Apa yang dimaksud dengan kontrol inventaris?
Kontrol inventaris adalah proses mengoptimalkan penyimpanan inventaris untuk memastikan bisnis memiliki tingkat inventaris ideal yang diperlukan untuk memenuhi pesanan pelanggan tepat waktu. Tujuan dari kontrol inventaris adalah agar merek hanya menyimpan unit yang diperlukan tanpa mengeluarkan terlalu banyak uang di muka atau mengorbankan kepuasan pelanggan.
Kontrol inventaris vs manajemen inventaris
Meskipun sangat mirip, kontrol inventaris adalah salah satu bagian dari manajemen inventaris.
Pengendalian inventaris lebih berfokus pada tingkat operasi dan sangat terlibat dalam manajemen sistem gudang, mulai dari pemindaian item baru secara real-time di lantai gudang hingga menyiapkan unit untuk perlengkapan dan perakitan.
Manajemen inventaris adalah pengawasan tingkat tinggi atas inventaris, dari bahan baku hingga barang yang disimpan. Hal ini mencakup pemesanan dan pengisian ulang inventaris, pemilihan lokasi dan fasilitas yang strategis untuk menyimpan produk, perkiraan inventaris, dan banyak lagi.
Perangkat lunak manajemen inventaris menghasilkan laporan inventaris, mengotomatiskan pelacakan, dan membantu mengidentifikasi area perbaikan. Sistem manajemen solusi inventaris membantu pengendalian inventaris di seluruh toko dan gudang.
4 alasan mengapa kontrol inventaris penting
Ketika Anda melakukan kontrol inventaris dengan benar, Anda mengurangi biaya, membebaskan modal, meningkatkan pergudangan, dan membuat pelanggan senang. Berikut adalah beberapa cara kontrol inventaris membantu bisnis e-niaga.
Menjaga jumlah tetap akurat
Kontrol inventaris memberikan cerminan yang akurat dari semua unit yang ada. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan sistem inventaris digital yang secara elektronik memindai barcode inventaris baru dan pengambilan setiap unit yang diambil dalam pesanan. Dengan cara ini, tingkat stok inventaris secara real-time dapat dilaporkan setiap saat.
Membantu Anda membuat keputusan manajemen inventaris yang tepat
Kontrol inventaris lebih dari sekadar melacak inventaris. Sistem ini juga memperhitungkan perputaran inventaris, atau seberapa cepat inventaris terjual dan diganti dalam periode waktu tertentu. Penjualan tidak akan pernah 100% linier, jadi Anda harus terus mengukur perubahan dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan tingkat dan jumlah yang Anda isi ulang.
Kontrol inventaris membantu menghubungkan aktivitas hulu pembelian dan produksi dengan aktivitas hilir penjualan dan permintaan produk untuk mencegah kemacetan, mempercepat proses, mengidentifikasi barang yang bergerak lambat atau usang, dan bahkan membantu mengevaluasi pemasok.
Menghilangkan penghapusan
Pengendalian persediaan secara langsung memengaruhi akuntansi persediaan, yang mengukur perubahan nilai persediaan fisik dan harga pokok penjualan dari waktu ke waktu. Kontrol inventaris yang tepat mencegah penghapusan inventaris untuk inventaris yang tidak lagi memiliki nilai dengan mengurangi pemborosan, memudahkan penghitungan nilai inventaris, dan membantu laba Anda dengan hanya membawa inventaris yang Anda butuhkan.
“Kami menggunakan API Inventaris ShipBob, yang memungkinkan kami untuk secara terprogram mengambil data waktu nyata tentang berapa banyak unit setiap produk yang saat ini disimpan di gudang ShipBob. Saat ini kami menggunakan API ini untuk menghasilkan laporan khusus untuk menghubungkan data inventaris ini ke platform akuntansi kami.”
Tim Pencahayaan Bentuk Gelombang
Memastikan Anda memiliki unit yang cukup untuk memenuhi pesanan
Kontrol stok inventaris yang tepat bertujuan agar Anda dapat menyimpan inventaris paling sedikit di gudang Anda, namun cukup untuk memenuhi permintaan. Hal ini merupakan stok pengaman, karena hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah memenuhi pesanan terlambat atau membuat pelanggan menunggu.
Kontrol inventaris dan perkiraan permintaan berjalan beriringan - Anda tidak akan terjebak membayar biaya penyimpanan atau biaya penyimpanan inventaris yang tinggi, tetapi Anda juga tidak akan menambahkan pesan “kehabisan stok” yang ditakuti ke halaman produk Anda.
6 metode kontrol inventaris penting dan praktik terbaik
Kontrol inventaris berdampak pada proses logistik masuk dan keluar, penjualan, operasi, kepuasan pelanggan, dan laba Anda. Memiliki sistem kontrol inventaris membantu menyempurnakan operasi Anda dan memahami irama terbaik untuk pesanan pembelian. Berikut adalah praktik terbaik untuk pengendalian inventaris yang efisien.
Memasukkan pelacakan inventaris secara real-time
Pelacakan inventaris mengacu pada pemantauan tingkat stok dan mengetahui di mana setiap produk disimpan di gudang. Pelacakan inventaris harus dilakukan secara real time sehingga Anda tahu berapa banyak produk yang dapat dikirim jika pelanggan memesan barang sekarang, membuat keputusan cepat jika Anda perlu mengirim unit ke tempat lain, dan mengomunikasikan penundaan apa pun jika barang kehabisan stok.
“Integrasi ShipBob lain yang saya sukai adalah Perencana Persediaan. Ini menghemat waktu berjam-jam setiap minggu dalam spreadsheet Excel, dan saya dapat meningkatkan PO dalam hitungan menit ketika biasanya membutuhkan waktu berjam-jam. Untuk setiap pesanan yang saya lakukan selama bertahun-tahun, saya memesan terlalu banyak atau tidak cukup. Dengan adanya alat bantu perkiraan inventaris dan kemampuan untuk membuat WRO secara otomatis, kami tidak lagi sering mengalami kehabisan stok. Saya tidur lebih nyenyak di malam hari.”
Wes Brown, Kepala Operasi di Black Claw LLC
Tetapkan titik pemesanan ulang
Titik pemesanan ulang menetapkan tingkat stok di mana Anda perlu memesan lebih banyak inventaris untuk mencegah kehabisan stok. Hal ini dilakukan untuk setiap SKU individu karena beberapa produk akan laris dan yang lainnya jarang terjual. Pemesanan ulang otomatis berarti lebih sedikit pemantauan manual dan pemesanan yang lebih tepat waktu.
Menerbitkan kontrol kualitas
Kontrol kualitas pesanan membantu Anda tetap berada di atas pemasok, memantau setiap batch inventaris, membuat keputusan yang lebih baik seputar pesanan penjualan di masa depan, membuat pelanggan senang, dan memenuhi persyaratan peraturan apa pun. Kontrol inventaris membuat kontrol kualitas menjadi lebih mudah. Ketika Anda mengetahui dengan pasti berapa banyak unit yang Anda miliki dan di mana setiap unit inventaris berada, Anda dapat bereaksi jika terjadi penarikan produk. Anda juga dapat melakukan referensi silang untuk memastikan bahwa catatan Anda sesuai dengan yang sebenarnya.
Menetapkan barang yang tersedia dan tidak tersedia
Apakah Anda menjalankan bisnis musiman atau merek dengan pertumbuhan tinggi, pengoptimalan inventaris penting karena kebutuhan inventaris Anda akan berubah sepanjang tahun. Misalnya, sebuah perusahaan pakaian mungkin tidak akan menyimpan mantel musim dingin di awal musim panas karena tidak akan hemat biaya. Namun, beberapa item pakaian perlu disimpan sepanjang tahun seperti jeans atau kaos. Barang yang tidak tersedia, atau barang yang akan dijual secara tidak konsisten, akan membutuhkan proses kontrol inventaris yang berbeda.
Tidak semua SKU sama dan tidak perlu dipesan dalam jumlah yang sama atau diisi ulang secepat yang lain. Anda bahkan mungkin menemukan bahwa Anda harus menghentikan SKU tertentu yang menghabiskan banyak uang di seluruh rantai pasokan tetapi hanya menghasilkan sedikit pendapatan.
Menerapkan zonasi
Jika Anda menyimpan pemenuhan pesanan di rumah (dan tidak melakukan outsourcing), Anda harus berinvestasi dalam infrastruktur untuk meningkatkan skala gudang Anda untuk efisiensi yang lebih besar. Untuk bisnis yang memiliki jumlah SKU yang tinggi dan katalog produk yang beragam, zonasi dapat menjadi sangat penting untuk menjaga produk Anda tetap teratur dan mudah ditemukan.
Cara Anda menyimpan barang, tata letak gudang, dan kedekatan barang-barang tertentu akan memengaruhi operasi, daftar pengambilan, dan produktivitas. Zonasi membantu menentukan ruang untuk area tertentu, seperti yang membutuhkan pendinginan, menyimpan bahan berbahaya atau barang berbahaya, memisahkan produk yang sama dengan nomor lot atau tanggal kedaluwarsa, atau sekadar menyimpan SKU yang dibundel atau dipesan sering berdekatan satu sama lain.
Lakukan audit secara teratur
Kontrol inventaris memberikan kemampuan untuk mengaudit inventaris dengan cara yang efisien, sehingga Anda dapat menemukan potensi masalah lebih cepat atau sebelum masalah tersebut muncul. Dengan ruang yang tertata rapi, pencatatan yang ketat, dan perangkat lunak manajemen inventaris, Anda dapat mengaudit dan mengotomatiskan tingkat stok secara teratur untuk kontrol inventaris yang lebih baik.
3 tantangan kontrol inventaris yang umum terjadi
Seperti hal lain dalam hidup yang tidak memiliki kendali, kekacauan dapat terjadi. Di bawah ini adalah tantangan kontrol inventaris yang paling umum yang harus diperhatikan.
Kurangnya visibilitas
Tidak mengetahui atau tidak dapat melihat sekilas di mana inventaris secara fisik, berapa banyak unit yang Anda miliki, dan apa yang telah Anda jual di setiap saluran online dan offline dapat menyebabkan kemacetan besar di seluruh rantai pasokan Anda.
Tanpa penghitungan unit waktu nyata, sistem terintegrasi, dan sistem manajemen yang terorganisir, banyak merek yang mengelola inventaris secara membabi buta, yang mengarah pada penjualan berlebih dan kehabisan stok. Hal ini juga dapat mencegah Anda untuk memesan ulang inventaris tepat waktu dari produsen atau pemasok Anda, dan bahkan mengetahui kapan inventaris akan tiba dari mereka.
Kurangnya ketertelusuran
Kontrol inventaris yang buruk tidak hanya mengurangi transparansi stok, tetapi juga dapat menimbulkan risiko yang lebih serius terhadap kesehatan dan keamanan produk. Tanpa langkah-langkah pengendalian seperti nomor lot untuk produk yang dapat membahayakan orang (terutama yang dapat dimakan atau tertelan), produk mungkin tidak dapat dengan mudah dilacak jika terjadi penarikan produk atau masalah kontaminasi.
Hal ini dapat berdampak serius bagi konsumen dan konsekuensi hukum bagi bisnis Anda. Kontrol inventaris melalui pelacakan lot juga membantu Anda tetap teratur dalam mengidentifikasi produk mana yang ingin Anda kirimkan terlebih dahulu - misalnya, produk dengan tanggal kedaluwarsa terdekat atau dengan merek tertua.
Semakin banyak yang Anda miliki, semakin sulit untuk dikendalikan
Bisnis kecil yang dapat menyimpan inventaris di rumah mereka sendiri sering kali tidak memiliki alat kontrol inventaris yang tepat, tetapi seiring pertumbuhan bisnis dan bertambahnya inventaris, akan semakin sulit untuk mengelolanya.
Semakin Anda berkembang, semakin cepat Anda memutar inventaris dan semakin banyak unit yang Anda butuhkan dan semakin sering Anda mengisinya.
Semakin Anda memperluas lini produk Anda dan semakin tinggi jumlah SKU yang Anda miliki, semakin sulit untuk tetap berada di atas segalanya.
Tentu saja, lebih banyak inventaris tidak selalu menghasilkan penjualan yang lebih tinggi, lebih banyak keuntungan, atau laba atas investasi yang lebih besar. Setiap SKU membutuhkan penyimpanan individual yang tepat, dan mereka tidak semuanya berputar dengan kecepatan yang sama. Kemampuan untuk melacak KPI inventaris dasar dapat membantu Anda mendapatkan lebih banyak kontrol atas inventaris Anda, yang mengarah pada wawasan baru yang mungkin tidak Anda sadari.
Sistem kontrol inventaris yang perlu anda ketahui
Ada banyak sistem kontrol inventaris yang dapat diterapkan oleh merek e-niaga, tetapi dua sistem atau metode kontrol inventaris utama mencakup inventaris perpetual dan periodik, yang juga memiliki implikasi akuntansi inventaris.
Sistem inventaris perpetual mencatat ketika stok dijual atau diterima secara real-time melalui penggunaan sistem manajemen inventaris yang mengotomatiskan prosesnya. Sistem persediaan perpetual akan mencatat perubahan persediaan pada saat transaksi terjadi.
Sistem inventaris periodik di sisi lain adalah ketika inventaris bisnis dan harga pokok penjualan (HPP) tidak diperbarui dalam catatan akuntansi setelah setiap penjualan dan / atau pembelian inventaris - melainkan laporan laba rugi diperbarui setelah periode akuntansi yang ditentukan berlalu.
Strategi inventaris Anda akan bervariasi tergantung pada kebutuhan unik Anda, tetapi untuk memenuhi alur kerja e-niaga saat ini, Anda pasti menginginkan cara yang dapat diandalkan untuk melacak inventaris.
Mengelola inventaris dengan perangkat lunak kontrol inventaris ShipBob yang mudah
ShipBob adalah perusahaan logistik pihak ketiga (3PL) yang menyediakan perangkat lunak manajemen inventaris terintegrasi di samping jaringan pusat pemenuhan di mana merek e-niaga dapat menghubungkan toko online mereka dan mengirimkan inventaris mereka untuk disimpan, diambil, dikemas, dan dikirim ke ShipBob.
“Kami memiliki toko Shopify tetapi tidak menggunakan Shopify untuk melacak inventaris. Dalam hal melacak inventaris, kami menggunakan ShipBob untuk semuanya - untuk dapat melacak setiap botol parfum, apa yang tersisa, dan apa yang telah kami kirimkan, sambil mendapatkan lebih banyak informasi tentang setiap pesanan.”
Ines Guien, Wakil Presiden Operasi di Dossier
Dari dasbor ShipBob, Anda dapat melihat kecepatan SKU dan mendapatkan gambaran umum kinerja dari waktu ke waktu serta menghitung hari persediaan yang tersisa, sehingga Anda dapat memperkirakan permintaan dengan lebih baik dan menetapkan titik pemberitahuan pemesanan ulang yang tepat berdasarkan data historis.
ShipBob juga memudahkan untuk mengambil pendekatan berbasis data untuk distribusi inventaris. Dengan menggabungkan data pesanan historis, Anda mendapatkan analisis pusat pemenuhan mana yang harus Anda stok untuk memanfaatkan jaringan pusat pemenuhan ShipBob dengan sebaik-baiknya untuk pengiriman yang paling hemat biaya dan cepat.
“Langsung saja, saya suka bahwa saya dapat mengontrol beberapa gudang melalui satu halaman dengan ShipBob. Dengan 3PL lama saya, saya tidak pernah bisa membuka halaman dan mendapatkan info yang saya inginkan. Saya harus mengklik beberapa kali, lalu mengekspornya, dan mencoba memahaminya. ShipBob memungkinkan Anda mengelola inventaris sekaligus memberikan data penting dengan cara yang sangat mudah dipahami.”
Wes Brown, Kepala Operasi di Black Claw LLC
Sistem kontrol inventaris ShipBob memungkinkan Anda mengatur titik pemesanan ulang untuk memastikan Anda memesan ulang tepat waktu, menempatkan permintaan pelanggan secara real-time dan parameter pengisian inventaris pada tempatnya. Sebagai penyedia pemenuhan ujung ke ujung, ShipBob menangani setiap langkah proses pemenuhan e-niaga.
“Begitu banyak 3PL yang memiliki perangkat lunak yang buruk atau tidak menghadap ke depan, sehingga tidak mungkin untuk melacak apa yang keluar atau masuk ke gudang.
Di sisi rantai pasokan, saya hanya memasukkan apa yang kami tempatkan di pabrik ke dalam WRO di dasbor ShipBob, dan saya dapat melihat berapa banyak unit yang kami miliki, apa yang masuk, apa yang ada di dermaga, dan sebagainya. Saya dapat melihat semua angka tersebut dalam beberapa detik, dan itu membuat hidup saya jauh lebih mudah.”
Harley Abrams, Manajer Operasi SuperSpeed Golf, LLC
Kesimpulan
Kontrol inventaris bukanlah tugas yang mudah. Terlalu banyak inventaris dan Anda kekurangan dana untuk berinvestasi di area bisnis lain atau berisiko mengalami stok mati; terlalu sedikit inventaris dan Anda kehilangan potensi penjualan, menyebabkan penundaan besar-besaran, dan tingkat kepuasan pelanggan anjlok.
Kontrol inventaris membutuhkan input dan output dari operasi yang sejalan dengan permintaan, promosi, dan keuangan. Anda dapat menghasilkan banyak penjualan, tetapi tanpa kontrol inventaris, profitabilitas bisnis Anda akan terpukul dan kemungkinan besar tidak berkelanjutan. Agar lebih efisien, Anda perlu berinvestasi dalam proses dan alat yang meningkatkan kontrol inventaris.
Disadur dari: shipbob.com