Seiring pertumbuhan dan perkembangan bisnis, sistem mereka mungkin menjadi usang atau kurang efisien. Membuat pelengkap pada sistem yang sudah ada atau menggantinya sesuai kebutuhan sering kali membantu perusahaan meningkatkan kinerjanya. Untuk menyelesaikan proses ini secara efektif, para profesional bisnis yang tertarik untuk mengembangkan metode untuk meningkatkan efisiensi organisasi mereka dapat mengambil manfaat dari mempelajari analisis dan desain sistem.
Dalam artikel ini, kami mendefinisikan proses analisis dan desain sistem, menguraikan manfaat dari proses ini, dan membuat daftar tujuh alat dan teknik yang dapat membantu organisasi Anda dalam mengimplementasikan proses analisis dan desain sistem berikutnya.
Apa yang dimaksud dengan proses analisis dan desain sistem?
Analisis dan desain sistem adalah proses yang digunakan banyak perusahaan untuk mengevaluasi situasi bisnis tertentu dan mengembangkan cara untuk memperbaikinya melalui metode yang lebih optimal. Perusahaan dapat menggunakan proses ini untuk membentuk kembali organisasi mereka atau memenuhi tujuan bisnis yang terkait dengan pertumbuhan dan profitabilitas. Analisis dan desain sistem juga biasanya menekankan pada bagaimana sistem bekerja, hubungannya dengan subsistem lain, dan kemampuan keduanya untuk memenuhi tujuan tertentu. Hal ini sering kali melibatkan analisis kinerja sistem dan kualitas keluarannya.
Analisis sistem mengacu pada proses pengumpulan data, menginterpretasikan informasi, mengidentifikasi masalah, dan menggunakan hasilnya untuk merekomendasikan atau mengembangkan perbaikan sistem yang memungkinkan. Selama tahap ini, perusahaan juga dapat mengevaluasi kebutuhan bisnis di masa depan dan bagaimana perbaikan dapat menjawab kebutuhan tersebut. Desain sistem melibatkan proses di mana sebuah organisasi, dalam situasi yang tepat, mengembangkan sistem atau strategi yang lebih baru untuk melengkapi atau menggantikan sistem yang sudah ada. Siklus desain dan pengembangan ini meliputi perencanaan, analisis, desain, implementasi, dan pemeliharaan.
Terkait: 7 fase siklus hidup pengembangan sistem (SDLC)
Manfaat analisis dan desain sistem
Manfaat yang paling umum dari analisis dan desain sistem adalah memperbaiki sistem yang sudah ada dan menikmati peningkatan efisiensi operasional. Berikut adalah daftar manfaat lain yang dapat Anda dan organisasi yang mempekerjakan Anda nikmati dari praktik ini:
- Memungkinkan pemahaman struktur yang rumit
- Memungkinkan manajemen yang lebih baik dari setiap perubahan bisnis
- Menyelaraskan organisasi dengan lingkungan dan prioritas strategisnya
- Meminimalkan masalah TI dan mengurangi beban kerja karyawan TI
- Mengurangi biaya di area tertentu, menghemat uang dan sumber daya organisasi untuk digunakan di departemen lain
- Mengidentifikasi potensi risiko dan ancaman terhadap proses sebelum muncul
- Meningkatkan kualitas sistem secara keseluruhan
- Meningkatkan kegunaan sistem oleh karyawan
- Meningkatkan produktivitas dan kepuasan pelanggan
7 alat dan teknik analisis dan desain sistem
Pertimbangkan daftar alat dan teknik berikut ketika menggunakan analisis dan desain sistem di organisasi Anda:
Diagram aliran data (DFD) atau bagan gelembung
Teknik ini membantu organisasi dengan mengatur persyaratan awal dari sebuah sistem dalam bentuk grafis. Banyak perusahaan merasa teknik ini sangat membantu ketika pengguna menginginkan bahasa komunikasi yang jelas, namun desain sistem yang dibutuhkan masih belum jelas. DFD mengilustrasikan bagaimana informasi mengalir di antara berbagai fungsi sistem dan menunjukkan proses implementasi sistem saat ini. DFD juga meringkas informasi apa yang diproses oleh sistem, transformasi apa yang dilakukannya, di mana sistem menyimpan data, hasil apa yang dihasilkannya, dan ke mana hasil tersebut pergi. Desain grafis DFD sering kali membuat komunikasi lebih mudah antara pengguna dan analis atau analis dan perancang.
Diagram ini hadir dalam dua bentuk. DFD fisik menggambarkan bagaimana sistem saat ini beroperasi dan bagaimana sebuah organisasi dapat mengimplementasikan sistem yang baru. Ini mengungkapkan fungsi mana yang dilakukan sistem dan memberikan rincian tentang perangkat keras, perangkat lunak, file, dan orang. DFD logis hanya berfokus pada aliran data antar proses. DFD ini menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi, bukan hanya sistem. DFD logis juga menjelaskan peristiwa sistem dan data yang diperlukan untuk setiap peristiwa.
Kamus data
Kamus data adalah wadah terstruktur untuk elemen data dalam suatu sistem. Kamus ini menyimpan deskripsi dari semua elemen data dalam diagram alir data. Elemen-elemen data ini dapat mencakup proses, rincian dan definisi aliran data, penyimpanan data dan data di dalam penyimpanan data tersebut. Kamus ini juga menyimpan informasi tentang hubungan antar elemen data. Kamus data umumnya meningkatkan komunikasi antara pengguna dan analis sistem. Kamus data juga merupakan bagian penting dalam membangun basis data karena analis dapat menggunakannya untuk memanipulasi dan mengontrol akses basis data.
Ada dua jenis kamus data. Kamus aktif berhubungan dengan database tertentu dan diperbarui secara otomatis dengan sistem manajemen data. Hubungannya dengan database tertentu terkadang membuatnya lebih sulit untuk mentransfer data. Kamus data pasif tidak terhubung ke server atau basis data tertentu, yang dapat meningkatkan upaya pemindahan data. Kamus ini tidak diperbarui secara otomatis dan memerlukan pemeliharaan manual untuk mencegah metadata yang tidak sinkron.
Pohon keputusan
Pohon keputusan membantu bisnis dalam mendefinisikan hubungan dan keputusan yang kompleks dalam diagram yang terorganisir. Diagram ini mengungkapkan kondisi dan tindakan alternatif dalam bentuk pohon horizontal dan menunjukkan kondisi mana yang dapat dipertimbangkan oleh organisasi terlebih dahulu, kemudian masing-masing dalam urutan kepentingan. Pohon keputusan menggambarkan hubungan setiap kondisi dengan tindakannya, yang memungkinkan analis untuk mempertimbangkan urutan keputusan dan mengidentifikasi yang terbaik. Hal ini menggambarkan representasi tunggal dari hubungan antara kondisi dan tindakan, yang dapat membatasi informasi tentang kombinasi tindakan lain yang dapat diuji oleh analis.
Tabel keputusan
Tabel keputusan dapat meningkatkan pemahaman umum tentang hubungan logis yang kompleks dengan menyediakan matriks baris dan kolom untuk mendefinisikan masalah dan tindakan yang mungkin dilakukan. Organisasi mungkin menemukan alat ini berguna dalam situasi di mana tindakan tertentu bergantung pada terjadinya satu atau kombinasi kondisi. Dalam tabel keputusan, aturan keputusan mendefinisikan hubungan antara keputusan, kondisi, dan tindakan. Berikut adalah komponen umum dari tabel keputusan:
- Rintisan kondisi: Bagian ini adalah kuadran kiri atas dan mencantumkan semua kondisi yang dapat diperiksa oleh seorang profesional dalam suatu situasi.
- Rintisan tindakan: Bagian ini merupakan kuadran kiri bawah dan mendefinisikan tindakan yang dapat dilakukan sistem untuk memenuhi kondisi tertentu.
- Entri kondisi: Ini adalah kuadran kanan atas dan memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan organisasi di bagian rintisan kondisi.
- Entri tindakan: Ini adalah kuadran kanan bawah dan mengidentifikasi tindakan yang sesuai dari jawaban atas kondisi di bagian entri kondisi.
Bahasa Inggris terstruktur
Analis sistem sering menggunakan bahasa Inggris terstruktur karena sering kali memberikan deskripsi yang lebih mudah dimengerti dan tepat dari suatu proses. Bahasa Inggris terstruktur sering kali membantu pengguna non-teknis untuk memahami desain program komputer dengan memisahkannya ke dalam langkah-langkah logis menggunakan kata-kata bahasa Inggris yang lugas. Organisasi dapat mengambil manfaat dari metode ini ketika mereka mempertimbangkan urutan dan perulangan dalam suatu program dan suatu masalah membutuhkan urutan tindakan dengan keputusan.
Proses ini dihasilkan dari bahasa pemrograman terstruktur berdasarkan logika prosedural yang menggunakan kalimat perintah dan konstruksi untuk melakukan operasi untuk suatu tindakan. Bahasa ini tidak mengandung aturan sintaks yang ketat dan mengekspresikan semua logika melalui struktur keputusan dan iterasi yang berurutan. Berikut ini adalah beberapa panduan yang biasanya diikuti oleh para profesional saat menggunakan Bahasa Inggris Terstruktur:
- Tulis pernyataan yang jelas dan tidak ambigu.
- Gunakan satu baris per elemen logika.
- Gunakan huruf besar untuk kata kunci.
- Garis bawahi kata atau frasa yang muncul dalam kamus data.
- Tandai baris komentar dengan tanda bintang.
Pseudocode
Pseudocode biasanya menggunakan aturan struktural bahasa pemrograman normal, namun para profesional menggunakannya untuk interpretasi manusia, bukan untuk interpretasi mesin. Ini berarti bahwa pseudocode sering kali menghilangkan detail yang diperlukan untuk pembacaan mesin, seperti kode khusus bahasa. Pseudocode mengekspresikan logika dalam bahasa Inggris biasa dan sering kali menggunakan logika pemrograman fisik tanpa menggunakan pengkodean yang sebenarnya. Para profesional juga dapat menggunakan ini bersama dengan pemrograman terstruktur. Mereka biasanya membuat pseudocode saat pertama kali mengelola algoritma baru dan kemudian menerjemahkan kode tersebut ke dalam bahasa pemrograman target. Hal ini sering kali menggantikan diagram alir dalam sebuah program.
Simulasi
Simulasi biasanya melibatkan pengembangan model numerik yang menggambarkan aktivitas sistem dalam bentuk kejadian individu di segmen individu sistem. Metode ini membantu analis sistem melakukan investigasi pengujian terhadap model umum suatu sistem. Metode ini sering membantu organisasi mengevaluasi efek dari perubahan pada suatu proses atau segmen. Analis juga dapat menggunakan simulasi untuk memprediksi bagaimana sistem baru dapat berfungsi dan berkinerja dibandingkan dengan sistem yang lama.
Disadur dari: indeed.com