ISO 9001 adalah standar internasional yang menjelaskan praktik terbaik untuk QMS (sistem manajemen mutu). Standar ini berisi tujuh prinsip yang membantu organisasi memantau dan mengendalikan operasi mereka, sekaligus menjadi tolok ukur kinerja dan layanan mereka.
Mengadopsi QMS bukanlah hal yang mudah, mengharuskan Anda untuk memikirkan kembali cara bisnis Anda beroperasi dan apa tujuan strategis Anda. Namun, manfaatnya sangat banyak, mulai dari meningkatkan kemampuan Anda untuk memberikan produk dan layanan berkualitas hingga memperluas peluang bisnis Anda.
Lebih dari satu juta organisasi telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001, dan dalam blog ini kami akan menjelaskan bagaimana Anda bisa bergabung dengan mereka dengan menggunakan panduan 7 langkah.
Membiasakan diri Anda dengan standar ISO 9001
Tugas pertama Anda adalah membaca salinan standar ISO 9000 dan ISO 9001 dan membiasakan diri Anda dengan konsep-konsep utamanya.
ISO 9000 memberikan gambaran umum tentang rangkaian standar yang mencakup ISO 9001 dan ISO 9004. Sementara itu, ISO 9001 berisi persyaratan yang harus dipenuhi untuk mencapai kepatuhan.
Membaca kedua standar tersebut akan membantu Anda memahami tujuan manajemen mutu secara luas dan tindakan spesifik yang harus Anda lakukan untuk mencapai kepatuhan.
Meskipun ditulis dalam bahasa formal dan mengandung banyak jargon, judul klausul dalam ISO 9001:2015 cukup jelas, dan dengan bantuan ISO 9000, Anda dapat mengikuti poin-poin utamanya.
Penting bagi Anda untuk mengambil langkah awal ini daripada mengandalkan panduan umum yang terkait dengan Standar, karena struktur ISO 9001 cukup fleksibel untuk disesuaikan dengan bisnis apa pun.
Dengan mendapatkan informasi langsung dari sumbernya, Anda akan belajar bagaimana cara terbaik untuk menyelaraskan persyaratan ISO 9001 dengan kebutuhan bisnis Anda.
Mendapatkan dukungan manajemen senior
Setelah Anda memiliki gambaran tentang cara kerja ISO 9001 dan bagaimana ISO 9001 dapat membantu organisasi Anda, Anda harus meminta persetujuan dewan untuk menerapkannya.
Skala proyek implementasi berarti Anda akan membutuhkan waktu dan sumber daya untuk menyelesaikan tugas, sesuatu yang hanya mungkin dilakukan jika Anda mendapatkan bantuan dari manajemen senior.
Saat membahas ISO 9001, pastikan untuk menjelaskan tujuan dan manfaat yang akan diberikan. Dari situ, Anda dapat membuat usulan strategi implementasi, jadwal, dan perkiraan anggaran.
Anda juga harus menunjuk manajer kualitas atau perwakilan manajemen untuk mengawasi proyek. Ini bisa berupa karyawan penuh waktu di tingkat senior dengan pemahaman yang kuat tentang bisnis Anda.
Buat tim implementasi
Manajer mutu akan membutuhkan tim untuk membantu mereka menerapkan persyaratan ISO 9001.
Oleh karena itu, organisasi Anda harus menugaskan manajer yang relevan dari berbagai bidang bisnis untuk mengawasi transisi ke QMS Anda.
Menetapkan peran dan tanggung jawab baru
Setiap departemen dalam organisasi Anda harus memiliki orang-orang yang bertanggung jawab atas tugas-tugas manajemen mutu, termasuk audit, pemeliharaan dokumentasi, dan tinjauan manajemen.
Tergantung pada ukuran organisasi Anda, ini bisa berupa manajer dari tim implementasi Anda atau karyawan tambahan yang tugas-tugasnya didelegasikan.
Lakukan analisis kesenjangan terhadap sistem manajemen Anda saat ini
Analisis kesenjangan adalah proses di mana organisasi meninjau efektivitas praktik mereka saat ini dan mengidentifikasi perbaikan apa yang diperlukan untuk mencapai kepatuhan.
Bagi organisasi yang mencari saran untuk membuat analisis kesenjangan, ada berbagai alat yang dapat membantu. Alat Analisis Kesenjangan ISO 9001 dari IT Governance dirancang khusus bagi mereka yang baru pertama kali menangani proyek ini.
Alat penilaian mandiri ini memberikan laporan yang jelas dan berkode warna tentang keadaan umum kepatuhan ISO 9001.
Buat dokumentasi Anda
Langkah selanjutnya adalah membuat dokumen untuk QMS Anda. Ini dimulai dengan manual mutu, yang memberikan gambaran umum tingkat atas tentang tujuan dan sasaran Anda.
Anda harus menguraikan kebijakan mutu Anda dan menjelaskan bagaimana sistem QMS Anda berfungsi. Ini termasuk deskripsi proses dalam sistem Anda dan cara mereka berinteraksi.
Manual mutu harus dilengkapi dengan dokumen prosedur. Dokumen-dokumen ini merinci masing-masing proses bisnis dan bagaimana proses-proses tersebut beroperasi. Anda harus menjelaskan bagaimana setiap proses dirancang dan dikendalikan, termasuk pemeriksaan yang dilakukan untuk memastikan bahwa proses tersebut berjalan sebagaimana mestinya.
Setelah itu, Anda harus membuat instruksi kerja yang mendokumentasikan pedoman yang harus diikuti oleh karyawan saat melakukan tugas-tugas organisasi.
Terakhir, Anda harus mendokumentasikan formulir dan catatan. Hal ini digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang bagaimana QMS beroperasi dan apakah QMS tersebut tetap sesuai dengan ISO 9001.
Libatkan karyawan dan adakan pelatihan staf secara rutin
Sebelum Anda mengadopsi QMS, Anda harus menyediakan sesi pelatihan pengantar untuk karyawan yang relevan.
Hal ini untuk memastikan bahwa setiap orang yang akan berinteraksi dengan sistem memahami cara kerjanya dan apa saja kebutuhan mereka. Hal ini juga memberikan Anda kesempatan untuk menjawab pertanyaan yang dimiliki karyawan dan mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan yang perlu diatasi lebih lanjut.
Keterlibatan karyawan seharusnya tidak berakhir di sini. Anda harus mendorong staf untuk menyampaikan masalah apa pun yang mereka miliki dengan QMS untuk membantu Anda mengidentifikasi ruang untuk perbaikan. Hal ini harus mencakup pelatihan kesadaran lebih lanjut, serta tinjauan tim dan sesi khusus untuk umpan balik.
Dokumentasi ISO 9001 dengan Tata Kelola TI
Sederhanakan proyek implementasi QMS Anda dengan Perangkat Dokumentasi ISO 9001 kami. Perangkat ini berisi lebih dari 90 kebijakan, prosedur, instruksi kerja, dan catatan yang telah ditulis sebelumnya, yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda.
Dikembangkan oleh auditor ISO 9001 dan disempurnakan oleh umpan balik pelanggan selama 20 tahun, perangkat ini mengikuti struktur standar ISO 9001 untuk membantu Anda memetakan setiap klausul agar mudah digunakan dan diimplementasikan.
Disadur dari: itgovernance.co.uk