Perencanaan kapasitas adalah cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Perencanaan kapasitas membantu Anda mengidentifikasi area potensial untuk pertumbuhan, yang meningkatkan hasil investasi, dan mempertahankan moral karyawan yang baik. Perencanaan kapasitas sumber daya Anda sangat membantu ketika Anda mengelola beberapa proyek karena meningkatkan peluang Anda untuk menyelesaikannya sesuai jadwal dan anggaran.
Menggunakan perencanaan berbasis kapasitas membantu memangkas biaya sekaligus memaksimalkan nilai sumber daya di semua area bisnis. Mari kita lihat perencanaan kapasitas, keuntungan membuat strategi perencanaan kapasitas yang andal, dan praktik terbaiknya.
Apa itu perencanaan kapasitas?
Perencanaan kapasitas mengacu pada penyeimbangan sumber daya yang tersedia untuk memenuhi persyaratan kapasitas proyek atau permintaan pelanggan. Kapasitas dalam manajemen proyek dan rantai pasok adalah jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan oleh organisasi dalam waktu tertentu.
Proses perencanaan kapasitas menentukan kapasitas produksi yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan konsumen yang berubah-ubah. Dalam perencanaan kapasitas, kapasitas desain adalah kemampuan optimal institusi untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Organisasi menggunakan perencanaan kapasitas untuk memperkirakan kapasitas produksi mereka untuk beradaptasi dengan pergeseran permintaan barang mereka.
Apa saja 3 jenis perencanaan kapsitas?
Ada tiga jenis perencanaan kapasitas yang sangat berbeda, tetapi semuanya berkisar pada tujuan yang sama: untuk memastikan bisnis Anda memiliki informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat. Berikut adalah tiga kategori perencanaan kapasitas.
Tenaga kerja
Memastikan Anda memiliki staf yang cukup untuk menangani beban kerja yang diantisipasi di masa depan adalah tujuan dari perencanaan kapasitas tenaga kerja. Perencanaan kapasitas tenaga kerja memberikan Anda informasi tentang apakah Anda memiliki jumlah karyawan, keahlian, dan peran pekerjaan yang sesuai untuk memenuhi permintaan.
Rencana kapasitas tenaga kerja Anda dapat menunjukkan ketika Anda memiliki terlalu sedikit karyawan, sehingga Anda memiliki waktu dan pengetahuan untuk mempekerjakan lebih banyak karyawan. Demikian pula, rencana ini dapat memberi tahu Anda ketika Anda memiliki terlalu banyak karyawan, sehingga Anda dapat mempertimbangkan untuk merampingkan atau memindahkan mereka ke departemen lain.
Perencanaan kapasitas tenaga kerja memastikan Anda memiliki karyawan yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan organisasi Anda dan bahwa mereka hadir di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
Perencanaan kapasitas tenaga kerja membantu Anda mewujudkan lebih banyak inisiatif tepat waktu dan sesuai anggaran, serta menyenangkan pelanggan dan mencegah kelelahan karyawan. Kelelahan karyawan Anda dapat mengakibatkan peningkatan perputaran, lebih banyak hari sakit, dan penurunan produktivitas.
Proyek
Jenis perencanaan kapasitas yang kedua memastikan perencanaan dan pendanaan yang tepat untuk berbagai kebutuhan proyek Anda. Perencanaan kapasitas proyek membantu Anda memperkirakan dampak dari tujuan Anda terhadap bisnis Anda.
Dengan memberikan perkiraan yang masuk akal tentang berapa banyak uang yang dapat dan tidak dapat Anda keluarkan untuk setiap proyek, Anda menetapkan tingkat pengeluaran yang sesuai untuk semua inisiatif di masa depan. Jenis perencanaan ini memastikan Anda terhindar dari pengeluaran yang berlebihan atau kekurangan dana dan memberikan Anda data yang menunjukkan berapa banyak proyek yang dapat Anda selesaikan dalam periode tertentu.
Yang paling penting adalah bahwa proyek-proyek tersebut tetap berada dalam anggaran sambil memberikan perkiraan yang akurat, yang akan membantu organisasi menentukan apakah mereka menangani sumber dayanya secara optimal. Perencanaan kapasitas proyek dapat memberikan Anda keunggulan kompetitif melalui lebih banyak pendapatan, lebih sedikit persaingan, dan keuntungan yang lebih baik.
Alat
Perencanaan kapasitas alat memastikan Anda memiliki fasilitas yang memadai untuk menyelesaikan pekerjaan, termasuk peralatan untuk jalur perakitan atau mesin yang diperlukan untuk memproduksi dan mendistribusikan produk Anda.
Perencanaan kapasitas alat memastikan Anda memanfaatkan sumber daya terbaik yang tersedia dengan menyediakan akses ke teknik dan bahan yang paling efektif untuk melaksanakan rencana Anda. Peralatan Anda harus praktis dan mudah digunakan serta memberikan informasi akurat yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan bisnis yang tepat.
Strategi perencanaan kapasitas yang penting
Manfaat utama dari strategi perencanaan kapasitas yang diimplementasikan dengan baik adalah meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi Anda. Berikut ini adalah strategi perencanaan kapasitas yang berbeda untuk organisasi Anda.
Strategi 1: strategi lag
Perencanaan menggunakan strategi lag berarti memiliki sumber daya yang memadai untuk memenuhi permintaan aktual, bukan permintaan yang diantisipasi. Strategi lag adalah pendekatan konservatif untuk perencanaan kapasitas yang menjamin biaya serendah mungkin.
Kelemahan potensial dari strategi lag adalah dapat menyebabkan keterlambatan dalam menyediakan barang atau jasa kepada klien. Strategi jeda dapat mencegah Anda mencapai tenggat waktu jika Anda tiba-tiba melihat pesanan yang membludak atau mendapatkan klien baru yang menuntut waktu penyelesaian yang cepat.
Misalnya, jika Anda mengharapkan peningkatan penjualan tetapi hanya memiliki setengah dari tim penjualan untuk memenuhi permintaan, staf penjualan Anda kemungkinan akan bekerja lembur atau membatalkan rencana lain untuk memenuhi permintaan yang meningkat. Kelemahannya adalah Anda mungkin akan membebani tim Anda secara berlebihan, yang menyebabkan kelelahan. Namun, dengan strategi jeda, Anda memangkas biaya perekrutan karyawan baru.
Strategi 2: strategi memimpin
Tujuan utama dari perencanaan kapasitas memimpin adalah memiliki sumber daya yang memadai untuk memenuhi proyeksi permintaan. Pengambilan risiko dalam strategi memimpin lebih tinggi daripada strategi lag. Strategi memimpin membutuhkan investasi satu kali untuk meningkatkan kapasitas. Sebelum permintaan pengunjung meningkat, Anda merekrut pekerja tambahan atau membeli lebih banyak peralatan.
Meninjau data analitik
Keuntungan utama dari strategi memimpin adalah Anda menjaga semua klien Anda tetap puas dan memenuhi tenggat waktu produksi meskipun ada peningkatan pesanan secara tiba-tiba.
Kekurangannya adalah jika volume pemesanan tetap sama, Anda akan memiliki personel tambahan yang mungkin tidak Anda perlukan. Jika Anda merekrut personel baru tetapi tidak mendapatkan pesanan yang diharapkan, Anda akan merugi karena harus membayar staf untuk menunggu.
Misalnya, melalui strategi memimpin, jika Anda bekerja di perusahaan penjualan dan memiliki acara besar dalam beberapa bulan ke depan, namun ternyata staf Anda hanya memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan setengah dari beban kerja yang diharapkan, Anda bisa mempekerjakan lebih banyak karyawan untuk menggantikan pekerjaan tersebut.
Strategi 3: strategi pertandingan
Strategi pertandingan berada di antara strategi lag dan lead. Strategi pertandingan membantu Anda merencanakan kapasitas strategis secara lebih teratur. Anda mengawasi perubahan di pasar dan permintaan yang diharapkan dan dapat memenuhi permintaan yang sebenarnya.
Anda memodifikasi manajemen kapasitas menggunakan data yang diperoleh untuk memenuhi permintaan secara bertahap. Dengan risiko yang lebih kecil daripada strategi memimpin, dan potensi peningkatan yang lebih signifikan daripada strategi lag, pendekatan strategi pencocokan memberikan fleksibilitas yang paling efektif.
Misalnya, dengan menggunakan strategi pencocokan, jika sistem point-of-sale Anda menunjukkan penurunan permintaan yang tiba-tiba untuk satu produk, Anda dapat dengan cepat menyesuaikan diri dengan menugaskan lebih sedikit staf ke departemen tersebut atau mengalokasikan lebih banyak sumber daya ke proyek lain.
Apa manfaat dari perecanaan kapasitas?
Proses perencanaan kapasitas mengidentifikasi dan memenuhi permintaan aktual dan masa depan untuk produk Anda.
Keandalan
Ketersediaan sumber daya dalam manajemen proyek memengaruhi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek tertentu. Jauh lebih baik untuk mengetahui fasilitas spesifik yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek pada waktu tertentu sejak awal.
Rencana kapasitas mengambil ketersediaan setiap sumber daya dan membuatnya dapat diakses di satu lokasi, yang secara efektif merupakan rencana sumber daya gabungan. Mengetahui bahwa rencana manajemen proyek Anda saat ini dapat dipercaya akan sangat bermanfaat bagi manajer proyek.
Retensi staf
Mempekerjakan staf yang tepat adalah salah satu tantangan terbesar Anda sebagai manajer proyek. Ketika Anda kekurangan tenaga kerja, tim Anda saat ini akan marah dan frustrasi, membuat mereka kurang produktif dan tidak mungkin mengambil proyek baru, yang mengarah ke pergantian karyawan yang tinggi.
perencanaan interior di atas kertas
Dengan rencana kapasitas yang cerdas, Anda tidak perlu khawatir tentang perekrutan staf. Anda dapat memprediksi dan mengontrol keterampilan tim melalui perencanaan kapasitas. Alat perencanaan kapasitas dan sumber daya dapat memberikan informasi tentang penggunaan talenta untuk membantu Anda membuat keputusan perekrutan berdasarkan data, yang mengarah pada tingkat retensi staf yang lebih baik.
Margin proyek yang besar
Dengan menggunakan perencanaan kapasitas, Anda dapat membuat jadwal proyek yang paling baik menggunakan metode perencanaan sumber daya yang paling murah.
Misalnya, Anda mungkin memiliki proyek yang akan dimulai bulan depan, namun supervisor yang bisa dihubungi hanyalah supervisor senior. Dengan rencana kapasitas, Anda dapat melihat bahwa Anda dapat memulai proyek pada bulan berikutnya, menugaskan supervisor junior yang masih memenuhi syarat untuk melaksanakan tugas, dan menghindari risiko membebani klien secara berlebihan atau menunda proyek.
Mengantisipasi keterampilan tim
Alat bantu perencanaan kapasitas membantu Anda memobilisasi tim yang tepat untuk menjalankan proyek secara efektif. Data yang benar tentang keterampilan, ketersediaan, dan pengalaman staf memungkinkan Anda untuk menentukan kapan sebuah proyek atau tahap tertentu dari sebuah proyek membutuhkan lebih banyak sumber daya.
Anda dapat mencegah kesalahan dalam penugasan sumber daya dengan mengetahui di mana Anda memiliki cukup karyawan untuk mengerjakan proyek dan di mana Anda membutuhkan sumber daya manusia tambahan.
Mengalokasikan sumber daya
Dengan alokasi sumber daya tingkat lanjut, Anda dapat memastikan sumber daya akan tersedia saat Anda membutuhkannya. Selain itu, Anda dapat mengalokasikan sumber daya yang terbatas berdasarkan tujuan bisnis, memastikan bahwa Anda menugaskan anggota tim terbaik untuk tugas-tugas yang paling penting.
Selain itu, Anda dapat menemukan konflik dan mengidentifikasi kemacetan, waktu penggunaan sumber daya yang berlebihan atau tidak mencukupi, dan bahaya sumber daya lainnya yang mungkin perlu ditangani. Melakukan hal ini di awal dapat mengurangi biaya dan menciptakan strategi manajemen sumber daya yang membatasi produktivitas yang hilang.
Meminimalkan biaya
Biaya sumber daya yang digunakan untuk melaksanakan proyek Anda merupakan pertimbangan penting bagi organisasi mana pun.
Menyeimbangkan biaya penggunaan sumber daya dengan manfaat yang dapat Anda peroleh dari penggunaan sumber daya tersebut membantu menentukan apakah Anda akan dapat mencapai tujuan Anda atau tidak. Dengan mengetahui sumber daya mana yang sesuai untuk setiap tugas, Anda dapat mengelola biaya secara efektif.
Dengan informasi ini, Anda dapat memprediksi kapan waktu yang tepat untuk mengerjakan proyek baru dan kapan waktu yang tepat untuk fokus pada proyek yang sudah ada.
Membuat rencana kapasitas (langkah demi langkah)
Proses perencanaan kapasitas produk menambah fungsi perencanaan dan manajemen proyek bisnis, yang menghasilkan peningkatan profitabilitas. Mari kita lihat langkah-langkah untuk membuat rencana kapasitas yang sukses.
Langkah 1: memprediksi permintaan masa depan anda
Buat perkiraan akurat tentang pekerjaan yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek baru jika Anda tahu bahwa proyek tersebut akan datang. Anda bisa membandingkan perkiraan ini dengan kapasitas yang Anda miliki saat ini untuk mengetahui kapasitas sumber daya yang Anda perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Lihatlah perubahan dalam industri Anda dan di mana Anda dapat meningkatkan diri untuk menarik lebih banyak pelanggan. Jika Anda ingin memperluas operasi, kenali permintaan untuk produk Anda dan seberapa besar permintaan tersebut akan meningkat atau menurun di masa depan.
Langkah 2: tentukan batas kapasitas anda saat ini
Lihatlah kapasitas tim lintas fungsi Anda dan apa yang dapat mereka capai dalam waktu yang tersedia. Jangan lupa untuk memperhitungkan tugas-tugas rutin seperti pekerjaan administratif, email, kehadiran rapat, liburan, dan hari sakit. Hitung jumlah waktu yang harus dicurahkan oleh setiap anggota tim untuk proyek.
Langkah 3: mengukur keterampilan dan kemampuan staf anda
Pertimbangkan apakah anggota staf Anda memiliki keterampilan dan keahlian untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan efektif. Mereka harus berpengalaman dalam peran tertentu seperti manajemen proyek atau layanan pelanggan untuk pengalaman pengguna yang lebih baik.
Anda akan memiliki gambaran yang lebih baik tentang jenis staf yang Anda butuhkan jika Anda menganalisis sumber daya Anda saat ini secara akurat dan menentukan anggota staf mana yang dapat Anda alokasikan untuk proyek tertentu.
Langkah 4: pertimbangkan kebutuhan proyek anda
Ketika mengerjakan proyek yang membutuhkan lebih sedikit staf, perkirakan berapa banyak staf yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Jika Anda diminta untuk menyelesaikan proyek yang lebih besar, hitung berapa jam setiap anggota staf akan bekerja selama proyek berlangsung dan putuskan apakah Anda perlu merekrut lebih banyak karyawan.
Langkah 5: pilih perangkat lunak yang digunakan
Berdasarkan kebutuhan dan anggaran Anda, Anda dapat menentukan apakah berinvestasi pada solusi perangkat lunak khusus lebih hemat biaya daripada membeli alat perangkat lunak yang sudah jadi.
Meskipun spreadsheet dan bagan Gantt individual dapat merencanakan kapasitas, menggunakan perangkat lunak khusus adalah metode yang paling efisien untuk perencanaan kapasitas dan sumber daya.
Banyak aktivitas yang terjadi selama proyek berlangsung, dan jalur kritis dapat berubah secara drastis jika ada anggota staf yang tidak hadir karena sakit atau perubahan ruang lingkup proyek.
Selain itu, sumber daya sering kali dibagi di antara beberapa proyek, yang berdampak pada kebutuhan tenaga kerja. Dalam situasi yang rumit seperti ini, memodifikasi rencana secara manual akan memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Perangkat lunak perencanaan sumber daya dapat secara otomatis menyesuaikan rencana kapasitas hanya dengan beberapa klik.
Langkah 6: menyelaraskan kapasitas anda dengan permintaan
Sebagai administrator proyek, pastikan Anda mengalokasikan staf yang cukup untuk menyelesaikan proyek yang sedang berjalan. Gambaran akurat mengenai perencanaan sumber daya yang dibutuhkan dapat membantu menghemat uang dengan mencegah penggunaan sumber daya yang berlebihan.
Langkah 7: mulai mengalokasikan proyek anda
Anda dapat mempertimbangkan untuk mendistribusikan sumber daya setelah Anda mengetahui apa yang tersedia, persyaratan proyek, dan prioritas bisnis. Perencanaan kapasitas adalah proses yang dinamis dan berkelanjutan, dan rencana Anda mungkin perlu beradaptasi seiring dengan perubahan yang terjadi.
Misalnya, jika Anda menggunakan metode pencocokan untuk perencanaan kapasitas, Anda akan secara teratur menilai prediksi dan alokasi Anda untuk memastikan bahwa prediksi dan alokasi tersebut akurat dan layak untuk memenuhi permintaan.
Langkah 8: menganalisis indikator kinerja utama (KPIS) anda
Beberapa metrik, termasuk KPI proyek Anda, dapat mengukur kinerja Anda. Penilaian yang akurat atas kinerja tim Anda sangat penting untuk membuat keputusan yang tepat tentang kinerja bisnis saat ini dan masa depan.
Praktik terbaik perencanaan kapasitas
Dengan mengikuti praktik terbaik, Anda dapat meminimalkan biaya yang tidak perlu dan meningkatkan kemampuan Anda untuk memberikan pekerjaan berkualitas tinggi kepada orang-orang yang paling membutuhkan. Perkiraan kapasitas aktual yang akurat akan membantu Anda mencegah kegagalan dan menghindari pemborosan sumber daya.
Mengembangan kumpulan sumber daya
Sertakan semua sumber daya perusahaan, atau setidaknya portofolio proyek dan kapasitasnya, dalam kumpulan sumber daya Anda. Tindakan terbaik adalah menyoroti estimasi sumber daya untuk sumber daya yang paling penting sebelum memastikan siapa yang mengerjakan apa.
Ketika Anda ingin menyelesaikan sebuah proyek besar, Anda harus mempertimbangkan ketersediaan dan tingkat keahlian karyawan Anda. Jika tidak melakukan hal ini, maka akan ada risiko tenaga kerja yang terlalu banyak dan pada akhirnya akan menurunkan produktivitas.
Kumpulan sumber daya adalah sekelompok karyawan yang dipersiapkan untuk mengerjakan proyek yang membutuhkan keterampilan atau pengetahuan khusus. Penyatuan sumber daya memungkinkan Anda untuk mengerjakan lebih banyak proyek dan fleksibilitas untuk menugaskan tim terbaik untuk setiap pekerjaan.
Memprioritaskan tugas
Mengetahui tugas mana yang menjadi prioritas bisnis utama dalam perencanaan sumber daya sangat membantu. Berfokus pada inisiatif yang memiliki dampak paling signifikan terhadap perusahaan Anda sangat disarankan.
Anda harus dapat memprioritaskan proyek Anda sehingga Anda dapat berhasil mencapai tujuan Anda. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat menyelesaikan proyek berkualitas tinggi tepat waktu dan sesuai anggaran.
Untuk memprioritaskan proyek, buka alat manajemen proyek Anda dan urutkan proyek berdasarkan kepentingannya. Evaluasi jalur kritis setiap proyek dan analisis tugas mana yang paling sensitif terhadap waktu. Pastikan untuk mempertimbangkan kemajuan dan ketergantungan antar proyek.
Alosikan tugas
Anda harus dapat mengalokasikan jumlah tugas yang tepat untuk setiap proyek, memastikan bahwa setiap proyek menerima perhatian yang diperlukan dan Anda tidak membuang-buang sumber daya.
Untuk memberikan tugas, Anda dapat membuat daftar tugas terperinci yang menunjukkan waktu yang dikhususkan bagi setiap karyawan untuk proyek tertentu.
Merperhitungkan tugas operasional sehari-hari
Memperhitungkan tugas akan membantu tim Anda berinteraksi secara efektif dengan klien. Aktivitas kerja harian ini termasuk tugas administratif, manajemen email, dan rapat. Lacak jam kerja anggota staf Anda untuk mengukur kontribusi mereka secara akurat.
Kapan sebaikan anda menggunakan perencanaan kapasitas?
Proses perencanaan kapasitas memungkinkan Anda untuk memutuskan proyek apa yang akan dikerjakan dengan membantu Anda mengantisipasi kemungkinan kekurangan sumber daya dan membantu organisasi Anda mencapai tujuannya secara efisien. Berikut ini adalah beberapa pertimbangan untuk membantu Anda menentukan apakah Anda memerlukan perencanaan kapasitas.
Tingkat permintaan
Pertimbangkan berapa banyak permintaan yang mungkin Anda miliki untuk bisnis Anda. Apakah pasar cenderung berfluktuasi? Jika ya, seberapa besar? Perencanaan kapasitas adalah cara terbaik untuk mengelola sumber daya bisnis agar dapat digunakan secara efektif untuk memenuhi permintaan.
BIiaya produksi
Biaya produksi adalah total biaya untuk menyelesaikan satu unit atau produk, termasuk staf dan sumber daya lainnya. Jika proyek Anda memiliki biaya produksi yang tinggi, masuk akal untuk memastikan bahwa bisnis Anda memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan tanpa melebihi anggaran Anda.
Pikiran akhir
Perencanaan kapasitas membantu Anda memprediksi jumlah waktu dan sumber daya yang dibutuhkan proyek Anda. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang tepat tentang ruang lingkup dan persyaratan proyek. Langkah-langkah ini dapat membantu Anda menerapkan perencanaan kapasitas pada proyek berikutnya tanpa membuang waktu atau uang.
Disadur dari: inboundlogistics.com