1. Kurangnya pengetahuan:
Mengapa, kapan, di mana, dan bagaimana rekayasa ulang proses bisnis harus jelas bagi tim implementasi. Dalam skenario di mana terdapat ketidakjelasan atau kurangnya pengetahuan tentang implementasi BPR, ruang lingkup kebingungan, redundansi, dan pengulangan menjadi lebih besar. Proyek BPR yang kurang pengetahuan dan kesadaran mengakibatkan pemborosan sumber daya bisnis. Untuk mengatasi atau menghindari skenario seperti itu, tim harus dilatih dan dipandu dengan baik selama implementasi.
2. Penyimpangan dalam implementasi:
BPR tidak dapat dianggap sebagai pemicu keunggulan kompetitif secara instan, sebaliknya, proses yang menyeluruh harus diikuti dari awal hingga akhir untuk pertumbuhan yang nyata. Dalam beberapa skenario, BPR mungkin tidak cocok untuk banyak proses. Selain itu, praktik BPR tidak dapat dianggap sebagai implementasi sekali jadi, melainkan harus menjadi bagian dari strategi bisnis untuk perbaikan berkelanjutan. Praktik BPR yang tidak teratur akan menghambat peluang pertumbuhan yang ada.
3. Formulasi tim yang tidak tepat:
Persyaratan yang harus dimiliki untuk perumusan tim BPR adalah terdefinisi dengan baik, terstruktur dengan baik, memiliki pengetahuan tentang operasi dan manajemen proses serta pengetahuan dan keahlian proses bisnis yang tepat. Tim yang tidak memiliki karakteristik ini akan mengacaukan implementasi BPR.
4. Analisis yang dangkal dan kurangnya dukungan:
Analisis mendalam terhadap proses bisnis yang ada merupakan tulang punggung implementasi BPR. Tonggak proses harus ditetapkan dan dianalisis sebelum implementasi. Analisis yang tidak memadai adalah resep untuk bencana.
5. Pemanfaatan sumber daya yang tidak memadai dan tidak tepat:
Kurangnya sumber daya penting seperti sumber daya manusia yang terampil, penganggaran/pendanaan yang memadai, pengetahuan tentang perangkat BPR, ketersediaan, persetujuan yang tepat waktu, dan perangkat BPR yang tepat akan mengakibatkan kegagalan implementasi BPR. Untuk mencapai kesuksesan melalui implementasi BPR, perusahaan perlu memastikan bahwa tantangan-tantangan di atas dapat diatasi atau dihindari selama fase analisis, desain, dan implementasi.
Pro dan kontra dari BPR
Rekayasa ulang proses bisnis adalah tugas yang memiliki dampak positif dan negatif bagi bisnis. Meskipun terlihat seperti proses yang mudah, ada beberapa pro dan kontra yang menyertai implementasi BPR.
Kelebihan BPR
- Lebih fokus pada kebutuhan pelanggan: Memberikan fokus pada bisnis dengan membuat proses inti yang berpusat pada pelanggan. Salah satu alasan utama bisnis menggunakan BPR adalah untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dengan menyederhanakan proses yang ada dengan fokus pada kebutuhan pelanggan dan pasar.
- BPR membantu membangun pandangan strategis tentang prosedur operasional dengan menggali metode radikal untuk meningkatkan proses bisnis. BPR berfokus pada bagaimana proses bisnis dapat dilakukan untuk hasil yang lebih baik.
- Penghapusan langkah-langkah yang berulang dan berlebihan dapat dilakukan dengan BPR. Ketika langkah-langkah ini dihilangkan dari proses, kompleksitas dan panjangnya proses bisnis berkurang secara signifikan.
- Meningkatkan koordinasi dan integrasi antara berbagai fungsi bisnis.
- Memangkas penundaan dan fase-fase yang tidak penting dalam operasi dan manajemen proses untuk meningkatkan kelangsungan dan kecukupan di seluruh organisasi.
- Jumlah proses rekonsiliasi, pemeriksaan, dan kontrol sangat berkurang dengan BPR.
- Memeriksa pendekatan yang berpandangan pendek yang disebabkan oleh fokus yang berlebihan pada batas-batas fungsional.
- Kekurangan BPR
Implementasi BPR tidak selalu berjalan seperti yang diharapkan. Beberapa kelemahan tertentu muncul dengan BPR yang berkisar pada awal, tujuan, hasil, dll. Kekurangan utama dari BOR adalah:
- BPR mungkin tidak cocok untuk semua jenis bisnis karena tergantung pada faktor-faktor seperti ukuran dan ketersediaan sumber daya. Ini paling bermanfaat bagi organisasi berukuran besar. Selain itu, BPR mungkin tidak cocok untuk semua jenis proses bisnis.
- Ada kemungkinan implementasi BPR meningkatkan efisiensi departemen atau tim dengan mengorbankan efisiensi proses secara keseluruhan.
- BPR tidak memberikan resolusi instan terhadap hasil bisnis, BPR lebih berkontribusi terhadap manfaat bisnis jangka panjang. Kolaborasi jangka panjang membutuhkan lebih banyak usaha dan waktu.
- Membutuhkan investasi sumber daya TI yang signifikan bersama dengan perencanaan yang tepat, eksekusi yang luar biasa, dan kerja sama tim yang kuat.
- Keuntungan dari penerapan BPR lebih besar daripada kerugiannya, yang cukup meyakinkan bagi para spesialis BPR untuk menerapkannya untuk meningkatkan hasil bisnis.
Perbedaan antara rekayasa ulang proses bisnis dan peningkatan proses bisnis
Istilah rekayasa ulang proses bisnis dan proses bisnis sering kali digunakan secara bergantian, namun keduanya tidak memiliki arti yang sama. Ada beberapa perbedaan mendasar yang membedakan kedua pendekatan tersebut. Perbedaan pertama muncul dari istilah itu sendiri, peningkatan adalah tindakan membuat sesuatu menjadi lebih baik, sedangkan proses rekayasa ulang berarti mendesain ulang struktur atau proses bisnis secara menyeluruh.
Upaya rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering/BPR) biasanya terbatas pada proyek dan berfokus pada membangun proses dari awal. Upaya ini tersebar di seluruh organisasi dan membutuhkan perubahan pola pikir yang mendasar. Di sisi lain, peningkatan proses bisnis (BPI) adalah upaya berkelanjutan yang tersebar di seluruh proyek.
Tujuan utama dari upaya peningkatan proses adalah untuk mengubah proses yang ada untuk mengoptimalkannya. Upaya peningkatan proses tidak tersebar di seluruh organisasi dan membutuhkan perubahan pola pikir secara bertahap. BPR melihat gambaran yang lebih luas dari produktivitas bisnis. BPI membantu mengidentifikasi kemacetan proses dan merekomendasikan perubahan pada fungsi-fungsi tertentu.
Perbandingan lainnya adalah antara rekayasa ulang proses bisnis dan peningkatan berkelanjutan. Perbaikan berkelanjutan adalah upaya berkelanjutan untuk meningkatkan produk, layanan, atau proses. Upaya-upaya menuju peningkatan berkelanjutan termasuk peningkatan bertahap, di mana peningkatan dapat tercermin secara bertahap dari waktu ke waktu. Rekayasa ulang proses bisnis dianggap sebagai bagian dari peningkatan berkelanjutan, karena tim mencari cara untuk meningkatkan proses bisnis sebagai bagian dari keseluruhan cakupan peningkatan berkelanjutan.
Menjelajahi hubungan BPM dan BPR
Perbandingan lain yang patut dibahas adalah perbedaan antara BPR dan manajemen proses bisnis (BPM). BPM adalah disiplin manajemen yang berfokus pada pendefinisian dan pengotomatisan proses yang sudah ada. BPR di sisi lain sepenuhnya menata ulang cara bisnis beroperasi dan merancang proses rekayasa ulang dari perspektif pengalaman pelanggan.
BPR memiliki taruhan yang lebih tinggi karena proses dan peran yang ada saat ini dapat sepenuhnya dikesampingkan oleh inisiatif rekayasa ulang. Perspektif yang menarik di sini adalah bahwa strategi BPM yang baik dapat mengurangi kebutuhan BPR. Setiap inisiatif BPR menuntut banyak usaha dan waktu dan untuk sementara waktu mempengaruhi produktivitas organisasi. BPM yang baik menghasilkan proses yang lancar dan efektif, yang pada gilirannya mengurangi kebutuhan untuk rekayasa ulang proses.
Strategi manajemen proses bisnis yang dirancang dengan baik dapat memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan juga kebutuhan di masa depan yang muncul sebagai akibat dari ekspansi bisnis. BPM yang kuat mendefinisikan peran dalam proses dengan jelas sehingga setiap pemangku kepentingan tahu persis apa yang diharapkan dari peran mereka. Sebaliknya, BPM yang tidak dirancang dengan baik akan menimbulkan kemacetan dan masalah yang sulit dilacak dan diselesaikan.
Ketika manajemen proses bisnis tidak direncanakan dan dijalankan dengan baik, kebutuhan untuk merekayasa ulang proses akan sangat sering muncul. Ketika anda menjalankan inisiatif BPM dengan bantuan alat otomatisasi alur kerja tanpa kode seperti Cflow, tingkat keberhasilannya meningkat secara substansial. Alat otomatisasi yang kaya akan visual seperti Cflow memberikan pemahaman yang lebih baik tentang proses, yang pada gilirannya memudahkan untuk mendefinisikan inisiatif BPM dengan jelas.
Ketergantungan TI pada BPR
Teknologi informasi memainkan peran penting dalam keberhasilan BPR. Hal ini meningkatkan efektivitas implementasi BPR. Dari database bersama hingga jaringan telekomunikasi hingga alat pendukung keputusan - TI menyediakan beberapa alat untuk implementasi BPR. Otomatisasi manajemen proses bisnis adalah alat yang sangat berguna untuk implementasi BPR.
Otomatisasi alur kerja membantu meningkatkan efisiensi proses dengan menghilangkan redundansi dan pengulangan dari operasi bisnis. Cflow adalah alat otomatisasi alur kerja yang dapat mengotomatiskan alur kerja bisnis utama dalam jangka waktu yang sangat singkat. Alur kerja dapat sepenuhnya disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang unik.
Kesimpulan
Keputusan untuk melakukan rekayasa ulang proses bisnis harus diambil setelah mempertimbangkan semua faktor yang telah dijelaskan pada bagian di atas. Strategi rekayasa ulang harus fokus pada penggunaan teknologi untuk meningkatkan layanan dan keterlibatan pelanggan. Alat otomatisasi alur kerja seperti Cflow dapat sangat berguna dalam keberhasilan implementasi BPR.
Secara sederhana, rekayasa ulang proses bisnis berarti mengubah cara seseorang melakukan pekerjaan sehingga hasil yang lebih baik dapat dicapai. BPR mendefinisikan ulang alur kerja untuk meningkatkan layanan nasabah, mencapai tingkat efisiensi yang lebih tinggi, dan memangkas biaya operasional. Implementasi BPR perlu direncanakan dan dilaksanakan secara sistematis.
Disadur dari: cflowapps.com