dan transparansi terkait bahan-bahan produk.

Mengapa manajemen rantai pasok penting?

Manajemen rantai pasok penting karena dapat membantu mencapai beberapa tujuan bisnis. Misalnya, mengendalikan proses manufaktur dapat meningkatkan kualitas produk, mengurangi risiko penarikan produk dan tuntutan hukum, serta membantu membangun merek konsumen yang kuat. Pada saat yang sama, kontrol atas prosedur pengiriman dapat meningkatkan layanan pelanggan dengan menghindari kekurangan yang merugikan atau periode kelebihan pasokan inventaris. Secara keseluruhan, manajemen rantai pasokan memberikan banyak peluang bagi perusahaan untuk meningkatkan margin keuntungan mereka dan sangat penting bagi bisnis dengan operasi besar dan internasional.

Bagaimana hubungan etika dan manajemen rantai pasok?

Etika telah menjadi aspek yang semakin penting dalam manajemen rantai pasok, sehingga lahirlah seperangkat prinsip yang disebut etika rantai pasokan. Banyak investor saat ini ingin mengetahui bagaimana perusahaan memproduksi produk mereka, memperlakukan tenaga kerja mereka, dan melindungi lingkungan. Sebagai hasilnya, perusahaan merespons dengan melembagakan langkah-langkah untuk mengurangi limbah, meningkatkan kondisi kerja, dan mengurangi dampaknya terhadap lingkungan - yang semuanya dapat melibatkan SCM.

Berapa gaji pekerjaan manajemen rantai pasok?

Manajer rantai pasokan di seluruh Amerika Serikat memiliki gaji tahunan rata-rata di kisaran $ 109.645 hingga $ 140.513 pada Desember 2023, menurut situs web Salary.com.

Intinya

Rantai pasok dimulai dengan pemesanan bahan mentah atau komponen dari pemasok dan diakhiri dengan pengiriman produk atau layanan jadi ke konsumen akhir. Dalam manajemen rantai pasokan, setiap mata rantai dalam rantai tersebut dapat menawarkan peluang untuk menambah nilai atau mengurangi inefisiensi. Program SCM yang dijalankan dengan baik dapat meningkatkan pendapatan perusahaan, mengurangi biaya, dan meningkatkan laba.

Disadur dari: investopedia.com

Mereka harus menggabungkan keahlian teknis dan bisnis dengan kerja sama tim dan kemampuan komunikasi untuk membuka jalan bagi masa depan yang transformasional. Karena proyek rantai pasok sering kali menjangkau di luar divisi bisnis, sangat penting untuk memiliki keterampilan untuk memengaruhi eksekutif departemen yang berkolaborasi dengan rantai pasok dan kemampuan untuk berkomunikasi secara cerdas dengan para pemimpin di seluruh organisasi.

• Ketajaman bisnis yang kuat juga penting karena berbicara dengan bahasa yang sama dengan kolega Anda di bagian penjualan, pemasaran, dan keuangan akan membuat Anda lebih mudah bekerja sama dengan mereka.
• Manajer rantai pasokan yang sukses di masa depan adalah mereka yang menguasai komputer dan merasa nyaman bekerja dengan dunia “mesin”.
• Beberapa orang mengatakan bahwa ketika membahas potensi bentrokan antara manusia dan mesin, manajer yang menggunakan kecerdasan buatan akan menggantikan manajer yang tidak.
• Hal ini menunjukkan perubahan rantai pasokan: teknologi dan manusia diperlukan. Itulah normal baru; ini bukanlah sebuah paradoks.
• Pemimpin ini tidak hanya mahir dengan teknologi tetapi juga dengan manusia.

Selain itu, pemimpin ini adalah pendongeng yang dapat menyaring berbagai lapisan rantai pasok untuk mengidentifikasi masalah dan membangun narasi yang ideal untuk mengatasinya. Saat ini, posisi pemimpin rantai pasokan yang memiliki banyak aspek sedang berubah. Para profesional rantai pasokan harus mengembangkan kemampuan kerja sama tim, komunikasi, dan kepemimpinan agar berhasil dalam lingkungan baru ini. Kemampuan ini harus dikombinasikan dengan pengetahuan teknis yang mendalam untuk menjadikan mereka kekuatan yang tangguh dalam mengembangkan perangkat lunak manajemen rantai pasokan.

Peran manajemen rantai pasok

Manajemen rantai pasok memungkinkan pertukaran barang antara perusahaan dan pelanggan, yang meletakkan dasar bagi kemajuan ekonomi. Entitas yang berpartisipasi dalam rantai pasokan terdiri dari yang berikut ini, membuat peran penting manajemen rantai pasok dan juga dampaknya terhadap pertumbuhan ekonomi menjadi mungkin.

• Penanggung jawab material:
  • Ini termasuk bisnis yang menggunakan sumber daya alam untuk memproses komoditas mentah seperti logam, karet, dan kayu.
• Produsen/produsen:
  • Ini adalah bisnis yang mengubah sumber daya mentah menjadi produk untuk pengguna akhir, menghasilkan barang yang ditawarkan untuk dijual. Tidak semua rantai pasokan menghasilkan barang berwujud. Misalnya, dalam industri energi, produsen energi menciptakan bentuk energi untuk konsumsi manusia dari bahan mentah seperti batu bara.
• Vendor:
  • Vendor, juga dikenal sebagai penjual, memasok mata rantai berikut dalam rantai pasokan barang. Vendor juga dapat berupa produsen.
• Gudang:
  • Barang-barang perlu disimpan setelah dijual. Untuk individu yang terlibat dalam tahap selanjutnya dari rantai pasokan, gudang sering ditemukan di area yang sibuk di mana barang dapat dibeli dan dikirim ke pusat distribusi.
• Bisnis transportasi:
  • Perusahaan yang menyediakan layanan transportasi termasuk truk, pengiriman kontainer, dan bisnis kargo. Produk diangkut ke lokasi yang berbeda pada tahap rantai pasokan ini dengan tujuan utama untuk didistribusikan ke pedagang.
• Pusat distribusi:
  • Pusat distribusi regional menyimpan barang yang nantinya akan ditransfer ke pedagang grosir, pengecer, dan, kadang-kadang, pengguna akhir secara langsung. Untuk mengawetkan barang yang mudah rusak, fasilitas distribusi mungkin memiliki kemampuan pendinginan.
• Pengecer:
  • Pengecer, yang menawarkan barang kepada pelanggan secara langsung di mal, toko, dan online, berada di ujung rantai pasokan.
  • Sangatlah bermanfaat untuk menarik perhatian pada berbagai operasi perusahaan yang berdampak atau dipengaruhi oleh rantai pasokan sambil memeriksa apa itu manajemen rantai pasokan dan mengapa hal itu penting.
• Penciptaan produk:
  • Ini adalah bagaimana barang diperkenalkan dan dibawa ke pasar. Ini mungkin juga mencakup modernisasi atau pembenahan produk yang sudah ada. Kemampuan orang untuk mendesain, merekayasa, dan memastikan tujuan dan fungsi suatu produk bergantung pada bahan yang tersedia untuk membuatnya.
• Pemasaran:
  • Pepatah “produk yang bagus akan menjual dirinya sendiri” adalah hal yang umum. Pada kenyataannya, bisnis harus bekerja untuk meningkatkan permintaan konsumen akan produk mereka. Peran pemasaran ada di sini. Pemilihan target audiens, pengemasan, harga, penempatan produk, distribusi, periklanan, dan promosi adalah bagian dari strategi pemasaran.
• Operasi:
  • Memastikan operasi internal perusahaan efisien untuk meningkatkan produksi dan memangkas biaya adalah salah satu tujuan utama manajer operasi.
• Distribusi:
  • Kegiatan ini sering dilihat sebagai komponen dari bauran pemasaran. Melalui distributor langsung atau tidak langsung, kegiatan ini mencakup membuat produk dapat diakses oleh pengguna akhir di pasar bisnis dan konsumen.
• Keuangan:
  • Sektor ini berkolaborasi dengan departemen seperti penjualan untuk menetapkan target pendapatan, mendapatkan dana atau modal, dan memilih cara membelanjakan dan berinvestasi.
• Dukungan konsumen:
  • Fungsi ini memiliki dampak yang signifikan terhadap cara pandang pelanggan terhadap suatu organisasi. Layanan pelanggan bertujuan untuk membantu pelanggan di setiap tahap proses pembelian, mulai dari menjawab pertanyaan dan menyelesaikan masalah hingga memberikan informasi yang dapat membantu pelanggan dalam membuat pilihan yang tepat.

Penundaan dalam pandemi

Pandemi secara signifikan berdampak pada rantai pasok saat ini dalam beberapa cara. Misalnya, banyak pabrik di pusat-pusat manufaktur berbiaya rendah di negara-negara Asia Tenggara seperti Vietnam, Indonesia, dan Malaysia menutup atau mengurangi produksi, sehingga sangat merugikan keuntungan perusahaan multinasional.

• Masalah muncul untuk semua orang jika ada gangguan di titik mana pun dalam rantai pasokan. Di bawah ini adalah ilustrasi dari serangkaian peristiwa yang disebabkan oleh gangguan pandemi:
• Karena karantina wilayah, jutaan orang tinggal di dalam rumah mereka sekaligus.
• Banyak produk yang dipesan, termasuk meja untuk anak-anak yang tinggal di rumah untuk mengikuti kelas online dan perabot untuk kantor di rumah.
• Sebagian besar komponen ini berasal dari negara-negara Asia, yang harus berhadapan dengan berbagai jenis virus yang mematikan.
• Kurangnya pasokan untuk memenuhi permintaan mengakibatkan beberapa penutupan pabrik, yang memiliki dampak negatif yang signifikan terhadap peritel.
• Bahkan pabrik-pabrik yang masih beroperasi sering kali mengurangi produksi, yang mengakibatkan kekurangan bahan baku dan biaya yang lebih tinggi bagi mereka.
• Harga pokok produksi meningkat ketika harga bahan baku naik.
• Kenaikan harga untuk beberapa produk terjadi secara tiba-tiba. Biaya makanan juga terkena dampaknya. Menurut data dari Biro Statistik Tenaga Kerja AS, harga daging, unggas, ikan, dan telur meningkat 10,5% untuk tahun yang berakhir pada September 2021. (BLS).

Permintaan meningkat ketika pasar global pulih, tetapi manufaktur masih terkendala, yang menyebabkan ketidakseimbangan dalam penawaran dan permintaan. Hal ini disebut sebagai prinsip kelangkaan dalam ekonomi.

Aspek geografis

Pasokan komoditas global dapat menjadi lebih langka karena peristiwa geopolitik, yang secara artifisial dapat mengganggu rantai pasok. Sektor semikonduktor di seluruh dunia baru-baru ini mengalami gangguan akibat sanksi dan larangan pasokan microchip ke perusahaan-perusahaan Tiongkok. Kekurangan global membatasi akses ke suku cadang yang memberi daya pada elektronik, komputer, dan perangkat lain yang bergantung pada teknologi. Produsen mobil juga melaporkan penurunan penjualan karena masalah dengan rantai pasokan global, seperti kekurangan chip.

Perpajakan dan dokumen di pelabuhan adalah aspek lain dari geopolitik yang berdampak pada manajemen rantai pasokan. Setiap negara memiliki hukum, peraturan, dan regulasi unik yang sering berubah. Importir dan eksportir harus mengetahui perubahan tersebut untuk menjamin bahwa produk mereka sampai ke tempat tujuan. Dokumen penting yang perlu disertakan dapat menyebabkan pengiriman barang tertahan di pelabuhan untuk waktu yang lama, sehingga membebani perusahaan.

Fungsi teknologi informasi dalam manajemen rantai pasok

Manajemen rantai pasok melibatkan banyak elemen yang bergerak, sehingga membutuhkan penggunaan sistem dan teknologi untuk meningkatkan efisiensi, memperkuat akurasi, dan merampingkan prosedur. Sistem informasi sangat penting dalam manajemen rantai pasokan dengan membantu perusahaan dalam analisis data, manajemen pemasok, penjadwalan, dan pengadaan.

Sistem ini membantu perusahaan dalam mengelola komponen rantai pasokan yang penting, mulai dari pengembangan sumber daya hingga logistik. Sistem ini dapat membantu perusahaan melacak berbagai pelaku rantai pasokan, seperti pemasok, gudang, penyedia transportasi, pengecer, produsen, dan pelanggan.

Sistem informasi dalam manajemen rantai pasok terutama bertanggung jawab untuk memastikan bahwa organisasi memiliki akses ke data yang mereka butuhkan untuk membuat pilihan bisnis yang tepat. Visibilitas operasional, misalnya, memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi fluktuasi dan anomali dalam operasi mereka. Perusahaan dapat bertindak dengan bijak untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah rantai pasokan sebelum menjadi masalah yang signifikan dengan memanfaatkan data dari sistem internal mereka (dan data publik).

Sistem informasi juga dapat membantu para pengambil keputusan dalam membuat keputusan yang lebih baik di seluruh proses rantai pasokan, sehingga memungkinkan mereka untuk

• Mengenali apa yang terjadi di titik-titik penting dalam manajemen rantai pasokan (visibilitas operasional)
• Menggunakan analitik dan teknologi mutakhir untuk menganalisis data dengan menggunakan dasbor visual dan informasi yang mudah dipahami (misalnya, pembelajaran mesin)
• Mencari cara untuk meningkatkan rantai pasokan, karena hal tersebut dapat meningkatkan profitabilitas dan meningkatkan pengalaman klien.

Fungsi keuangan dalam manajemen rantai pasok

Dalam manajemen rantai pasok, keuangan memainkan peran penting. Untuk mendukung pemasok dan pelanggan, aktivitas keuangan dan akuntansi memberikan stabilitas dan fleksibilitas pada manajemen rantai pasokan.

Memastikan keandalan dan transparansi pembayaran

Organisasi menggunakan prinsip-prinsip keuangan dan akuntansi untuk memastikan bisnis memiliki modal kerja yang sehat dan mematuhi persyaratan hukum dan pajak.

Jangka waktu pembayaran diperpanjang

Departemen keuangan di pemasok dapat membantu pembeli dalam mengoptimalkan arus kas mereka dengan memberikan persyaratan pembayaran yang fleksibel untuk barang, yang akan membantu meningkatkan hubungan antara pembeli dan pemasok.

Memastikan pajak telah dibayar

Pajak dibayarkan oleh banyak bisnis di sepanjang rantai pasokan, sehingga membuat perpajakan tidak langsung menjadi prosedur yang rumit. Harga akhir barang sudah termasuk pajak yang dibayarkan, tetapi karena keuangan terlibat dalam prosesnya, pembeli harus mengetahui hal ini.

Penurunan

Untuk mencapai tujuan pelanggan dengan total biaya serendah mungkin, operasi lain, seperti layanan pelanggan, dapat memperoleh manfaat dari strategi yang dikembangkan oleh departemen keuangan.

Meningkatkan

Untuk mengendalikan dan menurunkan biaya, bisnis bergantung pada fungsi keuangan dalam rantai pasokan, yang menciptakan peluang untuk meningkatkan margin.

Untuk membantu perusahaan dalam mengeksplorasi prospek rantai pasokan, peran keuangan dalam manajemen rantai pasokan juga berkembang. Penggunaan teknologi mutakhir yang bertukar data keuangan dan transaksional adalah bagian dari hal ini. Pengembangan rencana pembiayaan yang canggih yang bertujuan untuk memaksimalkan kebutuhan neraca dan likuiditas semua peserta rantai pasokan dapat dibantu dengan wawasan tentang data keuangan di semua organisasi dalam rantai pasokan.

Bagian keuangan juga bekerja sama dengan departemen lain seperti hukum, pemasaran, teknologi informasi, dan operasi untuk memaksimalkan nilai operasional dan mengurangi risiko.

Berlatih untuk menjadi profesional manajemen rantai pasok

Setiap mata rantai dalam rantai pasok global saling berhubungan, dan setiap peserta, mulai dari produsen, pemasok, hingga konsumen, sangatlah penting.

Kemampuan untuk menyalurkan barang ke tangan konsumen, mulai dari barang mewah hingga kebutuhan seperti makanan dan obat-obatan, bergantung pada manajemen rantai pasokan.

Manajemen rantai pasok dalam bisnis memungkinkan produsen memproduksi barang sebanyak yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan konsumen. Hal ini membantu peritel dalam mengurangi biaya penyimpanan dan inventaris tambahan. Model rantai pasokan yang efektif yang memastikan bahwa produk yang tepat dengan kualitas yang tepat dapat diakses di lokasi dan waktu yang tepat sangat penting untuk kesuksesan penjualan dan pemasaran.

Gelar bisnis tingkat lanjut, seperti MBA online, dapat membantu orang yang ingin bekerja dalam manajemen rantai pasokan untuk memulai karir mereka. Mahasiswa yang menyelesaikan program master online dalam bidang administrasi bisnis di Robert H. Smith School of Management di University of Maryland akan lebih siap untuk mengenali, menilai, dan mengelola risiko, meningkatkan produktivitas, dan menggunakan aplikasi teknologi rantai pasokan yang canggih.

Tantangan dalam manajemen rantai pasok

Meskipun manajemen rantai pasok memiliki banyak keuntungan, penerapannya membutuhkan lebih banyak pekerjaan. Rantai pasok menjadi lebih rumit karena globalisasi, sehingga meningkatkan persaingan di seluruh dunia. Bisnis harus dengan cepat menyesuaikan diri dengan pergeseran kebutuhan konsumen, tetapi pengambilan keputusan yang tepat membutuhkan visibilitas rantai pasokan secara real-time.

Manajemen rantai pasok yang efektif membutuhkan operasi yang optimal dan lancar dari berbagai perusahaan, termasuk pengecer, distributor, vendor, pemasok, dan penyedia layanan logistik, untuk hasil yang paling signifikan. Satu kesalahan pada salah satu komponen rantai pasokan dapat memiliki efek berjenjang yang memengaruhi setiap bagian lain hingga pengiriman produk jadi. Kinerja rantai pasokan juga dapat dipengaruhi oleh keadaan eksternal yang sering kali tidak dapat diprediksi, seperti penundaan logistik akibat cuaca.

Kewajiban untuk mematuhi berbagai persyaratan peraturan di wilayah tempat perusahaan beroperasi memperumit manajemen rantai pasokan. Bidang lain yang perlu ditingkatkan adalah manajemen biaya. Undang-undang yang lebih ketat, biaya tenaga kerja yang lebih tinggi, harga komoditas yang terus meningkat, peningkatan konsumen internasional, kenaikan biaya energi, bensin, dan pengangkutan, serta faktor lainnya, menyulitkan manajer rantai pasokan untuk menekan biaya. Untuk mendapatkan biaya produksi yang lebih murah, banyak perusahaan melakukan outsourcing manufaktur ke negara lain. Namun demikian, pendekatan ini juga memiliki kekurangan, termasuk masalah kualitas dan manajemen risiko yang, jika ditangani dengan tepat, dapat mempengaruhi pendapatan secara positif.

Praktik terbaik untuk manajemen rantai pasok

Terlepas dari kerumitannya, ada beberapa praktik terbaik yang dapat digunakan oleh bisnis untuk membuat rantai pasok berjalan dengan lancar sebagaimana mestinya:

Gunakan teknologi untuk memberikan wawasan rantai pasokan total dan data waktu nyata:

Anda harus selalu mengetahui apa yang terjadi dengan perusahaan Anda dan pemasok Anda, perusahaan pelayaran, dan mitra lainnya.

Berkonsentrasi pada pengelolaan pemasok tingkat II:

Ketika sumber pemasok Anda berasal dari pemasok mereka, Anda perlu mengontrol pasok produk dan pemasok langsung Anda. Dengan kata lain, Anda harus memastikan bahwa pemasok pemasok Anda mendapatkan data permintaan yang mereka inginkan untuk perencanaan kapasitas dan akuisisi bahan baku yang efisien.

Di setiap tingkat, bicarakan tentang kepatuhan dan kualitas:

Sekali lagi, kesalahan kecil di titik mana pun dalam proses rantai pasok dapat menyebabkan kegagalan. Terapkan metode jaminan kualitas yang kuat untuk melampaui standar kualitas minimal perusahaan Anda, dan pastikan kepatuhan terhadap peraturan dipatuhi di setiap tahap dan tingkat.

Selalu miliki strategi alternatif:

Manajer rantai pasokan harus selalu memiliki rencana cadangan jika terjadi penundaan yang tidak terduga karena beberapa elemen dan variabel berada di luar kendali mereka.

Prioritaskan manajemen risiko:

Identifikasi dan kuantifikasi risiko harus dilakukan secara teratur karena Anda hanya dapat meminimalkan risiko jika Anda tahu apa itu risiko. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat mengelola elemen apa pun yang menimbulkan risiko tersebut secara efektif.

Mempekerjakan profesional manajemen rantai pasokan terbaik:

Akan sangat membantu jika Anda memiliki orang, proses, dan teknologi yang baik untuk manajemen rantai pasokan yang efektif. Mempekerjakan talenta terbaik dalam manajemen rantai pasokan selalu merupakan investasi yang bijaksana.

Gunakan otomatisasi untuk meningkatkan produktivitas dan memaksimalkan tenaga kerja manusia:

Meskipun sumber daya manusia sangat penting, tenaga kerja manusia yang dioptimalkan sepenuhnya adalah rahasia rantai pasokan yang sukses. Chuck, robot seluler kolaboratif dari 6 River Systems, dan teknologi otomasi lainnya memungkinkan karyawan manusia Anda menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat dan dengan lebih sedikit kesalahan.

Setiap aspek bisnis kontemporer dipengaruhi oleh manajemen rantai pasokan. Tanpa prosedur manajemen rantai pasokan yang masuk akal, perusahaan pada akhirnya akan mengecewakan pelanggan mereka dan kehilangan pangsa pasar ke pesaing. Perusahaan yang telah menguasai berbagai elemen rantai pasok yang rumit

Inovasi manajemen rantai pasok

Para ahli yang dapat memberikan ide dan perbaikan pada jaringan rantai pasokan yang rumit dibutuhkan di hampir setiap bisnis. Permintaan akan keahlian di bidang ini hanya akan meningkat seiring dengan analitik dan A.I. yang mendorong transformasi di sektor rantai pasok dan perusahaan mencari model rantai pasok yang lebih dinamis.

Disadur dari: simfoni.com

Mengurangi biaya operasional

Manajemen rantai pasok yang baik dapat mengidentifikasi operasi yang mahal dan tidak memberikan nilai tambah pada produk akhir. Hal ini memungkinkan bisnis untuk meminimalkan atau menghapus proses-proses ini, sehingga menurunkan biaya operasional.

Produksi lebih murah

Produsen bergantung pada rantai pasokan yang efektif untuk mendapatkan bahan baku ke fasilitas perakitan dengan harga terbaik dan tepat waktu untuk menghindari kekurangan yang menghambat atau menghentikan produksi.

Mengurangi biaya penyimpanan

Pengecer, distributor, dan grosir bergantung pada rantai pasokan untuk mengirimkan produk dengan cepat guna menghindari biaya pemeliharaan inventaris di gudang mereka.

Hal ini terutama berlaku untuk barang dengan masa simpan terbatas, seperti makanan segar, atau barang yang cepat rusak, seperti laptop atau ponsel.

Meningkatkan efektivitas

Pemborosan - waktu, tenaga, atau bahan mentah yang terbuang - adalah kutukan bagi efisiensi operasional. Strategi manajemen rantai pasok yang baik mempertimbangkan pemborosan dan meminimalkannya dengan berfokus pada aktivitas yang menambah nilai.

Meningkatkan keuntungan

Rantai pasokan yang solid dan efektif biasanya menghasilkan tingkat pendapatan dan laba yang lebih tinggi. Biaya yang lebih rendah memungkinkan penetapan harga dan margin keuntungan yang lebih kompetitif dan memungkinkan untuk kegiatan seperti pemasaran.

Meningkatkan aliran produk dan material

Semakin cepat produk dikirim ke konsumen, semakin efektif aliran produk beroperasi.

Aliran produk yang efisien mengurangi jeda antara permintaan dan pasokan - membuat peramalan yang akurat menjadi lebih mudah - dan dampak bullwhip menjadi lebih kecil.

Meningkatkan aliran informasi

Rantai pasok yang efisien memungkinkan informasi dibagikan di sepanjang rantai pasokan. Hal ini menghilangkan kemacetan, dan organisasi mendapatkan gambaran lengkap tentang rantai pasokan, sehingga memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang bijaksana. Selain itu, data real-time membuat semua peserta tetap waspada sehingga mereka dapat bereaksi cepat terhadap perubahan.

Meningkatkan kepuasan pelanggan

Klien yang puas mendapatkan apa yang mereka inginkan saat mereka menginginkannya dan dengan biaya serendah mungkin. Rantai pasok yang dioptimalkan dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan, sehingga mendorong lebih banyak penjualan di masa depan. Transparansi dalam rantai pasokan adalah topik yang semakin dihargai oleh konsumen.

Fitur utama manajemen rantai pasokan yang efektif

“Wajah” perusahaan yang paling nyata bagi pelanggan dan konsumen adalah rantai pasokan. Manajemen rantai pasok perusahaan akan mempertahankan merek dan kelangsungan hidup jangka panjangnya semakin baik dan efektif.

Dalam buku The Road to a Thinking Supply Chain1, Simon Ellis dari IDC menguraikan lima “C” dari manajemen rantai pasokan yang sukses di masa depan untuk menjelaskan apa itu manajemen rantai pasok:

Terhubung (connected)

Terhubung berarti mengakses data terstruktur dan tidak terstruktur, juga dari Internet of Things (IoT) dan kumpulan data yang lebih konvensional yang disediakan oleh teknologi integrasi ERP dan B2B tradisional.

Kolaborasi

Seiring dengan semakin pentingnya kerja sama dan keterlibatan multi-perusahaan, jaringan perdagangan berbasis cloud digunakan untuk meningkatkan kolaborasi pemasok.

Sadar dunia maya

Pengerasan sistem dan perlindungan terhadap serangan siber untuk rantai pasokan harus menjadi perhatian utama organisasi.

Diaktifkan secara kognitif

Dengan menyusun, mengoordinasikan, dan memimpin pilihan dan tindakan di seluruh rantai, platform A.I. bertransformasi menjadi menara kontrol rantai pasok modern. Mayoritas rantai pasokan dapat belajar sendiri dan otomatis.

Komprehensif

Analisis harus berskala secara real-time dengan data. Wawasan akan datang dengan cepat dan menyeluruh. Rantai pasokan masa depan tidak dapat mentolerir latensi.

Dengan keterlibatan dalam jaringan perdagangan berbasis cloud yang sangat tinggi dan upaya yang signifikan untuk memperkuat kemampuan analitik, banyak rantai pasokan yang telah memulai prosesnya.

Evolusi manajemen rantai pasokan

Rantai pasokan saat ini adalah tentang mengelola data, layanan, dan produk yang dikemas ke dalam solusi, sedangkan rantai pasokan kemarin terkonsentrasi pada ketersediaan, transportasi, dan penetapan harga aset fisik. sistem pengelolaan rantai pasokan saat ini melibatkan lebih dari sekadar di mana dan kapan. manajemen rantai pasokan berdampak pada kualitas barang dan jasa, waktu pengiriman, biaya, kepuasan klien, dan profitabilitas.

• Rantai pasokan pada umumnya memang mengakses data 50 kali lebih banyak pada tahun 2017 dibandingkan lima tahun sebelumnya.
• Namun, hanya sekitar 25% dari data ini yang diperiksa.
• Jadi, ada kemungkinan kehilangan nilai dari data yang krusial dan sensitif terhadap waktu, termasuk informasi tentang cuaca, kekurangan tenaga kerja yang tak terduga, pergolakan politik, dan lonjakan permintaan.

Jaringan pasokan kontemporer dikuratori oleh para ilmuwan data dan profesional analitik dan menggunakan volume data yang sangat besar yang dihasilkan oleh proses rantai pasokan. direktur rantai pasokan di masa depan kemungkinan akan berkonsentrasi untuk memaksimalkan nilai data ini dengan melakukan analisis waktu nyata dan latensi rendah menggunakan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (erp) yang mereka awasi.

Stabilitas rantai pasokan

Ketahanan rantai pasokan, yang digambarkan sebagai “kapasitas rantai pasokan untuk bertahan, beradaptasi, atau bertransformasi dalam menghadapi perubahan,” adalah komponen penting dari scm. untuk waktu yang lama, manajemen rantai pasokan menafsirkan ketahanan sebagai ketahanan teknik, sehingga memunculkan gagasan tentang kegigihan. mengukur waktu rantai pasokan untuk bertahan dan waktu untuk pulih memungkinkan untuk mengidentifikasi titik-titik lemah dalam sistem, yang merupakan implementasi standar dari konsep ini.

Konsep adaptasi dan transformasi, masing-masing telah muncul baru-baru ini karena interpretasi ketahanan yang menekankan ketahanan ekologis dan sosial-ekologis. akibatnya, rantai pasokan dipandang sebagai sistem sosial-ekologis yang berfungsi mirip dengan ekosistem (misalnya hutan) dan dapat mengubah dirinya sendiri menjadi sistem yang secara fundamental baru dan terus beradaptasi dengan kondisi lingkungan eksternal berkat kehadiran aktor sosial dan kapasitas mereka untuk melihat ke depan. hal ini menghasilkan interpretasi panarkis terhadap suatu rantai pasok dengan mengintegrasikannya ke dalam suatu sistem dan memungkinkan analisis interkoneksi antara rantai pasok dengan sistem yang berfungsi di tingkat lain.

• Ketiga faktor ketahanan ini, misalnya, dapat dipertimbangkan dalam penyumbatan terusan suez pada tahun 2021, yang berlangsung selama beberapa hari karena sebuah kapal.
• Kegigihan mengacu pada kemampuan untuk “bangkit kembali”; dalam kasus kami, hal ini berkaitan dengan kebutuhan untuk menyingkirkan kapal agar dapat melanjutkan aktivitas “reguler” dengan cepat.
• Mengarahkan kapal di sekitar tanjung afrika atau menggunakan bentuk transportasi alternatif dapat digunakan untuk mengenali bahwa sistem telah mencapai kondisi “normal baru” dan bertindak dengan tepat.
• Terakhir, transformasi mengacu pada tantangan terhadap prinsip-prinsip globalisasi, outsourcing, dan rantai pasokan linier sambil membayangkan alternatif; dalam hal ini, hal ini dapat menghasilkan jaringan pasokan lokal dan melingkar yang tidak memerlukan rute transportasi lintas batas.

Perkembangan Sejarah

Penciptaan, integrasi, globalisasi, spesialisasi fase satu dan dua, dan manajemen rantai pasokan 2.0 adalah enam tren utama yang dapat dilihat dalam perkembangan studi ini.

Zaman penciptaan

Keith Oliver pada awalnya menggunakan istilah “manajemen rantai pasokan” pada tahun 1982. Namun, pada awal abad ke-20, terutama dengan penemuan jalur perakitan, gagasan tentang rantai pasokan dalam manajemen menjadi sangat penting. Perlunya penyesuaian yang ekstensif, rekayasa ulang, perampingan yang dimotivasi oleh program pengurangan biaya, dan perhatian yang meluas pada metode manajemen Jepang adalah ciri-ciri dari era manajemen rantai pasokan ini. Namun, frasa ini menjadi populer setelah buku dasar Robert B. Hadfield dan Ernest L. Nichols, Jr. yang berjudul Introduction to Supply Chain Management diterbitkan pada tahun 1999. Buku ini terjual lebih dari 25.000 eksemplar dan juga diterjemahkan ke dalam bahasa Jepang, Korea, Cina, dan Rusia.

Era integrasi

Dengan adanya pengembangan sistem pertukaran data elektronik (EDI) pada tahun 1960-an dan munculnya metode perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) pada tahun 1990-an, periode penelitian manajemen rantai pasokan ini menjadi sangat penting. Dengan pertumbuhan teknologi kolaboratif berbasis Internet, era ini terus berlanjut hingga abad ke-21. Seiring dengan berkembangnya rantai pasokan, nilai yang dikontribusikan meningkat, dan biaya turun karena adanya integrasi.

Sebuah jaringan dapat dikategorikan sebagai tahap 1, tahap 2, atau tahap 3. Sistem seperti produksi, penyimpanan, distribusi, dan kontrol material tidak terhubung dan independen dalam rantai pasokan tahap 1. Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) diaktifkan dan digabungkan ke dalam satu rencana dalam rantai pasokan tahap 2. Rantai pasokan yang mencapai integrasi vertikal dengan pemasok hulu dan pelanggan hilir berada di tahap 3. Tesco adalah ilustrasi dari rantai pasokan semacam ini.

Era globalisasi

Era globalisasi, tahap ketiga dalam sejarah manajemen rantai pasokan, dapat diidentifikasi dengan fokus pada sistem global koneksi pemasok dan pertumbuhan rantai pasokan yang melewati batas-batas nasional dan ke benua lain. Meskipun penggunaan sumber internasional juga dalam rantai pasokan organisasi juga dapat ditelusuri kembali ke beberapa dekade yang lalu (misalnya, di sektor minyak), banyak perusahaan mulai memasukkan sumber global ke dalam bisnis utama mereka pada akhir tahun 1980-an. Globalisasi manajemen rantai pasokan dalam perusahaan untuk meningkatkan daya saing mereka, memberikan nilai, dan menurunkan biaya melalui sumber global menjadi ciri khas era ini.

Fase 1 era spesialisasi: distribusi dan produksi yang dialihdayakan

Bisnis mulai menekankan “kompetensi inti” dan spesialisasi pada tahun 1990-an. Mereka berhenti mengintegrasikan secara vertikal, melepaskan operasi non-inti dan mengalihdayakan pekerjaan tersebut ke perusahaan lain. Karena perluasan rantai pasokan di luar batas-batas perusahaan dan distribusi manajemen di seluruh kemitraan rantai pasokan khusus, persyaratan manajemen baru muncul.

• Sudut pandang dasar setiap perusahaan difokuskan kembali sebagai hasil dari transformasi ini.
• OEM (produsen peralatan asli) telah berevolusi menjadi pemilik merek dengan kebutuhan yang sangat besar akan visibilitas ke dalam rantai pemasok mereka.
• Alih-alih melakukannya secara internal, mereka harus mengawasi seluruh rantai pasokan dari atas. Selain mendukung permintaan pelanggan untuk visibilitas pekerjaan dalam proses dan inventaris yang dikelola vendor, produsen kontrak harus mengelola bill of material dengan berbagai skema penomoran komponen dari beberapa OEM (VMI).

Model spesialisasi membentuk jaringan manufaktur dan distribusi yang terbuat dari berbagai rantai pasokan terpisah yang dikhususkan untuk produsen, pemasok, dan pelanggan untuk merancang, membuat, mendistribusikan, mempromosikan, menjual, dan mendukung produk. Pasar, lokasi, atau saluran tertentu mungkin memiliki mitra yang berbeda, yang mengarah pada proliferasi pengaturan mitra dagang, masing-masing dengan persyaratan yang unik.

Fase II era spesialisasi: manajemen rantai pasokan sebagai layanan

Rantai pasokan mulai terspesialisasi dengan munculnya perantara transportasi, manajemen gudang (penyimpanan dan inventaris), dan operator berbasis non-aset pada tahun 1980-an. Saat ini, spesialisasi ini meluas di luar transportasi dan logistik, termasuk perencanaan pasokan, kolaborasi, eksekusi, dan manajemen kinerja.

• Dalam kapasitasnya sebagai elemen jaringan rantai pasokan, pemasok, penyedia logistik, lokasi, atau pelanggan terkadang diharuskan untuk melakukan perubahan yang cepat.
• Dampak dari variasi ini terhadap infrastruktur rantai pasokan sangat signifikan, mulai dari persyaratan mendasar untuk membangun dan mengelola komunikasi elektronik antara mitra dagang hingga kebutuhan yang lebih kompleks seperti konfigurasi proses dan alur kerja yang sangat penting bagi manajemen jaringan.
• Seperti halnya outsourcing manufaktur dan distribusi yang telah meningkatkan kompetensi secara keseluruhan, spesialisasi rantai pasokan memungkinkan bisnis untuk melakukan hal yang sama.
• Hal ini memungkinkan mereka untuk berkonsentrasi pada kompetensi inti mereka dan membangun jaringan mitra yang spesifik dan terbaik di kelasnya untuk berkontribusi pada keseluruhan rantai nilai, meningkatkan kinerja dan efisiensi secara keseluruhan.
• Salah satu alasan penting mengapa spesialisasi rantai pasokan menjadi semakin populer adalah kemampuan untuk dengan cepat memperoleh dan menerapkan keahlian khusus domain ini tanpa harus membangun dan mempertahankan kompetensi yang unik dan menantang secara internal.

Sejak diperkenalkan pada akhir tahun 1990-an, hosting teknologi outsourcing untuk solusi rantai pasokan telah menjadi populer dalam kategori transportasi dan kolaborasi, mulai dari model penyedia layanan aplikasi (ASP), yang lazim digunakan sekitar tahun 1998 hingga 2003, hingga model sesuai permintaan (on-demand), yang biasa digunakan sekitar tahun 2003 hingga 2006, hingga model perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) yang saat ini menjadi sorotan.

Disadur dari: simfoni.com

Manajemen inventaris adalah komponen penting dari setiap organisasi. Pada intinya, manajemen inventaris adalah tentang menjaga tingkat inventaris yang optimal setiap saat. Manajemen inventaris yang tepat dapat meningkatkan efisiensi, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan pada akhirnya, meningkatkan keuntungan. Di sisi lain, manajemen inventaris yang buruk dapat menyebabkan kehabisan stok, kelebihan stok, dan kehilangan penjualan, yang semuanya dapat berdampak negatif pada laba Anda.

Pada artikel ini, kami akan membahas pentingnya manajemen inventaris, komponen utama yang terlibat, dan praktik terbaik yang dapat diterapkan oleh bisnis untuk meningkatkan proses manajemen inventaris mereka. 

Apa yang dimaksud dengan manajemen inventaris? 

Manajemen inventaris mengacu pada proses pemantauan, pengaturan, dan pengendalian inventaris organisasi yang cermat. Hal ini memastikan bahwa bisnis memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan sambil menghindari kelebihan persediaan yang mengikat modal dan menghabiskan ruang gudang yang berharga.

Pasar perangkat lunak manajemen inventaris global diperkirakan akan tumbuh dengan CAGR 9,7% antara tahun 2024-2030. Ukuran pasar diproyeksikan mencapai $ 4,06 Miliar pada tahun 2030 dari hampir 2,3 miliar pada tahun 2024. Pertumbuhan ini merupakan bukti kekuatan teknologi dalam merampingkan manajemen inventaris di berbagai industri.

Mengapa manajemen inventaris penting untuk bisnis? 

Manajemen inventaris memainkan peran penting dalam rantai pasokan dan manajemen gudang yang efisien, yang mendorong kesuksesan bisnis secara keseluruhan.  Tidak heran jika 36% profesional rantai pasokan memprioritaskan manajemen inventaris, menurut sebuah studi baru-baru ini.

Manajemen inventaris memiliki tujuh manfaat utama bagi bisnis:

Pemanfaatan sumber daya yang efisien

Salah satu peran utama manajemen inventaris adalah untuk memastikan bahwa bisnis memiliki jumlah stok yang tepat pada waktu yang tepat, mencegah kelebihan stok atau kehabisan stok. Tingkat pemanfaatan sumber daya yang efisien ini membantu meminimalkan pemborosan, mengurangi biaya pengangkutan, dan mengoptimalkan ruang penyimpanan. 

Dengan menjaga tingkat persediaan yang optimal, bisnis dapat memaksimalkan penggunaan sumber daya mereka, seperti bahan baku, barang jadi, dan modal, yang mengarah pada peningkatan produktivitas dan penghematan biaya.

Pengambilan keputusan berbasis data

Dengan data inventaris yang akurat dan real-time, bisnis dapat mengambil keputusan yang tepat mengenai strategi pembelian, produksi, dan penjualan berdasarkan informasi faktual dan bukan berdasarkan perkiraan. Visibilitas real-time ke dalam tingkat stok, pola permintaan, dan dinamika rantai pasokan memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data, yang mengarah pada alokasi sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi peramalan, dan pada akhirnya, peningkatan profitabilitas. 

Menurut penelitian, bisnis yang memanfaatkan pengambilan keputusan berbasis data dapat mengalami peningkatan produktivitas sebesar 4% dan peningkatan profitabilitas sebesar 6%.

Perkiraan dan perencanaan yang lebih baik

Dengan menganalisis data inventaris historis dan tren permintaan, bisnis dapat meramalkan kebutuhan di masa depan dengan lebih akurat, memungkinkan perencanaan produksi, pengisian inventaris, dan manajemen kapasitas yang lebih baik. 

Peramalan yang akurat memungkinkan bisnis untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan, mengoptimalkan tingkat inventaris, dan menghindari kehabisan stok atau situasi inventaris berlebih. Hal ini mengarah pada peningkatan peramalan, dan memastikan aliran barang dan jasa yang lancar, meminimalkan gangguan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Manajemen arus kas yang dioptimalkan

Mempertahankan tingkat inventaris yang optimal membantu bisnis mempertahankan tingkat stok yang cukup, dan menghindari modal yang terikat dalam inventaris yang berlebihan.

Dengan meminimalkan kelebihan stok, bisnis dapat membebaskan modal kerja yang seharusnya terikat dalam persediaan yang menganggur. Optimalisasi modal kerja ini meningkatkan manajemen arus kas dan meningkatkan kinerja keuangan secara keseluruhan, sehingga memberikan fleksibilitas keuangan yang lebih besar bagi bisnis.

Mengurangi biaya penyimpanan persediaan 

Penelitian menunjukkan bahwa biaya penyimpanan untuk persediaan berlebih dapat berkisar antara 20% hingga 30% dari nilai persediaan setiap tahunnya. Manajemen inventaris yang efektif meminimalkan biaya yang terkait dengan penyimpanan stok berlebih, seperti biaya penyimpanan, asuransi, dan keusangan. Dengan mengurangi biaya-biaya ini, bisnis dapat meningkatkan laba dan menginvestasikan kembali penghematan tersebut ke area pertumbuhan lainnya, seperti pengembangan produk, pemasaran, atau ekspansi. 

Selain itu, meminimalkan kelebihan inventaris membantu bisnis menghindari risiko keusangan, yang dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan jika produk menjadi usang atau tidak dapat dijual. 

Meningkatkan kepuasan pelanggan

Peran manajemen inventaris dalam memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa secara langsung berdampak pada laba. Dengan memastikan produk yang tepat tersedia saat pelanggan membutuhkannya, bisnis dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Pemenuhan pesanan yang cepat, meminimalkan kehabisan stok, dan pengiriman yang efisien berkontribusi pada pengalaman pelanggan yang positif, mendorong bisnis yang berulang dan rujukan. 

Pelanggan yang puas lebih cenderung merekomendasikan perusahaan kepada orang lain, yang mengarah pada peningkatan loyalitas merek dan posisi kompetitif yang lebih kuat di pasar. Sebuah studi terkenal oleh Bain & Company menemukan bahwa peningkatan retensi pelanggan sebesar 5% dapat meningkatkan keuntungan sebesar 25% hingga 95%. 

Operasi rantai pasokan yang efisien

Manajemen inventaris memainkan peran penting dalam mengoordinasikan aliran barang di seluruh rantai pasokan. Dengan menjaga visibilitas dan kontrol atas tingkat persediaan, bisnis dapat merampingkan operasi, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan kolaborasi dengan pemasok dan mitra logistik. 

Manajemen inventaris yang efektif memungkinkan bisnis untuk meminimalkan gangguan, dan merespons dengan cepat terhadap perubahan kondisi permintaan atau pasokan, yang menghasilkan peningkatan efisiensi, pengurangan biaya, dan peningkatan layanan pelanggan.

5 komponen utama manajemen inventaris 

Strategi manajemen inventaris yang sukses berkisar pada lima komponen utama:

Pelacakan dan kontrol inventaris

Pelacakan inventaris dan kontrol inventaris yang tepat sangat penting untuk manajemen stok yang efisien. Hal ini melibatkan penerapan sistem dan proses untuk memantau dan mengelola tingkat inventaris secara akurat, seperti barcode, tag RFID, dan perangkat lunak manajemen inventaris. Alat-alat ini membantu melacak pergerakan, lokasi, dan jumlah stok secara real-time. 

Penghitungan dan rekonsiliasi inventaris fisik secara berkala juga penting untuk memastikan keakuratan data.

Peramalan dan perencanaan permintaan

Peramalan permintaan yang akurat sangat penting untuk manajemen inventaris yang efisien. Hal ini melibatkan analisis data penjualan historis, tren pasar, dan perilaku pelanggan untuk memprediksi permintaan produk di masa depan. Informasi ini kemudian digunakan untuk merencanakan tingkat inventaris, jadwal produksi, dan aktivitas pengadaan. 

Teknik seperti analisis deret waktu, analisis regresi, dan metode kualitatif seperti riset pasar dapat digunakan untuk peramalan. Perencanaan permintaan yang efektif membantu organisasi menghindari kehabisan stok atau kelebihan persediaan.

Manajemen titik pemesanan ulang

Menentukan titik pemesanan ulang yang optimal untuk setiap item sangat penting untuk memastikan pengisian ulang stok secara tepat waktu. Titik pemesanan ulang adalah tingkat di mana pesanan harus dilakukan untuk mengisi kembali inventaris, dengan mempertimbangkan waktu tunggu dan stok penyangga. Hal ini biasanya dihitung berdasarkan faktor-faktor seperti permintaan rata-rata, waktu tunggu, persyaratan stok pengaman, dan jumlah pesanan. 

Manajemen titik pemesanan ulang yang sukses memastikan bahwa stok diisi ulang sebelum habis, sehingga menjaga kesinambungan operasi.

Manajemen stok pengaman

Stok pengaman adalah penyangga inventaris tambahan yang dipertahankan untuk mengurangi risiko kehabisan stok karena fluktuasi permintaan yang tidak terduga, penundaan pemasok, atau gangguan lainnya. Menentukan tingkat persediaan pengaman yang tepat melibatkan analisis variabilitas permintaan, variabilitas waktu tunggu, dan tingkat layanan yang diinginkan. 

Terlalu banyak persediaan pengaman dapat menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, sementara terlalu sedikit dapat menyebabkan kehabisan stok. Manajemen persediaan pengaman yang efektif menyeimbangkan biaya membawa persediaan dengan risiko kehabisan stok.

Manajemen vendor

Manajemen inventaris yang efektif juga melibatkan pengelolaan hubungan dengan vendor. Hal ini termasuk mengevaluasi dan memilih vendor yang dapat diandalkan, menegosiasikan persyaratan dan harga yang menguntungkan, memantau kinerja pemasok, dan menjaga saluran komunikasi yang terbuka. 

Praktik manajemen pemasok seperti vendor-managed inventory (VMI) dan pengiriman tepat waktu (JIT) dapat membantu merampingkan arus inventaris dan mengurangi biaya penyimpanan. Tinjauan kinerja pemasok secara teratur dan perencanaan kontingensi untuk potensi gangguan rantai pasokan juga merupakan aspek penting dalam manajemen pemasok.

Praktik terbaik untuk manajemen persediaan yang efektif

Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat diadopsi oleh bisnis untuk mengelola inventaris mereka secara efektif:

Melakukan audit inventaris secara rutin

Audit inventaris secara teratur sangat penting untuk menjaga catatan inventaris yang akurat dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen inventaris. Audit memungkinkan bisnis untuk mendeteksi ketidaksesuaian antara tingkat stok yang tercatat dan stok aktual yang ada, menemukan kesalahan atau ketidakakuratan dalam pencatatan inventaris, dan memperbaikinya dengan segera. 

Dengan melakukan audit secara berkala, bisnis dapat mendeteksi ketidakakuratan dengan cepat, memperbaikinya dengan cepat, dan mempertahankan catatan inventaris yang akurat untuk bisnis mereka. Hal ini dapat membantu mengurangi risiko kehabisan stok, kelebihan stok, dan masalah terkait inventaris lainnya.

Gunakan pendekatan FIFO

Menggunakan pendekatan masuk pertama, keluar pertama (FIFO) sangat penting untuk manajemen inventaris yang sukses, karena memastikan bahwa barang inventaris tertua dijual atau digunakan terlebih dahulu. Pendekatan ini membantu mencegah keusangan inventaris, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan perputaran inventaris. 

Dengan menggunakan pendekatan FIFO, bisnis dapat memastikan bahwa inventaris mereka segar dan dalam kondisi baik, yang dapat membantu meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Pendekatan ini juga membantu bisnis mempertahankan catatan inventaris yang akurat dan mengurangi risiko masalah terkait inventaris.

Mengotomatiskan manajemen inventaris

Mengotomatiskan proses manajemen inventaris dapat membantu bisnis meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan meminimalkan waktu dan upaya yang diperlukan untuk manajemen inventaris. Teknologi otomatisasi seperti pemindaian barcode, RFID, dan perangkat lunak manajemen inventaris dapat memberikan visibilitas dan kemampuan pelacakan secara real-time untuk manajemen inventaris, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan akurasi. 

Sistem otomatis dapat memberikan pembaruan secara real-time pada tingkat stok, membantu bisnis melacak pola penggunaan, mendeteksi kehabisan stok atau situasi kelebihan stok, dan membuat strategi pengisian ulang yang efektif. Hal ini dapat membantu bisnis mengoptimalkan tingkat inventaris mereka, mengurangi biaya inventaris berlebih, dan meningkatkan efisiensi rantai pasokan.

Menetapkan tingkat persediaan pengaman

Untuk mengelola inventaris secara efektif, bisnis harus menetapkan tingkat persediaan pengaman untuk mengurangi risiko kehabisan stok dan melindungi loyalitas pelanggan. 

Stok pengaman berfungsi sebagai cadangan persediaan darurat yang dapat memenuhi permintaan tak terduga atau menghadapi gangguan rantai pasokan. Menghitung cadangan ini berdasarkan data historis membantu bisnis memastikan bahwa mereka memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, bahkan dalam menghadapi peristiwa atau gangguan yang tidak terduga.

Memantau waktu tunggu

Pemantauan waktu tunggu sangat penting untuk proses manajemen inventaris, dengan memantau waktu tunggu, bisnis dapat mengantisipasi penundaan atau gangguan dalam rantai pasokan dan menyesuaikan tingkat inventaris serta strategi pengisian ulang yang sesuai. 

Dengan cara ini, bisnis dapat mempersiapkan diri terlebih dahulu untuk kejadian yang tidak terduga.

Menganalisis data untuk mendapatkan wawasan

Menganalisis data inventaris adalah kebutuhan penting dari proses manajemen inventaris. Hal ini memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan berdasarkan data, memperkirakan permintaan secara akurat, dan mengoptimalkan tingkat inventaris yang sesuai. 

Dengan menggabungkan data penjualan dengan data inventaris, bisnis dapat memperoleh wawasan yang berharga tentang perilaku konsumen dan tren permintaan, dan membuat keputusan yang tepat tentang manajemen inventaris. Hal ini dapat membantu bisnis mengoptimalkan tingkat inventaris mereka, mengurangi tingkat stok berlebih, dan meningkatkan efisiensi rantai pasokan secara keseluruhan.

Melatih karyawan

Pelatihan karyawan yang tepat adalah praktik terbaik utama untuk manajemen inventaris yang efektif. Dengan menginstruksikan karyawan dalam praktik pengendalian inventaris, menggunakan solusi perangkat lunak inventaris, dan mengikuti prosedur operasi standar secara efektif, pelatihan meningkatkan kemampuan mereka untuk melaksanakan tugas inventaris secara efektif dan meminimalkan kesalahan. 

Berinvestasi dalam pelatihan memastikan bahwa proses dilakukan dengan tepat, mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi rantai pasokan secara keseluruhan.

Tinjau dan tingkatkan proses

Peninjauan rutin dan optimalisasi proses manajemen inventaris sangat penting untuk mengidentifikasi inefisiensi dan mengambil tindakan yang tepat. 

Prinsip-prinsip Lean, metodologi Six Sigma, dan kerangka kerja perbaikan berkelanjutan lainnya dapat diterapkan untuk mengurangi pemborosan, meningkatkan akurasi dan produktivitas, serta meningkatkan efisiensi rantai pasokan secara keseluruhan. Dengan meninjau dan meningkatkan proses manajemen inventaris, bisnis dapat mengoptimalkan tingkat inventaris mereka, mengurangi biaya inventaris berlebih, dan meningkatkan efisiensi rantai pasokan secara keseluruhan.

Manajemen inventaris yang lebih baik untuk operasi yang lebih cepat 

Manajemen inventaris yang efektif bukan hanya tentang menghitung barang, tetapi juga tentang mengoptimalkan proses, memanfaatkan teknologi, dan menjaga keseimbangan antara penawaran dan permintaan. Mulai dari memastikan ketersediaan produk dan mencegah kehabisan stok hingga meminimalkan biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan, sistem manajemen inventaris yang kuat memberdayakan bisnis untuk mengatasi tantangan dan meraih kesuksesan.

Dengan memahami pentingnya manajemen inventaris, komponen-komponen utama, dan praktik terbaiknya, bisnis dapat mengoptimalkan tingkat inventaris mereka, meminimalkan biaya, dan pada akhirnya meningkatkan profitabilitas.

Pertanyaan yang Sering Diajukan 

• Mengapa manajemen inventaris penting? 

Pentingnya manajemen inventaris terletak pada kemampuannya untuk membantu bisnis meminimalkan biaya, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memastikan bahwa produk yang tepat dapat diakses pada waktu yang tepat.

• Apa saja 5 komponen utama dari proses manajemen inventaris? 

Lima komponen utama manajemen inventaris adalah

1. Pelacakan dan kontrol inventaris
2. Peramalan dan perencanaan permintaan 
3. Manajemen titik pemesanan ulang
4. Manajemen stok pengaman 
5. Manajemen vendor

• Apa peran teknologi dalam manajemen inventaris?

Teknologi memainkan peran penting dalam manajemen inventaris, memungkinkan bisnis untuk mengotomatisasi proses, menganalisis data, dan meningkatkan efisiensi. Dengan perangkat lunak manajemen inventaris yang canggih, seperti EZOfficeInventory, bisnis dapat melacak tingkat inventaris secara real-time, mengoptimalkan tingkat inventaris, dan membuat keputusan yang tepat.

Disadur dari: ezo.io