Dalam banyak organisasi, rekrutmen kerap dianggap sebagai tugas yang “jatuh” kepada HR begitu manajer membutuhkan kandidat baru. Namun pendekatan ini terbukti tidak lagi memadai. Rekrutmen berkualitas tinggi membutuhkan kolaborasi erat antara HR dan manajer perekrut, karena masing-masing membawa pemahaman berbeda tentang kebutuhan organisasi, dinamika tim, pasar tenaga kerja, dan pengalaman kandidat.
Bab ini menegaskan bahwa manajer tidak bisa hanya “menyerahkan” proses kepada HR. Keberhasilan rekrutmen bergantung pada hubungan kerja yang saling percaya, komunikasi yang konsisten, serta pemahaman yang jelas tentang tanggung jawab bersama sejak tahap awal proses.
1. Mempersiapkan Pondasi Rekrutmen: Persetujuan, Paket Kompensasi, dan Riset Pasar
Tahap paling awal sering kali menentukan kualitas keseluruhan proses. HR membantu manajer memahami persyaratan internal—mulai dari persetujuan headcount, alur otorisasi, hingga batas anggaran perusahaan.
Setelah persetujuan diberikan, HR membantu manajer memetakan total paket remunerasi yang bisa ditawarkan, termasuk kisaran gaji, benefit, dan kebijakan fleksibilitas. Transparansi ini penting agar manajer dapat menjawab pertanyaan kandidat dengan percaya diri dan tidak perlu mengulang proses persetujuan di akhir—sebuah kesalahan yang bisa membuat kandidat hilang di saat terakhir.
HR juga memandu proses riset pasar, memastikan struktur gaji relevan dengan kondisi industri. Dengan memahami konteks eksternal, perusahaan dapat menyusun strategi kompetitif meski anggaran terbatas, misalnya dengan menawarkan fleksibilitas waktu, pelatihan, atau insentif nonmoneter lainnya.
2. Menyusun Job Description yang Menggambarkan Kebutuhan Nyata
Kesalahan umum dalam penyusunan job description adalah membuat daftar panjang persyaratan yang tidak semuanya relevan. HR berperan menantang asumsi manajer dengan menanyakan “Mengapa kompetensi ini penting?” untuk memastikan dokumen tersebut benar-benar mencerminkan kebutuhan pekerjaan, bukan preferensi personal atau kebiasaan lama.
Di tahap ini, HR juga memfasilitasi diskusi tentang kandidat internal, kebijakan iklan lowongan, serta prioritas budaya tim. Semakin jelas ekspektasi manajer, semakin mudah bagi HR menyaring kandidat yang tepat.
3. Merancang Rencana Rekrutmen: Alur, Timeline, dan Pembagian Peran
Setelah kebutuhan jelas, manajer dan HR menyusun rencana rekrutmen yang mencakup:
-
jumlah dan format tahapan wawancara,
-
siapa saja yang terlibat dan kapan,
-
batas waktu screening dan respon kandidat,
-
strategi cadangan jika proses macet.
Dokumen ini berfungsi sebagai kompas bersama. Ketika terjadi kendala—misalnya lamanya respon kandidat, kurangnya pelamar berkualitas, atau jadwal panel yang tidak sinkron—rencana ini menjadi referensi untuk evaluasi dan perbaikan.
4. Menarik Kandidat: Iklan yang Tepat dan Screening Cepat
Rekrutmen yang efektif dimulai dari iklan lowongan yang tepat sasaran. HR membantu menulis iklan yang tidak hanya informatif tetapi juga mempresentasikan nilai unik organisasi—budaya, peluang pengembangan, fleksibilitas, dan kualitas kepemimpinan.
Setelah iklan tayang, koordinasi menjadi hal krusial. Kandidat yang menunggu respons panjang cenderung menerima tawaran lain. Karena itu HR dan manajer menyepakati ritme screening, mengatur penggunaan AI jika relevan, dan memastikan proses administrasi tidak menjadi bottleneck. Screening cepat namun berbasis kriteria jelas sangat menentukan kualitas kandidat yang masuk tahap wawancara.
5. Mengelola Wawancara: Struktur, Pertanyaan, dan Dinamika Panel
Saat memasuki wawancara, HR mendukung manajer dalam:
-
merancang pertanyaan berbasis kompetensi,
-
menyiapkan scorecard,
-
mengatur jadwal panel,
-
menjaga konsistensi komunikasi dengan kandidat.
HR juga membimbing manajer mengenai praktik sensitif seperti transparansi gaji, pembahasan alasan kandidat mencari pekerjaan baru, serta penjelasan tentang budaya tim. Penguatan proses ini menghindari miskomunikasi yang dapat merusak pengalaman kandidat dan reputasi perusahaan.
6. Menyusun Penawaran dan Menutup Proses dengan Rapi
Saat kandidat unggul sudah dipilih, kecepatan dan akurasi menjadi kunci. HR membantu:
-
mempersiapkan verbal offer,
-
menyusun kontrak formal,
-
memastikan kepatuhan terhadap kebijakan organisasi,
-
mengelola negosiasi gaji atau benefit,
-
melakukan reference check secara efisien.
Pada tahap ini, sering terjadi “perebutan menit terakhir”—kandidat diprospek oleh perusahaan lain atau diyakinkan untuk bertahan oleh pemberi kerja lama. Hubungan yang sudah dibangun oleh manajer dan HR selama proses sangat menentukan agar kandidat tetap berkomitmen hingga hari pertama bekerja.
Penutup: Rekrutmen Efektif Adalah Tanggung Jawab Bersama
Bab ini menegaskan bahwa HR bukan sekadar fungsi administratif, tetapi mitra strategis yang memperkuat setiap tahap rekrutmen—dari analisis kebutuhan hingga penutupan kontrak. Rekrutmen yang efektif muncul dari kolaborasi yang saling menghargai, komunikasi yang konsisten, dan kesiapan menavigasi dinamika pasar tenaga kerja yang terus berubah.
Ketika HR dan manajer beroperasi sebagai sebuah tim yang terpadu, proses rekrutmen menjadi lebih cepat, lebih akurat, dan lebih manusiawi—memberikan peluang terbaik untuk menemukan talenta yang membuat organisasi berkembang.
Daftar Pustaka
HBR Guide to Better Recruiting and Hiring – Chapter 5: Six Critical Ways HR Assists with Recruiting and Hiring.