Pentingnya Manajemen Persediaan: Komponen Utama dan Praktik Terbaik

Dipublikasikan oleh Syayyidatur Rosyida

03 Mei 2024, 10.03

sumber: pixabay.com

Manajemen inventaris adalah komponen penting dari setiap organisasi. Pada intinya, manajemen inventaris adalah tentang menjaga tingkat inventaris yang optimal setiap saat. Manajemen inventaris yang tepat dapat meningkatkan efisiensi, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan pada akhirnya, meningkatkan keuntungan. Di sisi lain, manajemen inventaris yang buruk dapat menyebabkan kehabisan stok, kelebihan stok, dan kehilangan penjualan, yang semuanya dapat berdampak negatif pada laba Anda.

Pada artikel ini, kami akan membahas pentingnya manajemen inventaris, komponen utama yang terlibat, dan praktik terbaik yang dapat diterapkan oleh bisnis untuk meningkatkan proses manajemen inventaris mereka. 

Apa yang dimaksud dengan manajemen inventaris? 

Manajemen inventaris mengacu pada proses pemantauan, pengaturan, dan pengendalian inventaris organisasi yang cermat. Hal ini memastikan bahwa bisnis memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan sambil menghindari kelebihan persediaan yang mengikat modal dan menghabiskan ruang gudang yang berharga.

Pasar perangkat lunak manajemen inventaris global diperkirakan akan tumbuh dengan CAGR 9,7% antara tahun 2024-2030. Ukuran pasar diproyeksikan mencapai $ 4,06 Miliar pada tahun 2030 dari hampir 2,3 miliar pada tahun 2024. Pertumbuhan ini merupakan bukti kekuatan teknologi dalam merampingkan manajemen inventaris di berbagai industri.

Mengapa manajemen inventaris penting untuk bisnis? 

Manajemen inventaris memainkan peran penting dalam rantai pasokan dan manajemen gudang yang efisien, yang mendorong kesuksesan bisnis secara keseluruhan.  Tidak heran jika 36% profesional rantai pasokan memprioritaskan manajemen inventaris, menurut sebuah studi baru-baru ini.

Manajemen inventaris memiliki tujuh manfaat utama bagi bisnis:

Pemanfaatan sumber daya yang efisien

Salah satu peran utama manajemen inventaris adalah untuk memastikan bahwa bisnis memiliki jumlah stok yang tepat pada waktu yang tepat, mencegah kelebihan stok atau kehabisan stok. Tingkat pemanfaatan sumber daya yang efisien ini membantu meminimalkan pemborosan, mengurangi biaya pengangkutan, dan mengoptimalkan ruang penyimpanan. 

Dengan menjaga tingkat persediaan yang optimal, bisnis dapat memaksimalkan penggunaan sumber daya mereka, seperti bahan baku, barang jadi, dan modal, yang mengarah pada peningkatan produktivitas dan penghematan biaya.

Pengambilan keputusan berbasis data

Dengan data inventaris yang akurat dan real-time, bisnis dapat mengambil keputusan yang tepat mengenai strategi pembelian, produksi, dan penjualan berdasarkan informasi faktual dan bukan berdasarkan perkiraan. Visibilitas real-time ke dalam tingkat stok, pola permintaan, dan dinamika rantai pasokan memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data, yang mengarah pada alokasi sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi peramalan, dan pada akhirnya, peningkatan profitabilitas. 

Menurut penelitian, bisnis yang memanfaatkan pengambilan keputusan berbasis data dapat mengalami peningkatan produktivitas sebesar 4% dan peningkatan profitabilitas sebesar 6%.

Perkiraan dan perencanaan yang lebih baik

Dengan menganalisis data inventaris historis dan tren permintaan, bisnis dapat meramalkan kebutuhan di masa depan dengan lebih akurat, memungkinkan perencanaan produksi, pengisian inventaris, dan manajemen kapasitas yang lebih baik. 

Peramalan yang akurat memungkinkan bisnis untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan, mengoptimalkan tingkat inventaris, dan menghindari kehabisan stok atau situasi inventaris berlebih. Hal ini mengarah pada peningkatan peramalan, dan memastikan aliran barang dan jasa yang lancar, meminimalkan gangguan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Manajemen arus kas yang dioptimalkan

Mempertahankan tingkat inventaris yang optimal membantu bisnis mempertahankan tingkat stok yang cukup, dan menghindari modal yang terikat dalam inventaris yang berlebihan.

Dengan meminimalkan kelebihan stok, bisnis dapat membebaskan modal kerja yang seharusnya terikat dalam persediaan yang menganggur. Optimalisasi modal kerja ini meningkatkan manajemen arus kas dan meningkatkan kinerja keuangan secara keseluruhan, sehingga memberikan fleksibilitas keuangan yang lebih besar bagi bisnis.

Mengurangi biaya penyimpanan persediaan 

Penelitian menunjukkan bahwa biaya penyimpanan untuk persediaan berlebih dapat berkisar antara 20% hingga 30% dari nilai persediaan setiap tahunnya. Manajemen inventaris yang efektif meminimalkan biaya yang terkait dengan penyimpanan stok berlebih, seperti biaya penyimpanan, asuransi, dan keusangan. Dengan mengurangi biaya-biaya ini, bisnis dapat meningkatkan laba dan menginvestasikan kembali penghematan tersebut ke area pertumbuhan lainnya, seperti pengembangan produk, pemasaran, atau ekspansi. 

Selain itu, meminimalkan kelebihan inventaris membantu bisnis menghindari risiko keusangan, yang dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan jika produk menjadi usang atau tidak dapat dijual. 

Meningkatkan kepuasan pelanggan

Peran manajemen inventaris dalam memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa secara langsung berdampak pada laba. Dengan memastikan produk yang tepat tersedia saat pelanggan membutuhkannya, bisnis dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Pemenuhan pesanan yang cepat, meminimalkan kehabisan stok, dan pengiriman yang efisien berkontribusi pada pengalaman pelanggan yang positif, mendorong bisnis yang berulang dan rujukan. 

Pelanggan yang puas lebih cenderung merekomendasikan perusahaan kepada orang lain, yang mengarah pada peningkatan loyalitas merek dan posisi kompetitif yang lebih kuat di pasar. Sebuah studi terkenal oleh Bain & Company menemukan bahwa peningkatan retensi pelanggan sebesar 5% dapat meningkatkan keuntungan sebesar 25% hingga 95%. 

Operasi rantai pasokan yang efisien

Manajemen inventaris memainkan peran penting dalam mengoordinasikan aliran barang di seluruh rantai pasokan. Dengan menjaga visibilitas dan kontrol atas tingkat persediaan, bisnis dapat merampingkan operasi, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan kolaborasi dengan pemasok dan mitra logistik. 

Manajemen inventaris yang efektif memungkinkan bisnis untuk meminimalkan gangguan, dan merespons dengan cepat terhadap perubahan kondisi permintaan atau pasokan, yang menghasilkan peningkatan efisiensi, pengurangan biaya, dan peningkatan layanan pelanggan.

5 komponen utama manajemen inventaris 

Strategi manajemen inventaris yang sukses berkisar pada lima komponen utama:

Pelacakan dan kontrol inventaris

Pelacakan inventaris dan kontrol inventaris yang tepat sangat penting untuk manajemen stok yang efisien. Hal ini melibatkan penerapan sistem dan proses untuk memantau dan mengelola tingkat inventaris secara akurat, seperti barcode, tag RFID, dan perangkat lunak manajemen inventaris. Alat-alat ini membantu melacak pergerakan, lokasi, dan jumlah stok secara real-time. 

Penghitungan dan rekonsiliasi inventaris fisik secara berkala juga penting untuk memastikan keakuratan data.

Peramalan dan perencanaan permintaan

Peramalan permintaan yang akurat sangat penting untuk manajemen inventaris yang efisien. Hal ini melibatkan analisis data penjualan historis, tren pasar, dan perilaku pelanggan untuk memprediksi permintaan produk di masa depan. Informasi ini kemudian digunakan untuk merencanakan tingkat inventaris, jadwal produksi, dan aktivitas pengadaan. 

Teknik seperti analisis deret waktu, analisis regresi, dan metode kualitatif seperti riset pasar dapat digunakan untuk peramalan. Perencanaan permintaan yang efektif membantu organisasi menghindari kehabisan stok atau kelebihan persediaan.

Manajemen titik pemesanan ulang

Menentukan titik pemesanan ulang yang optimal untuk setiap item sangat penting untuk memastikan pengisian ulang stok secara tepat waktu. Titik pemesanan ulang adalah tingkat di mana pesanan harus dilakukan untuk mengisi kembali inventaris, dengan mempertimbangkan waktu tunggu dan stok penyangga. Hal ini biasanya dihitung berdasarkan faktor-faktor seperti permintaan rata-rata, waktu tunggu, persyaratan stok pengaman, dan jumlah pesanan. 

Manajemen titik pemesanan ulang yang sukses memastikan bahwa stok diisi ulang sebelum habis, sehingga menjaga kesinambungan operasi.

Manajemen stok pengaman

Stok pengaman adalah penyangga inventaris tambahan yang dipertahankan untuk mengurangi risiko kehabisan stok karena fluktuasi permintaan yang tidak terduga, penundaan pemasok, atau gangguan lainnya. Menentukan tingkat persediaan pengaman yang tepat melibatkan analisis variabilitas permintaan, variabilitas waktu tunggu, dan tingkat layanan yang diinginkan. 

Terlalu banyak persediaan pengaman dapat menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, sementara terlalu sedikit dapat menyebabkan kehabisan stok. Manajemen persediaan pengaman yang efektif menyeimbangkan biaya membawa persediaan dengan risiko kehabisan stok.

Manajemen vendor

Manajemen inventaris yang efektif juga melibatkan pengelolaan hubungan dengan vendor. Hal ini termasuk mengevaluasi dan memilih vendor yang dapat diandalkan, menegosiasikan persyaratan dan harga yang menguntungkan, memantau kinerja pemasok, dan menjaga saluran komunikasi yang terbuka. 

Praktik manajemen pemasok seperti vendor-managed inventory (VMI) dan pengiriman tepat waktu (JIT) dapat membantu merampingkan arus inventaris dan mengurangi biaya penyimpanan. Tinjauan kinerja pemasok secara teratur dan perencanaan kontingensi untuk potensi gangguan rantai pasokan juga merupakan aspek penting dalam manajemen pemasok.

Praktik terbaik untuk manajemen persediaan yang efektif

Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat diadopsi oleh bisnis untuk mengelola inventaris mereka secara efektif:

Melakukan audit inventaris secara rutin

Audit inventaris secara teratur sangat penting untuk menjaga catatan inventaris yang akurat dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen inventaris. Audit memungkinkan bisnis untuk mendeteksi ketidaksesuaian antara tingkat stok yang tercatat dan stok aktual yang ada, menemukan kesalahan atau ketidakakuratan dalam pencatatan inventaris, dan memperbaikinya dengan segera. 

Dengan melakukan audit secara berkala, bisnis dapat mendeteksi ketidakakuratan dengan cepat, memperbaikinya dengan cepat, dan mempertahankan catatan inventaris yang akurat untuk bisnis mereka. Hal ini dapat membantu mengurangi risiko kehabisan stok, kelebihan stok, dan masalah terkait inventaris lainnya.

Gunakan pendekatan FIFO

Menggunakan pendekatan masuk pertama, keluar pertama (FIFO) sangat penting untuk manajemen inventaris yang sukses, karena memastikan bahwa barang inventaris tertua dijual atau digunakan terlebih dahulu. Pendekatan ini membantu mencegah keusangan inventaris, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan perputaran inventaris. 

Dengan menggunakan pendekatan FIFO, bisnis dapat memastikan bahwa inventaris mereka segar dan dalam kondisi baik, yang dapat membantu meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Pendekatan ini juga membantu bisnis mempertahankan catatan inventaris yang akurat dan mengurangi risiko masalah terkait inventaris.

Mengotomatiskan manajemen inventaris

Mengotomatiskan proses manajemen inventaris dapat membantu bisnis meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan meminimalkan waktu dan upaya yang diperlukan untuk manajemen inventaris. Teknologi otomatisasi seperti pemindaian barcode, RFID, dan perangkat lunak manajemen inventaris dapat memberikan visibilitas dan kemampuan pelacakan secara real-time untuk manajemen inventaris, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan akurasi. 

Sistem otomatis dapat memberikan pembaruan secara real-time pada tingkat stok, membantu bisnis melacak pola penggunaan, mendeteksi kehabisan stok atau situasi kelebihan stok, dan membuat strategi pengisian ulang yang efektif. Hal ini dapat membantu bisnis mengoptimalkan tingkat inventaris mereka, mengurangi biaya inventaris berlebih, dan meningkatkan efisiensi rantai pasokan.

Menetapkan tingkat persediaan pengaman

Untuk mengelola inventaris secara efektif, bisnis harus menetapkan tingkat persediaan pengaman untuk mengurangi risiko kehabisan stok dan melindungi loyalitas pelanggan. 

Stok pengaman berfungsi sebagai cadangan persediaan darurat yang dapat memenuhi permintaan tak terduga atau menghadapi gangguan rantai pasokan. Menghitung cadangan ini berdasarkan data historis membantu bisnis memastikan bahwa mereka memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, bahkan dalam menghadapi peristiwa atau gangguan yang tidak terduga.

Memantau waktu tunggu

Pemantauan waktu tunggu sangat penting untuk proses manajemen inventaris, dengan memantau waktu tunggu, bisnis dapat mengantisipasi penundaan atau gangguan dalam rantai pasokan dan menyesuaikan tingkat inventaris serta strategi pengisian ulang yang sesuai. 

Dengan cara ini, bisnis dapat mempersiapkan diri terlebih dahulu untuk kejadian yang tidak terduga.

Menganalisis data untuk mendapatkan wawasan

Menganalisis data inventaris adalah kebutuhan penting dari proses manajemen inventaris. Hal ini memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan berdasarkan data, memperkirakan permintaan secara akurat, dan mengoptimalkan tingkat inventaris yang sesuai. 

Dengan menggabungkan data penjualan dengan data inventaris, bisnis dapat memperoleh wawasan yang berharga tentang perilaku konsumen dan tren permintaan, dan membuat keputusan yang tepat tentang manajemen inventaris. Hal ini dapat membantu bisnis mengoptimalkan tingkat inventaris mereka, mengurangi tingkat stok berlebih, dan meningkatkan efisiensi rantai pasokan secara keseluruhan.

Melatih karyawan

Pelatihan karyawan yang tepat adalah praktik terbaik utama untuk manajemen inventaris yang efektif. Dengan menginstruksikan karyawan dalam praktik pengendalian inventaris, menggunakan solusi perangkat lunak inventaris, dan mengikuti prosedur operasi standar secara efektif, pelatihan meningkatkan kemampuan mereka untuk melaksanakan tugas inventaris secara efektif dan meminimalkan kesalahan. 

Berinvestasi dalam pelatihan memastikan bahwa proses dilakukan dengan tepat, mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi rantai pasokan secara keseluruhan.

Tinjau dan tingkatkan proses

Peninjauan rutin dan optimalisasi proses manajemen inventaris sangat penting untuk mengidentifikasi inefisiensi dan mengambil tindakan yang tepat. 

Prinsip-prinsip Lean, metodologi Six Sigma, dan kerangka kerja perbaikan berkelanjutan lainnya dapat diterapkan untuk mengurangi pemborosan, meningkatkan akurasi dan produktivitas, serta meningkatkan efisiensi rantai pasokan secara keseluruhan. Dengan meninjau dan meningkatkan proses manajemen inventaris, bisnis dapat mengoptimalkan tingkat inventaris mereka, mengurangi biaya inventaris berlebih, dan meningkatkan efisiensi rantai pasokan secara keseluruhan.

Manajemen inventaris yang lebih baik untuk operasi yang lebih cepat 

Manajemen inventaris yang efektif bukan hanya tentang menghitung barang, tetapi juga tentang mengoptimalkan proses, memanfaatkan teknologi, dan menjaga keseimbangan antara penawaran dan permintaan. Mulai dari memastikan ketersediaan produk dan mencegah kehabisan stok hingga meminimalkan biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan, sistem manajemen inventaris yang kuat memberdayakan bisnis untuk mengatasi tantangan dan meraih kesuksesan.

Dengan memahami pentingnya manajemen inventaris, komponen-komponen utama, dan praktik terbaiknya, bisnis dapat mengoptimalkan tingkat inventaris mereka, meminimalkan biaya, dan pada akhirnya meningkatkan profitabilitas.

Pertanyaan yang Sering Diajukan 

  • Mengapa manajemen inventaris penting? 

Pentingnya manajemen inventaris terletak pada kemampuannya untuk membantu bisnis meminimalkan biaya, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memastikan bahwa produk yang tepat dapat diakses pada waktu yang tepat.

  • Apa saja 5 komponen utama dari proses manajemen inventaris? 
  1. Lima komponen utama manajemen inventaris adalah
  2. Pelacakan dan kontrol inventaris
  3. Peramalan dan perencanaan permintaan 
  4. Manajemen titik pemesanan ulang
  5. Manajemen stok pengaman 
  6. Manajemen vendor
  • Apa peran teknologi dalam manajemen inventaris?

Teknologi memainkan peran penting dalam manajemen inventaris, memungkinkan bisnis untuk mengotomatisasi proses, menganalisis data, dan meningkatkan efisiensi. Dengan perangkat lunak manajemen inventaris yang canggih, seperti EZOfficeInventory, bisnis dapat melacak tingkat inventaris secara real-time, mengoptimalkan tingkat inventaris, dan membuat keputusan yang tepat.

Disadur dari: ezo.io