Alih-alih menggunakan metode manual untuk melakukan pemesanan ulang, carilah cara untuk memperkirakan secara matematis apa yang tersedia atau kapan harus memesan. Metode ini dapat mencakup pengelompokan stok Anda, seperti dalam metode ABC, tetapi terutama menunjukkan apa yang saat ini Anda miliki:
Analisis ABC:
Metode peramalan rantai pasok ini membagi semua persediaan yang ada ke dalam tiga kelompok yang berbeda. Item “A” adalah item yang bernilai tinggi dan frekuensi penjualannya rendah. Dampak anggaran dari barang-barang ini cukup signifikan, namun penjualannya tidak dapat diprediksi. Barang “B” adalah barang dengan nilai sedang dan frekuensi penjualan sedang. Item “C” adalah item dengan nilai rendah dan frekuensi penjualan tinggi. Barang-barang ini membutuhkan pengawasan yang lebih sedikit karena dampak moneternya yang lebih kecil dan perputarannya yang konstan. Menggunakan penggambaran ini untuk inventaris membantu Anda memprioritaskan dengan memisahkan produk yang membutuhkan lebih banyak perhatian daripada yang lain. Peramalan yang dilakukan dengan analisis ABC menghitung jumlah stok yang tersedia berdasarkan penggambaran ini. Selain itu, lokasi penyimpanan dan pengemasan dapat diatur untuk mencerminkan penggambaran ini.
Rumus titik pemesanan ulang (ROP):
Rumus ROP secara matematis memberi tahu Anda waktu yang tepat untuk memesan atau memproduksi lebih banyak stok. Dengan menggunakan informasi yang ada, hitung jumlah permintaan waktu tunggu dan stok pengaman Anda. Anda mungkin perlu mengetahui waktu tunggu pemesanan ulang di samping rumus ini, yang merupakan waktu antara melakukan pemesanan dan saat Anda menerimanya. Anda harus memperhitungkan waktu tunggu saat menghitung waktu pemesanan. Rumus untuk titik pemesanan ulang adalah:
ROP = LTD + SS
= 100 unit + 50 unit
= 150 unit
Apa arti ROP
Sumber: netsuite.com
Ilustrasi penggerak utama ROP.
Katakanlah Ava harus menghitung ROP untuk perban cair yang diproduksi perusahaannya di fasilitasnya. Dia menghitung persediaan pengaman (SS) untuk produk ini sebesar 50 unit.
SS= (penggunaan harian maksimum x waktu tunggu maksimum) - (penggunaan harian rata-rata x hari waktu tunggu rata-rata)
SS = 50 unit
Dia kemudian menghitung Permintaan Waktu Tunggu (LTD) untuk produk tersebut.
LTD= (penggunaan harian rata-rata x hari waktu tunggu rata-rata)
Departemen manufakturnya menggunakan 20 unit bahan baku per hari, dan dibutuhkan waktu sekitar lima hari untuk pemesanan ulang bahan baku tersebut.
Dengan menggunakan informasi ini, dia dapat menghitung ROP:
ROP = LTD + SS
= 100 unit + 50 unit
= 150 unit
Jika stok untuk perban cair turun di bawah 150 unit, maka Ava harus melakukan pemesanan ulang.
Ikuti bagan praktis ini untuk menghitung ROP Anda:
Sumber: netsuite.com
“Manajemen inventaris menjadi sangat rumit dengan sangat cepat, jelas Dr. Pyke. “Misalnya, model titik pemesanan ulang memiliki pemicu. Jadi, jumlah pesanan tetap diharapkan diatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan trade-off yang terlibat (yaitu terlalu banyak versus tidak cukup). Ketika saya membantu sebuah bisnis, di sinilah saya biasanya memulai pelatihan mereka. Selain itu, masalah sering muncul di bidang manufaktur ketika ada jeda antara permulaan dan pergantian proses-misalnya, produsen es krim yang mengganti dari cokelat ke vanila versus vanila ke cokelat. Pada contoh terakhir, peralihan dari vanila ke cokelat, terdapat lebih sedikit komplikasi dan masalah. Selain itu, cokelat juga menutupi banyak dosa! Namun, ketika Anda beralih dari proses yang lebih kompleks (cokelat dalam skenario ini) ke proses yang lebih sederhana (vanila), hal ini dapat memakan waktu lebih lama dan menambah lapisan kerumitan yang tidak perlu.”
Kuantitas pesanan ekonomi (economic order quantity, EOQ):
EOQ menentukan jumlah persediaan optimal yang harus Anda beli atau produksi untuk meminimalkan biaya pemesanan dan penyimpanan. Rumus ini berguna ketika permintaan, pemesanan, dan biaya penyimpanan konsisten dari waktu ke waktu. Anda dapat memodifikasi rumus EOQ untuk mengimbangi tingkat produksi atau interval pemesanan yang berbeda.
- EOQ = √2DS / H, di mana,
- D = Permintaan dalam unit per tahun
- S = Biaya per pesanan pembelian
- H = Biaya penyimpanan per unit, per tahun
Apa arti EOQ
Katakanlah Ava ingin mengetahui jumlah optimal botol kaca ukuran 12 yang ingin ia miliki untuk produksi. Botol-botol tersebut cukup mahal untuk dibeli dan disimpan, jadi dia harus menghitung EOQ. Tim produksi Ava menggunakan 1.000 botol kaca ukuran 12 setiap tahunnya. Perusahaannya mengeluarkan biaya sekitar $3 per tahun untuk menyimpan botol tersebut dalam persediaan, dan biaya tetap untuk melakukan pemesanan adalah $5. Oleh karena itu,
D = 1.000 botol kaca ukuran 12
S = $5
H = $3
EOQ = √2 * 1.000 * $5/$3
= 33,3 (dibulatkan)
Ukuran pemesanan yang ideal untuk meminimalkan biaya dan memenuhi permintaan pelanggan adalah sedikit lebih banyak dari 33 botol kaca ukuran 12. Setelah Anda memiliki jumlah yang ideal, Anda juga dapat menggunakan rumus ROP untuk menentukan waktu yang tepat untuk memesan botol kaca ukuran 12 ini.
Ikuti bagan praktis ini untuk menghitung EOQ Anda:
Hitung EOQ anda
Kontrol persediaan rantai pasok
Ada beberapa opsi untuk mengendalikan inventaris Anda di sepanjang rantai pasokan. Apakah Anda berada di sisi produksi atau di dalam gudang, teknik-teknik ini dapat membantu.
Teknik kontrol persediaan rantai pasok
- Kontrol Batch: Untuk mengontrol inventaris yang Anda produksi, Anda dapat menjalankan kontrol batch. Metode ini memproduksi barang dalam ukuran batch untuk memastikan bahwa jumlah komponen yang tepat tersedia untuk menghasilkan jumlah produk jadi yang dibutuhkan. Kontrol batch sangat berguna terutama jika dikombinasikan dengan metodologi seperti Lean manufacturing dan just-in-time. Prosedur kontrol batch menghemat uang dan sumber daya.
- Logistik Pihak Ketiga (3PL): Beberapa perusahaan mengalihdayakan sebagian dari rantai pasokan mereka, seperti di gudang, distribusi, atau layanan pemenuhan. Outsourcing dapat terjadi pada waktu-waktu tertentu dalam setahun, seperti saat liburan. 3PL melakukan pergantian karyawan secara konstan, terutama ketika mereka hanya mempekerjakan karyawan secara musiman. Karyawan yang tidak berpengalaman ini dapat menyebabkan sejumlah besar inventaris yang hilang atau hilang.
- Pemesanan dan Pengiriman Massal: Salah satu cara untuk mengelola biaya adalah dengan memesan barang yang Anda anggap selalu ada dalam jumlah besar. Anda juga dapat mengirimkan barang yang selalu hijau dalam jumlah besar dengan harga diskon. Perusahaan mengeluarkan lebih banyak uang di muka, tetapi karena barang terjual dengan cepat dan stabil, risikonya rendah. Stok massal lebih mudah dikelola karena konsistensi produk, sehingga biaya pengelolaan lebih rendah. Produsen menawarkan diskon ketika memesan kelipatan dari produk yang sama, membuat produk lebih murah. Opsi ini mungkin cocok jika permintaan sulit diprediksi. Namun, pemesanan dalam jumlah besar berarti biaya penyimpanan yang lebih tinggi, sulit untuk barang yang mudah rusak, dapat menyebabkan stok usang dan mengikat modal.
Jumlah stok: berapa banyak yang harus disimpan
- Jenis stok (mentah, belum jadi, jadi atau habis pakai) yang Anda miliki juga dapat menentukan berapa banyak yang harus Anda simpan.
- Untuk stok mentah, perhatikan faktor-faktor berikut:
- Keandalan pemasok dan sumber pasokan alternatif
- Apakah Anda memproduksi dan mengirimkan komponen secara bertahap
- Prediktabilitas permintaan
- Diskon dalam jumlah besar
Stok yang belum selesai, yang juga disebut barang dalam proses (WIP), membebani Anda dalam hal ruang penyimpanan, namun sering kali menguntungkan. Anda dapat menambahkan tingkat perlindungan ekstra pada produksi Anda dengan stok yang belum selesai. Misalnya, jika Anda memiliki mesin di tengah-tengah proses yang berisiko rusak, Anda dapat menarik stok yang belum selesai untuk melewati bagian proses tersebut.
Simpan stok barang jadi ekstra saat Anda mengidentifikasi permintaan produk atau saat Anda yakin bahwa produksi batch Anda memadai. Anda juga secara alami akan memiliki stok barang jadi ekstra saat Anda menyelesaikan pesanan dalam jumlah besar.
Berapa banyak stok produk jadi yang harus Anda simpan juga tergantung pada keandalan pemasok Anda. Jika permintaan untuk produk tersebut terkenal dan stabil, Anda mungkin ingin menyimpan lebih banyak. Selanjutnya, jika Anda memperkirakan kenaikan harga atau mendapatkan diskon yang signifikan untuk pembelian dalam jumlah besar, memiliki stok barang habis pakai tambahan dapat diterima.
Kebijakan dan proses pengendalian persediaan
Pengendalian inventaris dimulai saat barang masuk ke dalam organisasi Anda, baik melalui pintu depan atau melalui dermaga penerimaan. Mengembangkan prosedur operasi standar (SOP) dapat membantu semua orang memahami tanggung jawab mereka terkait stok. SOP adalah petunjuk langkah demi langkah yang menjelaskan aktivitas rutin.
Apa yang harus dicantumkan dalam SOP
Dalam hal pengendalian inventaris, SOP minimal harus mencakup:
- Menerima barang dan persediaan
- Penyimpanan dan pelacakan
- Tanggal dan rotasi pemeriksaan
- Keamanan
- Pengiriman
Jika Anda sedang mengembangkan SOP baru, jelaskan kebijakan dan proses dengan jelas, dan mintalah anggota staf (terutama yang baru) untuk memeriksanya agar dapat dimengerti. Kiat-kiat tambahan untuk kebijakan pengendalian inventaris meliputi:
Pisahkan Pengendalian Persediaan Administratif dari Akuntansi dan Keuangan: Untuk tujuan keamanan, staf yang menangani administrasi pengendalian inventaris tidak boleh sama dengan staf yang melakukan tugas pengendalian stok di bagian keuangan atau akuntansi.
- Memprioritaskan penghitungan persediaan yang akurat: Masalah terjadi ketika mencoba memenuhi pesanan dengan jumlah persediaan yang tidak diketahui atau tidak akurat. Akurasi inventaris adalah prioritas yang lebih tinggi daripada pemenuhan pesanan.
- Pilih alat yang tepat: Sebelum menyusun proses Anda, tentukan risiko apa yang melekat dan dapat diterima dalam jenis alat yang Anda pilih. Apakah Anda menggunakan perangkat lunak khusus, tag RFID, atau spreadsheet dan tempat sampah, tentukan sistem Anda terlebih dahulu.
- Lakukan perbaikan berkesinambungan: Untuk memastikan peningkatan berkelanjutan, Anda harus memasukkannya sebagai bagian dari SOP Anda. Bahkan bagian singkat tentang interval yang diharapkan untuk peninjauan dapat menjadi dasar bagi staf untuk memulai.
- Pertimbangkan seberapa sering anda perlu melakukan penghitungan stok: Ada tiga cara yang berbeda untuk melakukan penghitungan stok: secara berkala, terus-menerus, dan kombinasi terus-menerus dan berkala. Tentukan intervalnya, dan tuliskan dalam SOP Anda.
- Pertimbangkan semua peralatan: Saat Anda menulis kebijakan, pertimbangkan peralatan yang tersedia untuk menetapkan ekspektasi yang realistis. Misalnya, jika Anda ingin inventaris fisik Anda selesai pada akhir pekan, tentukan apakah karyawan Anda harus memiliki pemindai yang dapat mempercepat pekerjaan mereka.
- Tentukan, minimal, kebijakan persediaan tahunan: Paling tidak, kebijakan persediaan tahunan harus mencakup tingkat maksimum dan minimum, tingkat persediaan pengaman, dan tingkat pemesanan ulang yang optimal. Anda juga harus menghitung tingkat persediaan rata-rata Anda untuk membantu menetapkan kebijakan ini.
- Siapkan anggaran persediaan tahunan: Sebelum membeli inventaris apa pun, dan setidaknya setahun sekali, tentukan anggaran inventaris tahunan Anda. Perkiraan ini adalah total biaya kepemilikan barang untuk tahun tersebut, termasuk biaya bahan, penyimpanan, operasi tetap, logistik, distribusi ulang, dan lain-lain.
Kebijakan pengendalian faktur dasar
Kebijakan pengendalian faktur yang efektif harus menginformasikan kepada staf tentang bagaimana bisnis Anda menagih pelanggan, termasuk jadwal, formulir, dan prosedur. Mengembangkan kebijakan dan prosedur kontrol faktur dasar yang andal memastikan Anda mengumpulkan pendapatan yang diperoleh dengan susah payah dari produk atau layanan Anda. Faktur biasanya dikirim setelah pemenuhan pesanan. Kebijakan faktur Anda dapat berupa template dan harus jelas serta sederhana sehingga staf dapat mengikutinya tanpa banyak masalah.
Jenis faktur yang perlu Anda kendalikan adalah:
- Pesanan pembelian: Sebelum memproses pesanan, klien atau staf penjualan mengirimkan pesanan pembelian. Dokumen-dokumen ini harus dilengkapi dan ditandatangani oleh pelanggan, untuk memastikan bahwa semua detailnya akurat.
- Tanda terima pesanan: Kebijakan seputar tanda terima pesanan harus mencerminkan serangkaian pemeriksaan yang Anda lakukan pada saat pengiriman produk. Pemeriksaan ini harus memulai pembuatan faktur dan menyertakan nomor pelacakan pengiriman dan dokumen tanda terima.
- Proses pembuatan faktur: Templat sangat ideal digunakan untuk faktur, terutama jika perangkat lunak Anda secara otomatis membuatnya. Kebijakan seputar pembuatan faktur harus memastikan nomor pesanan pembelian, tanggal faktur, dan menyertakan semua detail pembayaran yang diperlukan.
- Perangkat lunak: Jika basis pelanggan Anda besar atau terus bertambah, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak faktur. Buat kebijakan yang membantu mendukung pengembangan template, dan pastikan perangkat lunak melacak dan mengarsipkan semua transaksi. Perangkat lunak juga dapat membuat pembuatan laporan faktur yang belum dibayar menjadi lebih efisien dan mudah.
Pembayaran yang Sudah Lewat Jatuh Tempo: Informasikan kepada semua pelanggan mengenai kebijakan keterlambatan pembayaran atau tidak adanya pembayaran. Bersikaplah fleksibel, namun pastikan bahwa dokumen-dokumen ini mencerminkan konsekuensinya. Misalnya, jelaskan masa tenggang dan prosedur tentang siapa yang menindaklanjuti faktur yang terlambat dan kelonggaran apa yang mereka miliki sehingga pelanggan dapat membuat keputusan sendiri tentang pembayaran faktur yang terlambat.
Indikator kinerja utama dalam pengendalian persediaan
Indikator kinerja utama (KPI) adalah metrik yang menunjukkan seberapa baik bagian dari perusahaan Anda berfungsi dan seberapa baik Anda mencapai tujuan bisnis utama Anda. KPI juga berguna untuk membandingkan bisnis Anda dengan bisnis lain di industri Anda. Dalam pengendalian inventaris, KPI dapat membantu mengidentifikasi titik-titik masalah dan mengapa Anda merugi. Jika Anda mengalami kehabisan stok, Anda harus memperbaikinya agar dapat mempertahankan pelanggan. Anda pasti ingin melihat tujuan jangka panjang dan jangka pendek Anda menggunakan KPI. Oleh karena itu, KPI tertentu masuk akal untuk dijalankan secara teratur. Misalnya, rasio stok terhadap penjualan adalah salah satu KPI yang dapat melacak peramalan:
Rasio stok terhadap penjualan = (Stok awal bulan (BOM) / penjualan bulan tersebut)
KPI lainnya adalah tingkat penjualan (STR), yang membantu mempertahankan pelanggan. Gunakan STR sebagai metrik untuk mengidentifikasi berapa lama suatu produk tersedia, apakah Anda perlu mengubah harga dan kapan harus memesan ulang. Metrik ini sering dibandingkan dengan tingkat perputaran inventaris, yang memiliki periode yang lebih lama untuk dihitung (seringkali setahun penuh). KPI tingkat penjualan membandingkan stok yang diterima melalui pemasok untuk menentukan berapa banyak yang Anda jual setiap bulannya:
STR = Penjualan / BOM yang tersedia x 100
Persediaan rata-rata adalah KPI yang membantu Anda memahami berapa banyak produk yang Anda simpan selama periode tertentu:
Persediaan rata-rata = (Persediaan saat ini + persediaan sebelumnya) / 2
Terakhir, fill rate adalah KPI yang memberi tahu Anda seberapa baik Anda memenuhi pesanan Anda untuk pengiriman tunggal atau pengiriman selama waktu tertentu. KPI ini juga disebut line item fill rate (LIFR), dengan istilah “line” yang mengacu pada baris pada pesanan atau manifes. Rumus untuk LIFR adalah:
LIFR = (Jumlah item yang dibeli / jumlah item yang dijual) * 100
Rumus lain yang menentukan LIFR adalah:
LIFR = (Jumlah lini yang dipenuhi pesanan / Jumlah total lini dalam pesanan) * 100
Pesanan yang terpenuhi sudah selesai jika sudah mencapai 100%. Sebagai contoh, Jack Heinz memesan empat produk:
Sumber: netsuite.com
Perusahaan ini mengirimkan jalur satu hingga tiga (pipa baja karbon tanpa sambungan, pipa tembaga, dan saluran parit plastik dengan kisi-kisi) pada tanggal 20 Mei 2019. Ketika perusahaan menjalankan LIFR, tercatat sebagai 75%, karena ada empat item baris, yang hanya tiga di antaranya terisi:
LIFR = 3/4 * 100 = 75%
Perusahaan mengirimkan fitting berulir 90 derajat pada baris keempat pada 24 Mei 2019, sehingga LIFR menjadi 100%. Namun, jika metrik Anda berfokus pada kepuasan pelanggan berdasarkan pemenuhan pesanan dengan segera, pertahankan metrik hanya untuk tingkat awal. LIFR awal adalah 75% dan tidak diragukan lagi memberikan lebih banyak informasi daripada LIFR akhir.
Anda juga dapat menghitung tingkat pengisian berdasarkan kasus dan nilai. Ketika Anda mempercepat item di luar total pengiriman, Anda tidak dapat menghitung item yang tidak dipercepat tersebut sebagai barang yang terlewat, dan Anda harus memperhitungkan item yang dipercepat. Dengan kata lain, perhatian utama Anda adalah bagaimana bisnis Anda memenuhi pesanan secara teratur, bukan pada saat ada pengecualian.
Disadur dari: netsuite.com