Studi perintis oleh Kettinger dan rekan-rekannya pada tahun 1997 memberikan kejelasan pada ranah rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering/BPR) dengan memperkenalkan kerangka kerja klasifikasi terstruktur - sebuah peta jalan untuk transformasi melalui serangkaian tindakan dan keputusan yang metodis.
Dengan mensurvei keahlian para praktisi terkemuka dari perusahaan konsultan ternama, mereka menyusun “Kerangka Kerja Tahap-Kegiatan untuk rekayasa ulang proses bisnis” (Kerangka Kerja S-A), sebuah kompas untuk menavigasi kompleksitas perubahan proses. Kerangka kerja ini terdiri dari enam tahap, masing-masing merupakan batu loncatan yang, setelah selesai, secara logis mengarah ke tahap berikutnya, memastikan transisi yang mulus dan momentum yang berkelanjutan menuju tujuan rekayasa ulang.
Tahapan tersebut meliputi:
- Membayangkan: Menetapkan komitmen dasar dan visi untuk perubahan.
- Inisiasi: Memobilisasi para pemangku kepentingan dan membentuk tim untuk mempelopori perubahan.
- Diagnosis: Menilai proses saat ini untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
- Desain ulang: Mendefinisikan dan mengkonseptualisasikan strategi proses yang baru.
- Rekonstruksi: Menerapkan desain baru dan melatih pengguna.
- Evaluasi: Memantau kinerja dan menghubungkannya dengan inisiatif perbaikan berkelanjutan.
Menyelami cetak biru rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering/BPR) yang rumit seperti yang digambarkan oleh Kettinger dkk. pada tahun 1997, kita menyaksikan serangkaian tindakan yang cermat dalam “kerangka kerja P-S-A” yang terstruktur. Panduan komprehensif ini berfungsi sebagai tulang punggung untuk mengatur transformasi dalam sebuah organisasi, memastikan bahwa setiap aspek dari proses tersebut diperiksa dan ditata ulang dengan cermat. Mari kita telusuri tahapan-tahapan rinci dari kerangka kerja ini:
Tahap 1: Persiapan
S1: Membayangkan inisiasi perubahan dimulai dengan membayangkan, sebuah tahap di mana komitmen manajemen senior menyatu dengan visi strategis. Di sini, organisasi mengidentifikasi kebutuhan akan perubahan, mengisolasi inefisiensi, dan mengkonseptualisasikan cetak biru untuk transformasi.
Tahap penting ini meliputi:
- Menetapkan komitmen dan visi manajemen: Mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan untuk mendefinisikan masalah dan menyusun visi terpadu untuk proses yang baru.
- Menemukan peluang rekayasa ulang: Penilaian kritis terhadap proses yang ada dan upaya kolaboratif untuk mengusulkan solusi inovatif.
Hal ini terbagi lagi menjadi:
- Analisis konteks: Mengevaluasi lanskap persaingan dan kemampuan internal.
- Pencetusan ide: Melakukan curah pendapat tentang solusi transformatif.
- Validasi: Memastikan proses baru selaras dengan tujuan strategis dan menilai potensi dampak budaya.
- Identifikasi pengungkit TI: Menilai kompatibilitas proses baru dengan infrastruktur TI yang ada dan menetapkan fondasi teknologi yang diperlukan untuk perubahan.
- Pilih proses: Memilih proses yang optimal berdasarkan potensi manfaat dan risiko yang terkait, menyiapkan tahap untuk perencanaan yang terperinci.
S2: Memulai Dalam fase Inisiasi, dasar untuk implementasi diletakkan, meliputi:
- Menginformasikan pemangku kepentingan: Strategi komunikasi yang efektif untuk melibatkan para pemangku kepentingan dan mengurangi resistensi.
- Mengatur tim rekayasa ulang: Membentuk tim dengan saluran komunikasi yang jelas, menumbuhkan kepercayaan dan tanggung jawab bersama.
- Melakukan perencanaan proyek: Menjadwalkan ruang lingkup pekerjaan dan pembagian tugas, yang berujung pada rencana anggaran.
- Menentukan persyaratan kustomisasi proses eksternal: Menyelaraskan perubahan proses dengan standar industri dan ekspektasi pelanggan.
- Menetapkan sasaran kinerja: Menentukan indikator kinerja utama yang memastikan keselarasan dengan persyaratan bisnis dan eksternal.
S3: Diagnose Tahap Diagnosis menggali lebih dalam, meneliti proses yang ada secara menyeluruh:
- Mendokumentasikan proses yang ada: Membuat peta terperinci dari proses yang ada saat ini, dengan fokus pada kepuasan pemangku kepentingan dan keefektifan proses.
- Menganalisis proses yang ada: Mengidentifikasi dan mengevaluasi akar penyebab ketidakefisienan untuk menginformasikan desain ulang proses bisnis yang baru.
- Puncak dari fase persiapan adalah pemahaman yang mendalam tentang proses bisnis yang siap untuk diubah, yang diinformasikan oleh persyaratan bisnis dan operasional.
Fase 2: Eksekusi
S4: Mendesain ulang dan S5: Merekonstruksi eksekusi adalah fase di mana rencana strategis diwujudkan. Ini adalah proses dua tahap yang mencakup Desain Ulang, di mana proses baru dibayangkan dan dirinci, dan Rekonstruksi, di mana proses ini diimplementasikan dan diintegrasikan ke dalam organisasi.
Fase ini meliputi:
- Mendefinisikan dan menganalisis konsep proses baru: Menggagas proses yang memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan dan mendokumentasikan desain terperinci.
- Merancang struktur sumber daya manusia dan sistem informasi: Memastikan bahwa aspek manusia dan teknologi dari proses tersebut siap untuk integrasi yang mulus.
- Menata ulang dan menerapkan sistem informasi: Memperbarui struktur organisasi dan sistem TI untuk mendukung proses yang baru.
- Melatih pengguna dan melakukan transisi: Mempersiapkan tenaga kerja untuk proses baru dan mengelola transisi dari yang lama ke yang baru.
Tahap 3: Pemantauan
S6: Mengevaluasi pada tahap akhir, Pemantauan memastikan bahwa proses yang baru diimplementasikan berjalan efektif dan selaras dengan tujuan strategis:
- Mengevaluasi kinerja proses: Mengukur proses baru terhadap tolok ukur internal dan eksternal.
- Menghubungkan dengan program peningkatan berkelanjutan: Mengintegrasikan mekanisme umpan balik untuk optimalisasi dan penyelarasan yang berkelanjutan dengan standar kinerja.
Penjelajahan terperinci dari kerangka kerja BPR ini tidak hanya menguraikan jalan menuju efisiensi perusahaan tetapi juga menyoroti peran sinergis Manajemen Bisnis, TI, dan kontrol kualitas. Tidak seperti perspektif Harmon, yang terutama melihat BPR di persimpangan antara TI dan manajemen bisnis, “kerangka kerja S-A” memposisikannya di titik temu dari ketiga domain tersebut.
Pandangan yang komprehensif ini mengakui peran penting adaptasi sumber daya manusia, yang menunjukkan bahwa BPR yang efektif melampaui perubahan prosedural, menyentuh budaya dan etos perusahaan. Pada bagian berikut, kami akan mengulas pendekatan-pendekatan alternatif rekayasa ulang model bisnis dan kemudian menyusun kerangka kerja yang diperbarui untuk perubahan proses bisnis.
Disadur dari: medium.com