Mengontrol inventaris secara manual memiliki tantangan tersendiri: Hal ini dapat menguras tenaga, sulit untuk dibagikan, rentan terhadap kesalahan manusia, membuat dokumen berlebih yang tidak Anda perlukan, dan memerlukan pemantauan dan pengecekan fakta secara terus menerus.
Menurut Dr. Pyke, satu solusi perangkat lunak tidak cocok untuk semua organisasi. Dia mengatakan, “ada sistem yang terintegrasi dengan sistem ERP (perencanaan sumber daya perusahaan) yang sudah ada. Beberapa organisasi telah mengembangkan sistem mereka sendiri, mengambil pemikiran terbaik mereka, dan mengembangkan apa yang mereka butuhkan secara internal.
Ketika saya berkonsultasi, saya sering membantu usaha kecil mengembangkan spreadsheet mereka sendiri untuk memulai. Salah satu perusahaan yang saya sarankan adalah perusahaan perangkat lunak besar, dan perangkat lunak mereka sangat bagus dan dapat melakukan hal-hal besar untuk perusahaan mereka. Sistem ini memang ada untuk perusahaan yang lebih kecil, tetapi ada juga pilihan yang murah yang dapat melakukan pekerjaan yang sama baiknya.”
4 pertanyaan yang perlu ditanyakan tentang perangkat lunak pelacakan persediaan tingkat lanjut
Jika Anda mulai melihat perangkat lunak canggih untuk melacak inventaris, Anda perlu mendekatinya dengan hati-hati dan penuh pertimbangan. Pilihlah perangkat lunak manajemen inventaris dengan menjawab empat pertanyaan utama:
Produk dan jumlah produk apa yang perlu saya kelola?
Kebutuhan perangkat lunak Anda pasti akan berbeda, tergantung pada apa dan berapa banyak yang Anda jual. Sebagai contoh, prioritas perangkat lunak akan sangat berbeda untuk perusahaan yang menjual makanan dengan perusahaan yang menjual barang elektronik kelas atas.
Perusahaan penjualan makanan membutuhkan perangkat lunak yang dapat melacak tanggal kedaluwarsa. Perusahaan yang menjual barang elektronik kelas atas membutuhkan perangkat lunak dengan fitur keamanan dan analitik yang memastikan stok mereka tidak usang.
Apa saja fitur penting yang saya butuhkan?
Beberapa sistem perangkat lunak akan terintegrasi dengan sistem yang sudah ada, namun ada juga yang tidak. Sangat penting untuk memutuskan apakah Anda memerlukan integrasi ini atau jika Anda akan mengeluarkan biaya tambahan untuk mengganti perangkat lunak. Selanjutnya, anggaplah bisnis Anda memiliki lintasan pertumbuhan yang masif dalam lima tahun ke depan. Dalam hal ini, pilihlah perangkat lunak yang dapat berkembang.
Berapa biaya yang harus saya keluarkan untuk perangkat lunak?
Sistem perangkat lunak yang menargetkan kontrol inventaris bisa sangat berbeda dalam hal biaya. Penjual yang baik dapat memberikan penawaran harga berdasarkan kebutuhan Anda. Dalam garis bawah tersebut, sertakan perangkat lunak lain yang perlu diubah untuk mengakomodasi pembelian baru dan biaya untuk transisi waktu staf. Hitunglah laba atas investasi (ROI) untuk setiap solusi yang Anda tinjau dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengembalikan investasi tersebut.
Apa arti perangkat lunak bagi staf?
Tentukan apakah staf Anda saat ini dapat beradaptasi dengan perubahan besar dalam cara Anda menjalankan bisnis. Kemudian putuskan apakah Anda perlu mempekerjakan staf baru dengan keahlian yang berbeda, menugaskan kembali atau melatih ulang tim Anda saat ini. Misalnya, jika Anda mempekerjakan banyak pekerja berketerampilan rendah untuk menghitung inventaris, Anda mungkin tidak membutuhkan mereka dengan sistem inventaris abadi.
Selain itu, mereka mungkin tidak dapat membantu Anda mengatur perangkat lunak baru atau memecahkan masalah setelah instalasi. Anda mungkin perlu mempekerjakan anggota staf dengan keterampilan teknis perangkat lunak, tergantung pada kompleksitas perangkat lunak yang Anda beli. Jika Anda dapat menugaskan kembali anggota staf yang loyal ke pekerjaan lain atau melatih mereka untuk perangkat lunak tersebut, bagus sekali. Jika tidak, pertimbangkan terlebih dahulu kebutuhan bisnis Anda.
Memulai dengan perangkat lunak manajemen inventaris
Untuk mengontrol inventaris Anda secara efektif, Anda memerlukan visibilitas tingkat item-sesuatu yang dapat disediakan oleh perangkat lunak jika Anda menggunakannya secara konsisten. Dalam hal ini, penggunaan yang konsisten berarti setiap anggota staf menggunakannya dengan cara yang sama setiap kali mereka memproduksi, menjual, atau menerima barang. Perangkat lunak dapat menyediakan banyak hal di ujung jari Anda.
Misalnya, Anda selalu tahu apa yang telah terjual dan seberapa cepat, penawaran unik dan produk yang tidak lagi diproduksi. Anda memiliki versi elektronik dari setiap transaksi, yang dapat mencakup nomor komponen, jumlah, serta kapan dan di mana Anda menjualnya.
Keuntungan lain dari memiliki perangkat lunak kontrol inventaris khusus meliputi:
- Peningkatan keuntungan
- Tidak pernah mengalami kehabisan stok
- Barcode dan label melacak inventaris
- Tidak ada lagi penghapusan inventaris
- Audit yang cepat dan efisien
- Menghemat waktu
- Lebih banyak fleksibilitas sistem
- Pencarian informasi dengan cepat
- Analisis bawaan untuk pengambilan keputusan
- Untuk memulai, carilah perangkat lunak dengan fitur yang mendukung kebutuhan dan masa depan bisnis Anda.
- Saat mencari perangkat lunak manajemen inventaris baru, pertimbangkan fitur-fitur berikut ini:
- Parameter pengoptimalan inventaris
- Alat pelacakan dan perkiraan untuk memberi sinyal anomali stok
- Alat bantu yang mengotomatiskan pengisian ulang, termasuk alat bantu yang menghitung tingkat stok yang tepat
- Manajemen waktu tunggu
- Perhitungan stok pengaman
- Manajemen biaya
- Logika untuk mengetahui masa simpan yang kedaluwarsa dan produk yang bergerak lambat
- Dukungan di berbagai lokasi
- Integrasi perangkat lunak kantor pusat
- Pemantauan inventaris otomatis
- Kontrol batch otomatis
- Metrik data pemasok
- Integrasi barcode
- Integrasi sistem RFID
- Beberapa harga untuk barang, berdasarkan pelanggan
- Penetapan harga dalam berbagai mata uang
- Opsi untuk memperbarui per item atau per grup item
- Komunikasi beberapa gudang
- Metrik kontrol kualitas
- Pelacakan batch
- Dukungan untuk banyak pengguna
Ketika melihat sistem apa pun, penting untuk mengingat kebutuhan di masa depan dan bagaimana teknologi dapat membantu. Dr. Pyke berbagi, “Ada hewan besar yang disebut peramalan yang akan datang. Semua orang ingin memprediksi segala sesuatu yang mendasari setiap keputusan pembelian yang diambil konsumen.
Pembelajaran mesin dan jumlah data yang sangat besar hanya akan membuat kemampuan untuk memprediksi menjadi lebih baik. Memanfaatkan kemampuan tersebut dengan cara yang tidak memakan banyak biaya adalah masa depan industri ini.
“Blockchain dalam rantai pasokan juga sedang naik daun. Anda tidak perlu blockchain untuk menjadi berharga, tetapi visibilitas terhadap apa yang ada di luar sana akan meningkat. Seiring berjalannya waktu, akan menarik untuk melihat apa yang nyata dan apa yang hype, tetapi semuanya akan berdampak, terlepas dari itu.
Saran saya adalah agar bisnis duduk sejenak di pinggir lapangan dan melihat apa yang terjadi. Pada akhirnya, perusahaan akan dapat menggunakannya untuk perbaikan dalam manajemen inventaris.”
Praktik terbaik dalam menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris
Apakah Anda menggunakan sistem perangkat lunak khusus atau spreadsheet, Anda masih perlu mengikuti beberapa praktik terbaik. Gunakan alat apa pun yang tersedia untuk mengoptimalkan tingkat inventaris.
Setelah Anda menyiapkan perangkat lunak manajemen inventaris, ikuti tips berikut:
- Gunakan platform yang dapat berbicara satu sama lain atau semuanya berada di bawah sistem yang sama.
- Perlakukan setiap item dalam inventaris Anda secara berbeda; setiap SKU berbeda karena suatu alasan.
- Pastikan persediaan Anda berada di atas papan dengan menggunakan data yang tersedia.
- Gunakan perangkat seluler jika memungkinkan.
- Susun inventaris Anda.
- Lakukan penghitungan siklus dan perbarui data di sistem Anda.
- Hubungkan semua transaksi ke perangkat lunak Anda.
Anda juga harus memastikan bahwa Anda tidak membeli sesuatu yang terlalu rumit untuk apa yang dibutuhkan perusahaan Anda dan bahwa perangkat lunak tersebut sepadan dengan biayanya. Jika tidak, bukan hanya membuang-buang uang, tetapi Anda juga bisa berakhir dengan frustrasi yang tidak perlu. Namun, jika perangkat lunak Anda dilengkapi dengan kapasitas analisis, pastikan Anda melakukan pengukuran.
Jika Anda membeli atau ingin membeli perangkat lunak manajemen inventaris, gunakanlah untuk melakukan perhitungan berikut ini:
- Produk apa saja yang terjual dan tidak terjual
- Total biaya inventaris
- Tren inventaris dan data penjualan
- Anggaran persediaan
Cara menjaga keamanan stok anda
Memastikan stok Anda aman juga harus menjadi prioritas utama saat memikirkan tentang kontrol inventaris. Apakah yang menjadi perhatian Anda adalah pencuri dan pengutil atau karyawan Anda, keamanan stok mempengaruhi keuntungan Anda. Untuk melindungi barang-barang Anda dari orang-orang yang akan mencurinya di depan pintu depan Anda, kenali inventaris mana yang paling mahal atau yang paling diminati.
Misalnya, deterjen dan pisau cukur adalah komoditas dengan target tinggi. Semua orang membutuhkannya; mereka pasti akan menjualnya kembali dan merupakan salah satu barang yang paling banyak dicuri di toko kelontong mana pun. Produk-produk ini harus dapat diakses oleh pelanggan tetapi ditempatkan di tempat yang mudah terlihat jika Anda memiliki masalah dengan pencurian.
Anda harus melengkapi barang-barang mahal dan canggih seperti komputer dan barang elektronik dengan tag RFID yang dapat menambah keamanan. Alarm akan berbunyi jika tag tersebut dilepas. Pastikan untuk mengamankan pengiriman setelah barang tiba.
Sebelum Anda memasukkan barang ke dalam sistem Anda adalah waktu yang paling rawan bagi barang tersebut untuk hilang atau dicuri. Buanglah semua bahan pengemas tambahan, sehingga pencuri tidak mengetahui bahwa pengiriman baru saja dilakukan. Jika memungkinkan, pasang televisi sirkuit tertutup (CCTV), yang juga disebut pengawasan video, di tempat parkir Anda dan lokasi-lokasi rawan lainnya untuk menangkis potensi pencurian.
Ancaman dari luar bukan satu-satunya masalah keamanan yang harus Anda perhatikan. Staf juga bisa mencuri. Latihlah tim Anda tentang sistem keamanan yang ada dan kebijakan yang menangani pencurian dan disiplinnya. Banyak orang tidak menyadari kerugian yang ditimbulkan oleh pencurian terhadap bisnis, termasuk biaya pergantian staf dan keamanan kerja. Jadi, latihlah staf Anda untuk memahami dampak sebenarnya dari pencurian.
Dengan membuat prosedur yang mencegah pencurian, Anda dapat mencegahnya sebelum terjadi. Misalnya, staf yang mengawasi stok tidak boleh memantau catatan keuangan perusahaan. Batasi area akses untuk personel, dan bagikan tanggung jawab. Pertimbangkan apakah semua staf memerlukan akses ke setiap bagian gudang Anda atau setiap lemari persediaan.
Tugaskan staf yang bertanggung jawab untuk mengaudit untuk membantu staf lain dalam memenuhi kebutuhan persediaan mereka. Secara teratur menugaskan kembali staf untuk mengontrol stok untuk mencegah kolusi. Terakhir, pertimbangkan apakah Anda menggunakan fungsi-fungsi dalam perangkat lunak yang ada dengan kemampuan terbaiknya.
NetSuite dapat membantu memberikan visibilitas ke dalam proses kontrol inventaris anda
Mengelola inventaris dengan benar dapat membuat atau menghancurkan bisnis, dan memiliki wawasan tentang stok Anda pada saat tertentu sangat penting untuk kesuksesan. Terlepas dari jenis proses kontrol inventaris yang Anda pilih, para pengambil keputusan tahu bahwa mereka membutuhkan alat yang tepat agar dapat mengelola inventaris secara efektif. NetSuite menawarkan serangkaian alat asli untuk melacak inventaris di berbagai lokasi, menentukan titik pemesanan ulang dan mengelola stok pengaman dan jumlah siklus. Temukan keseimbangan yang tepat antara permintaan dan penawaran di seluruh organisasi Anda dengan fitur perencanaan permintaan dan perencanaan kebutuhan distribusi.
Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana Anda dapat menggunakan NetSuite untuk mengelola inventaris secara otomatis, mengurangi biaya penanganan, dan meningkatkan arus kas.
Pertanyaan umum manajemen inventaris
Apa yang dimaksud dengan Proses Inventory Control?
Proses inventory control adalah proses dan teknik yang digunakan untuk mengelola persediaan bisnis. Proses-proses ini membantu memastikan inventaris diisi pada tingkat yang tepat, tidak kedaluwarsa atau terlalu mahal untuk disimpan dalam jangka panjang, dan tersedia di lokasi dan waktu yang tepat.
Apa contoh dari Pengendalian Persediaan?
Contoh pengendalian inventaris dapat ditemukan di toko bahan makanan dan bisnis lain yang menjual barang yang mudah rusak. Toko bahan makanan bekerja keras untuk memastikan makanan segar tersedia saat pelanggan menginginkannya, tetapi tidak memesan terlalu banyak sehingga membusuk di rak. Dengan bisnis gudang di mana barang yang mudah rusak tidak menjadi masalah, proses kontrol inventaris memastikan produk dengan permintaan tinggi tersedia sementara produk dengan permintaan lebih rendah disimpan dalam pasokan yang lebih rendah.
Apa Tujuan Pengendalian Persediaan?
Persediaan adalah biaya utama bagi bisnis. Selain biaya barang, perusahaan harus membayar untuk penyimpanan dan real estat terkait, staf, dan utilitas untuk menjaga agar barang-barang tersebut tetap tersedia. Kontrol inventaris bertujuan untuk mengoptimalkan inventaris agar Anda tidak kelebihan atau kekurangan stok untuk barang tertentu.
Apa saja empat jenis persediaan?
Jenis persediaan utama yang ditemukan adalah bahan baku/komponen, WIP (barang dalam proses), barang jadi, dan MRO (pemeliharaan, perbaikan, dan persediaan operasi). Tidak semua bisnis memiliki keempat jenis persediaan tersebut, tetapi sebagian besar bisnis memerlukan setidaknya satu dari kategori persediaan ini.
Disadur dari: netsuite.com