Perusahaan yang paling sukses secara finansial di dunia tidak mendapatkannya secara kebetulan. Sebaliknya, mereka meluangkan waktu dan berusaha keras untuk mempekerjakan karyawan yang tepat dan mempraktikkan prinsip-prinsip bisnis yang baik. Dengan cara ini, mereka dapat menghasilkan cukup uang untuk berkembang.
Namun dalam beberapa kasus, perusahaan gagal menghasilkan keuntungan karena mereka salah mengelola inventaris mereka. “Persediaan” mengacu pada jumlah semua produk atau layanan yang ingin dijual oleh bisnis, baik kepada pengguna akhir atau bisnis lain. Ini berlaku untuk semua tahap produk atau layanan mulai dari pembuatan hingga penyelesaian dan penjualan akhir. Para profesional yang terlibat dalam rantai pasokan bisnis harus memiliki pengetahuan tentang manajemen inventaris dan jenis-jenis inventaris utama.
Manajemen inventaris adalah fungsi penting bagi bisnis ritel dan manufaktur yang tujuan utamanya adalah menjual barang atau jasa. Mengatasi inventaris dengan hati-hati membantu meminimalkan biaya pada neraca perusahaan setiap kali perusahaan tersebut memesan pengiriman barang. Agar perusahaan besar atau bisnis kecil dapat berkembang, pemimpinnya harus terampil dalam praktik akuntansi persediaan yang tepat, termasuk pengadaan stok yang cukup dan mengidentifikasi potensi kekurangan produk.
Meskipun persediaan mencakup berbagai jenis tertentu, ada empat jenis utama yang perlu diperhatikan. Ini termasuk bahan baku dan komponen, barang dalam proses, barang jadi, dan persediaan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO).
Apa Itu manajemen persediaan?
Untuk bisnis dari semua ukuran, manajemen inventaris adalah proses yang diperlukan untuk memaksimalkan keuntungan dan meminimalkan kerugian. Karena rantai pasokan yang lengkap terdiri dari begitu banyak bagian yang bergerak, bisnis harus menerapkan sistem untuk melacak inventaris mereka. Seiring pertumbuhan bisnis, begitu pula dengan inventaris dan kebutuhan untuk mengelolanya secara efisien.
Sebagian besar organisasi menggunakan sistem berikut ini untuk mengelola inventaris:
- Catatan mental dan intuisi. Meskipun beberapa orang mungkin mencoba melacak inventaris sendiri, tidak ada bisnis yang harus mengandalkannya.
- Solusi berbasis kertas. Dengan inventaris yang lebih besar, muncul kebutuhan untuk mencatat daftar pada dokumen seperti buku catatan atau buku besar.
- Manajemen berbasis Excel. Sudah menjadi hal yang umum bagi perusahaan dari berbagai ukuran untuk melacak inventaris mereka melalui Excel, QuickBooks, atau program perangkat lunak berbasis spreadsheet lainnya. Spreadsheet virtual nyaman dan berguna untuk melacak inventaris besar dan kecil.
- Perangkat lunak manajemen inventaris khusus. Untuk sebagian besar organisasi multinasional atau organisasi yang ekspansif, perangkat lunak manajemen inventaris khusus mungkin diperlukan untuk membantu mengawasi semua langkah rantai pasokan.
Bisnis mengandalkan manajemen inventaris yang efektif untuk mengontrol aliran inventaris di berbagai tingkatan. Sebagai contoh, produsen sepatu terlibat dalam manajemen inventaris ketika mengidentifikasi apa dan berapa banyak stok yang harus dipesan pada waktu tertentu. Dengan cara ini, produsen dapat mempersiapkan diri untuk menghadapi potensi gangguan dalam siklus penawaran dan permintaan iklim ekonomi.
Tahapan manajemen persediaan
Mengelola inventaris melibatkan semua fase rantai pasokan. Fase-fase ini meliputi:
- Pembelian. Sebuah bisnis perlu membeli persediaan sebelum dapat mulai membuat dan menjual produk. Perhatian khusus harus diberikan pada berapa banyak yang dibeli dan kapan.
- Produksi. Berikutnya adalah menyusun komponen dan mengubahnya menjadi produk yang dapat digunakan untuk konsumen atau bisnis lain. Produk ini mungkin termasuk buku, pakaian, elektronik, peralatan konstruksi, makanan kemasan, dan banyak lagi.
- Penyimpanan stok. Banyak bisnis menyimpan stok ekstra - terkadang disebut “stok pengaman” - untuk mempersiapkan diri menghadapi kejadian tak terduga, menghindari kekurangan stok, atau menghemat uang dalam jangka panjang.
- Penjualan. Salah satu langkah terakhir dari rantai pasokan adalah bisnis menjual produk jadi untuk digunakan konsumen. Manajemen penjualan termasuk mengantisipasi permintaan, mengidentifikasi pembeli, dan mengirimkan produk.
- Pelaporan. Setelah penjualan dilakukan, manajer inventaris harus menyimpan catatan semua data seputar produk mulai dari pembuatan hingga pengiriman. Pelaporan dan pencatatan data ini dapat menjaga proses berjalan dengan lancar, terutama untuk upaya manajemen inventaris di masa mendatang.
Sumber: wgu.edu
Empat jenis persediaan
Menjalankan rantai pasokan yang efisien membutuhkan pengetahuan tentang cara mengelompokkan dan melacak barang fisik ke dalam empat kategori berikut, dari awal hingga akhir:
- Bahan baku. Bahan baku adalah bahan dasar untuk membuat produk yang akan dijual. Bahan baku adalah bagian awal yang dibutuhkan untuk membentuk produk jadi. Sebagian besar bahan mentah dibuat oleh perusahaan manufaktur yang berspesialisasi dalam memproduksinya untuk dijual ke bisnis lain. Contoh bahan mentah termasuk plastik, karet, kayu, minyak, kain, dan logam. Bahan baku ini dapat dibagi lagi menjadi dua kategori. Bahan langsung yang digunakan dalam produk akhir.
- Bahan tidak langsung atau barang yang tidak ada dalam produk akhir tetapi digunakan untuk membantu pembuatannya, seperti lift pabrik atau ban berjalan, misalnya.
- Barang dalam proses. Jenis inventaris ini mengacu pada apa pun dalam rantai pasokan yang saat ini sedang dibuat atau dikerjakan. Bahan mentah, bahan pengemasan, dan komponen serupa lainnya merupakan bagian terbesar dari barang yang sedang dikerjakan. Ini dapat mencakup bahan baku langsung dan tidak langsung, tetapi produk dalam kategori ini belum selesai. Contoh barang dalam proses adalah kertas untuk produsen buku atau tekstil untuk toko furnitur.
- Barang jadi. Produk ini sudah jadi dan siap untuk dijual dan digunakan. Barang jadi dapat dibuat sesuai pesanan atau dibuat untuk persediaan. Barang yang dibuat sesuai pesanan (MTO) adalah barang yang dipesan oleh bisnis atau pelanggan sebelumnya, sedangkan barang yang dibuat sesuai stok (MTS) disimpan sampai dibeli. Prinsip penawaran dan permintaan menentukan jenis barang jadi yang dibuat. Contoh barang jadi antara lain kotak sepatu, tuna kaleng, dan iPad dalam kemasan.
Persediaan pemeliharaan, Perbaikan, dan Pengoperasian (MRO). Persediaan MRO terdiri dari semua barang yang digunakan perusahaan untuk membuat produk. Persediaan ini dapat disimpan di gudang, di tempat penyimpanan, atau di dalam mobil pengiriman. Apa pun mulai dari obeng atau pengepres hidrolik hingga sapu sederhana dapat memenuhi syarat sebagai persediaan MRO.
Jenis persediaan lainnya
Rantai pasokan bisa jadi canggih, terutama dalam ekonomi global saat ini. Banyak kategori inventaris lain yang ada di samping empat jenis utama untuk membantu mendefinisikan manajemen inventaris.
- Komponen. Ini cenderung berupa barang kecil yang disertakan dalam barang jadi yang merupakan bagian dari konstruksinya, seperti sekrup, paku, atau baut.
- Bahan pengemasan dan pengemasan. Produk jadi harus dikemas dengan benar agar tetap dalam kondisi baik untuk dijual. Bisnis menggunakan bahan seperti styrofoam, selotip, dan staples untuk tujuan ini.
- Stok pengaman dan stok antisipasi. Ini adalah stok tambahan yang dapat disimpan perusahaan jika terjadi peristiwa tak terduga seperti kekurangan. Menyimpan stok pengaman membutuhkan biaya, tetapi dapat menjadi pilihan yang bijaksana, terutama jika harga bahan baku atau komponen naik.
- Memisahkan persediaan. Beberapa produsen menyimpan persediaan ekstra di sepanjang jalur produksi atau di stasiun kerja untuk menjaga produksi tetap lancar jika terjadi penundaan.
- Persediaan transit. Produk apa pun yang dikirim dari perusahaan ke pengguna akhir atau ke fasilitas penyimpanan akan dianggap sebagai persediaan transit.
- Persediaan siklus. Persediaan siklus mencakup apa pun yang saat ini tersedia untuk memenuhi permintaan.
- Persediaan jasa. Meskipun kurang berwujud, persediaan jasa masih merupakan aset untuk bisnis tertentu, termasuk yang bergerak di bidang layanan makanan dan perhotelan. Ini mengacu pada jumlah layanan yang dapat diberikan dalam periode tertentu.
- Persediaan teoritis. Jenis persediaan ini mendefinisikan jumlah stok paling sedikit yang dibutuhkan perusahaan untuk menghasilkan barang jadi tanpa penundaan.
Mengapa manajemen persediaan penting
Mengelola inventaris secara efektif itu penting karena dapat membantu bisnis memahami cara membeli jumlah stok yang tepat pada waktu yang tepat. Tujuan utama dari manajemen inventaris adalah untuk menghasilkan aliran pendapatan yang stabil bagi sebuah organisasi. Manajer, pekerja, dan individu lain dalam suatu organisasi tidak dapat mencapai hal ini kecuali mereka memiliki pengaruh yang terukur pada rantai pasokan yang bersangkutan.
Manajer inventaris sangat penting bagi ekonomi bisnis global karena pekerjaan mereka mencegah biaya perusahaan yang berlebihan dan membebaskan aset perusahaan untuk perencanaan yang lebih menyeluruh untuk investasi yang lebih cerdas serta evaluasi akun, laporan keuangan, dan banyak lagi. Manajemen inventaris yang cermat memberdayakan perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan dan tetap fleksibel secara finansial.
Kesimpulan utama
Tidak ada satu metode yang cocok untuk semua perusahaan dalam manajemen inventaris. Pendekatan satu perusahaan mungkin berbeda dengan perusahaan lain tergantung pada ukuran, model bisnis, dan basis kliennya. Bisnis yang bergerak di bidang peralatan olahraga mungkin menggunakan metode masuk pertama, keluar pertama (FIFO) saat mereka menjual produk jadi, sementara restoran burger mungkin menggunakan metode masuk terakhir, keluar pertama (LIFO) saat melayani pelanggan.
Cara terbaik untuk mengelola inventaris harus ditentukan oleh pimpinan perusahaan yang berspesialisasi dalam manajemen rantai pasok. Mereka harus ingat bahwa mereka tidak akan dapat mengembangkan bisnis mereka kecuali mereka memahami dan mengendalikan inventaris mereka.
Jika Anda ingin bekerja di bidang manajemen inventaris, pertimbangkan WGU. Kami menawarkan program-program seperti manajemen bisnis dan rantai pasokan serta manajemen operasi yang dapat membantu Anda memperoleh keterampilan untuk mengelola inventaris dengan sukses. Program bisnis kami bersifat online, terakreditasi, dan dirancang dengan masukan dari para pakar industri, sehingga Anda dapat memperoleh gelar yang dihormati dengan kecepatan yang sesuai untuk Anda.
Selain itu, melalui model pendidikan berbasis kompetensi WGU, Anda dapat maju dalam studi Anda secepat Anda menguasai materi dan mengikuti ujian ketika Anda siap.
Disadur dari: wgu.edu