Di era digital yang berkembang cepat, organisasi profesional seperti Persatuan Insinyur Indonesia (PII) menghadapi tekanan untuk menyelaraskan strategi bisnis dengan teknologi informasi. Ketika sistem informasi tidak terintegrasi dan performa kerja menurun akibat perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) yang tidak optimal seperti Microsoft Dynamics Axapta (AX), diperlukan pendekatan yang lebih strategis. Artikel oleh Abdullah Qiqi Asmara dkk. menawarkan solusi konkret melalui penerapan Enterprise Architecture (EA) menggunakan kerangka kerja TOGAF (The Open Group Architecture Framework).
Apa itu TOGAF dan Mengapa Penting?
TOGAF merupakan metodologi terbuka dan komprehensif untuk merancang, merencanakan, mengimplementasikan, dan mengelola arsitektur perusahaan. Dengan struktur fase yang jelas—dari Preliminary hingga Architecture Change Management—TOGAF memungkinkan organisasi seperti PII untuk membuat cetak biru digital yang selaras dengan tujuan jangka panjang. Dibandingkan dengan kerangka kerja lain seperti FEAF, TOGAF memiliki keunggulan dalam kedalaman metodologi dan dukungan sumber daya terbuka.
Studi Kasus: Persatuan Insinyur Indonesia (PII)
Masalah yang Dihadapi
Sejak 2019, PII menggunakan Microsoft Dynamics AX sebagai sistem ERP utama. Namun, implementasi ini justru memperlihatkan berbagai kendala seperti:
- Ketidakstabilan sistem dan seringnya muncul bug.
- Inkonsistensi data yang berdampak pada proses pengambilan keputusan.
- Penurunan performa karyawan yang tercermin dalam grafik performa kerja selama lima tahun terakhir (2019–2024), yang menunjukkan tren stagnasi bahkan kemunduran.
Tantangan Khusus
- Proses pendaftaran insinyur baru tidak efisien.
- Sosialisasi dan pelatihan sistem informasi tidak optimal.
- Infrastruktur teknologi yang terbatas.
Solusi yang Diajukan
Melalui pendekatan TOGAF ADM, tim peneliti menyusun rencana arsitektur perusahaan untuk jangka waktu tiga tahun dengan fokus pada:
- Perencanaan arsitektur bisnis.
- Integrasi sistem informasi.
- Optimalisasi arsitektur teknologi dan infrastruktur.
Struktur Arsitektur PII: Rinci dan Bertahap
1. Arsitektur Bisnis
Fungsi utama: Pendidikan profesi insinyur.
Masalah utama:
- Pendaftaran lambat dan manual.
- Verifikasi pembayaran memakan waktu.
- Minimnya pelatihan teknologi bagi pengguna.
Solusi:
- Sistem pendaftaran digital terintegrasi.
- Peningkatan pelatihan dan dokumentasi sistem.
- Penguatan infrastruktur jaringan dan server.
Desain Proses Bisnis:
Diagram use-case menunjukkan alur pendaftaran insinyur, mulai dari pembukaan program studi oleh operator hingga keluarnya nomor KTA setelah seleksi.
2. Arsitektur Sistem Informasi
Melibatkan 13 class dalam sistem database seperti:
- AspiringEngineer
- StudyProgram
- Payment
- Interview
- CertificationResults
Semua tabel ini diintegrasikan melalui Microsoft Dynamics Axapta, memperkuat interoperabilitas data.
Arsitektur Aplikasi:
Aplikasi yang direncanakan antara lain:
- Aplikasi Pendaftaran
- Aplikasi Upload Portofolio
- Aplikasi Cetak KTA
- Aplikasi Interview
- Aplikasi Pembayaran
3. Arsitektur Teknologi
Perangkat Keras:
- Server dengan Intel Xeon i7, HDD 4 TB, RAM 32 GB.
- Komputer user dengan prosesor Core i5 dan RAM 8 GB.
Perangkat Lunak:
- Sistem operasi Windows Server 2019 dan Ubuntu Server.
- Dukungan aplikasi web server dan PHP.
Perangkat Komunikasi:
- Wireless Access Point, Switch Hub, Mikrotik Router, dan IP telephony.
4. Gap Analysis: Menentukan Perubahan
Gap analysis membantu PII menilai apa yang harus dipertahankan, diperbarui, atau ditambahkan. Contohnya:
- Arsitektur sistem informasi: AXAPTA dipertahankan; aplikasi tambahan dikembangkan untuk pendaftaran, portofolio, dan pembayaran.
- Teknologi: Komputer user lama diganti; server diperbarui; koneksi ISP ditingkatkan.
5. Rencana Migrasi: Bertahap dan Minim Risiko
Roadmap aplikasi:
- Tahun pertama: Aplikasi pendaftaran dan upload portofolio.
- Tahun kedua: Aplikasi interview dan cetak KTA.
- Tahun ketiga: Aplikasi pembayaran.
Strategi mitigasi risiko:
- Uji coba setiap aplikasi sebelum peluncuran.
- Dokumentasi lengkap sistem.
- Implementasi paralel dan pelatihan menyeluruh bagi seluruh pemangku kepentingan.
Analisis Tambahan: Kenapa TOGAF Jadi Pilihan Tepat?
Keunggulan TOGAF ADM:
- Struktur Bertahap: Mulai dari perencanaan awal hingga pengelolaan perubahan.
- Sumber Terbuka: Tersedia berbagai template, panduan, dan sumber daya.
- Skalabilitas: Cocok untuk organisasi kecil hingga besar.
- Minim Risiko Implementasi: Dengan dokumentasi dan validasi di setiap fase.
Perbandingan dengan Framework Lain
Penelitian ini juga menyebut bahwa dibandingkan dengan FEAF (Federal Enterprise Architecture Framework), TOGAF lebih unggul karena:
- Lebih terstruktur dan mendalam.
- Lebih fleksibel dan adaptif terhadap perubahan teknologi dan bisnis.
- Lebih relevan untuk organisasi non-pemerintah seperti PII.
Relevansi dalam Tren Industri Digital
Penerapan EA melalui TOGAF sangat selaras dengan tren Industri 4.0, yang menuntut digitalisasi proses, integrasi sistem, dan pengambilan keputusan berbasis data. Studi IBM menunjukkan bahwa 8 dari 10 CEO memproyeksikan perubahan signifikan dalam tiga tahun ke depan. Maka, EA bukan hanya strategi IT, tetapi fondasi keberlangsungan bisnis.
Contoh perusahaan besar seperti Siemens dan Bosch telah menerapkan EA untuk menyatukan operasional global mereka. Di Indonesia, banyak BUMN kini mulai mengadopsi kerangka kerja EA, seperti Telkom dan Pertamina.
Catatan Kritis dan Rekomendasi
Meskipun studi ini sangat komprehensif, ada beberapa poin penting yang bisa menjadi evaluasi ke depan:
- Aspek Manajemen Perubahan: Implementasi EA tidak hanya soal teknologi, tetapi juga perubahan budaya kerja. Studi lebih lanjut sebaiknya membahas pendekatan manajemen perubahan (change management).
- Skalabilitas Nasional: Jika berhasil di PII, pendekatan ini bisa diadopsi oleh asosiasi profesi lain di Indonesia, bahkan lembaga pemerintah.
Kesimpulan: Membangun Pondasi Digital Jangka Panjang
Enterprise Architecture dengan TOGAF bukan sekadar solusi IT. Ini adalah cetak biru masa depan organisasi, yang mampu menjawab tantangan sistemik seperti inefisiensi, fragmentasi sistem, dan lemahnya integrasi data. Studi dari PII menjadi bukti nyata bahwa pendekatan ini bisa diimplementasikan dengan sukses, asalkan dilakukan dengan strategi yang jelas, roadmap yang matang, dan komitmen dari seluruh pihak.
Bagi organisasi profesional di Indonesia yang tengah berbenah untuk menghadapi era digital, TOGAF menawarkan pendekatan yang strategis, terstruktur, dan minim risiko.
Sumber Asli Artikel (tanpa link):
Asmara, A. Q., Firmansyah, G., Tjahjono, B., Widodo, A. M., & Hadjarati, P. R. Y. (2024). Enterprise Architecture Design of Indonesian Engineers Association Using The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Devotion: Journal of Research and Community Service, Volume 5, Number 9, September 2024, 1190–1202.