Mengapa PT. X Selalu Gagal Tender? Menelusuri Akar Masalah yang Kompleks
Dalam dunia konstruksi, proses tender adalah gerbang pertama menuju keberhasilan proyek. Namun, bagi PT. X—sebuah BUMN yang bergerak di bidang fabrikasi dan galangan—tender sering kali menjadi batu sandungan. Pada tahun 2015, dari 9 kali keikutsertaan tender di sektor minyak dan gas, divisi General Engineering PT. X gagal memenangkan satu pun, dengan 77,8% kekalahan dan 22,2% tender ditunda. Pertanyaannya: mengapa tingkat kegagalan begitu tinggi?
Penelitian yang dilakukan oleh Dewi Masitah dalam tugas akhirnya di Institut Teknologi Sepuluh Nopember menganalisis fenomena ini dengan pendekatan kuantitatif dan metode ganda: Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) serta Fault Tree Analysis (FTA). Melalui dua metode ini, peneliti tidak hanya mengidentifikasi faktor kegagalan, tapi juga memetakan sumber penyebab kegagalan paling kritis dalam sistem tender PT. X.
Metode Analisis: FMEA dan FTA Sebagai Alat Diagnostik
Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) FMEA digunakan untuk menentukan prioritas risiko berdasarkan nilai Risk Priority Number (RPN), yang diperoleh dari perkalian Severity, Occurrence, dan Detection.
- Indikator paling kritis: Gagal dalam penawaran (RPN 25,986)
- Penyusun dokumen tender tidak ahli (RPN 21,75)
Fault Tree Analysis (FTA) FTA melengkapi FMEA dengan menganalisis akar penyebab kegagalan melalui pemetaan hubungan logika antar kejadian (basic event). Hasilnya:
- Top Event: Kegagalan dalam penawaran
- Probabilitas tertinggi: Gagal dalam penawaran (0,6155) dibanding kurangnya tenaga ahli (0,1592)
Dua Faktor Kritis: Dokumen Lemah dan Estimasi Tidak Realistis
Kualitas Dokumen Tender yang Buruk Dari hasil observasi dan kuesioner, ditemukan bahwa dokumen tender PT. X sering:
- Minim spesifikasi teknis
- Tidak sesuai dengan lingkup kerja
- Desain tidak mendetail
- Scope of Work kurang jelas
- Jadwal dari owner tidak realistis
Contoh kasus nyata di lapangan menunjukkan bahwa dokumen tender yang tidak lengkap dapat langsung menggugurkan partisipasi dari seleksi awal.
Estimasi Biaya yang Tidak Kompetitif Kesalahan estimasi meliputi:
- Perhitungan biaya tidak sesuai kondisi lapangan
- Harga terlalu rendah (underprice) atau terlalu tinggi (overprice)
- Lemahnya kemampuan marketing dalam menyusun proposal harga
Salah satu kasus menunjukkan bahwa PT. X memberikan penawaran 15% lebih tinggi dibanding kompetitor karena mengandalkan data lama tanpa penyesuaian terhadap kondisi pasar terkini.
Sumber Penyebab: Analisis Mendalam dari FTA
Melalui analisis pohon kesalahan, ditemukan bahwa:
- Manajemen proyek tidak efektif
- Kurangnya koordinasi antar tim
- Presentasi dan negosiasi lemah
- Modal kerja tidak mencukupi
Semua faktor ini terjalin erat dan membentuk mata rantai penyebab yang menjatuhkan peluang PT. X.
Studi Banding dan Implikasi Praktis
Bandingkan dengan PT. Y Dalam studi pembanding tak langsung, PT. Y yang memenangkan lebih dari 60% tender tahun yang sama, menerapkan strategi:
- Tim tender khusus dengan latar belakang multidisiplin
- Investasi dalam pelatihan menyusun dokumen dan estimasi
- Konsultasi eksternal untuk validasi proposal sebelum diajukan
Hal ini menunjukkan bahwa kesuksesan tender tidak hanya soal harga, tetapi juga strategi, komunikasi, dan ketepatan informasi.
Rekomendasi Praktis untuk PT. X
1. Tingkatkan kompetensi SDM: Pelatihan intensif tentang penyusunan dokumen dan estimasi biaya.
2. Gunakan basis data aktual: Jangan mengandalkan referensi proyek lama.
3. Buat tim lintas fungsi: Gabungkan engineer, estimator, legal, dan marketing dalam satu meja.
4. Gunakan checklist standar FMEA untuk tender: Untuk setiap proyek, nilai risiko harus dinilai dan disepakati.
5. Lakukan evaluasi pasca-tender: Apa yang salah? Apa yang bisa diperbaiki?
Kritik terhadap Penelitian
Penelitian ini sangat bermanfaat, tetapi tidak tanpa keterbatasan:
- Objek tunggal: Hanya PT. X yang dikaji; generalisasi ke perusahaan lain perlu hati-hati
- Data subyektif: Sebagian besar dari kuesioner dan wawancara
- Kurangnya data keuangan real-time: Membatasi ketepatan analisis dampak biaya
Namun, metode yang digunakan sudah sangat representatif untuk studi kegagalan tender.
Penutup: Saatnya Tender Menjadi Keunggulan Strategis
Kegagalan tender tidak selamanya buruk, asalkan perusahaan mampu belajar dan beradaptasi. PT. X memiliki peluang besar untuk berbenah dengan menyusun strategi manajemen tender yang lebih solid. Paper ini menyajikan kerangka dan data yang dapat dijadikan acuan untuk memperbaiki sistem internal perusahaan—mulai dari kualitas dokumen, kemampuan estimasi, hingga pendekatan komunikasi terhadap klien.
Ke depan, perusahaan jasa konstruksi harus mulai memandang tender bukan sebagai proses administratif, melainkan sebagai instrumen kompetitif dan refleksi profesionalisme perusahaan.
Sumber:
Masitah, Dewi. (2016). Analisa Kegagalan Pada Proses Tender Pekerjaan Konstruksi Di PT. X. Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Diakses dari https://repository.its.ac.id/4163