Persaingan global dan tuntutan efisiensi operasional telah mendorong industri manufaktur, termasuk sektor perkeretaapian, untuk mengadopsi pendekatan manajemen yang lebih ramping dan berorientasi pada perbaikan berkelanjutan. Salah satu strategi yang terbukti efektif adalah penerapan prinsip dan alat Lean. Paper berjudul "Implementation of Lean Tools to Visualize Performance and Eliminate Waste – With a Focus on Continuous Improvement at a Railway Depot" karya Tony Kaya dan Morteza Najafi, yang merupakan tesis tingkat master di Mälardalen University, memberikan studi kasus nyata penerapan Lean di depo Norsborg, Swedia. Kolaborasi antara universitas dan Alstom, produsen kereta ternama, menjadikan penelitian ini tidak hanya relevan secara akademik, tetapi juga strategis secara industri.

Tujuan dan Pertanyaan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk menjawab dua pertanyaan utama:

1. Bagaimana konsep visual management dalam Lean dapat digunakan untuk memvisualisasikan performa dan mendukung perbaikan berkelanjutan di lantai produksi?
2. Bagaimana alat Lean dapat mengidentifikasi dan mengeliminasi pemborosan (waste) guna meningkatkan kinerja depo?

Dengan menggunakan pendekatan campuran (mixed methods), peneliti menggabungkan wawancara semi-terstruktur, observasi Gemba Walk, serta pembuatan diagram seperti Value Stream Mapping (VSM) dan spaghetti diagram.

Studi Kasus: Alstom dan Proyek C30 di Depo Norsborg

Depo Norsborg merupakan salah satu dari 21 fasilitas Alstom di Swedia, berfungsi sebagai lokasi perawatan dan modifikasi rangkaian kereta proyek C30, hasil kerja sama antara Alstom, MTR, dan Stockholm Public Transport (SL). Alur prosesnya meliputi:

• Pemeriksaan pra-pengiriman di Jerman (HP4)
• Pengiriman dan pemeriksaan awal di Swedia (PREPTO)
• Penyerahan awal ke operator (PTO)
• Layanan purna jual termasuk klaim garansi, pengecekan armada, modifikasi, hingga Final Take Over (FTO)

Masalah utama yang dihadapi depo ini adalah:

• Tidak adanya dashboard APSYS untuk visualisasi performa
• Ketiadaan standardisasi dan pengumpulan data efisien
• Kurangnya pemahaman dan praktik Lean di tingkat teknisi

Identifikasi Waste: Muda dalam Praktik

Melalui pendekatan Lean, peneliti mengidentifikasi 7+1 jenis pemborosan (waste) yang signifikan di depo:

1. Waiting

Waktu tunggu mendominasi pemborosan, khususnya dalam menunggu pengiriman kereta dari operator MTR. Dalam kasus ekstrem, teknisi bisa menunggu hingga 8 jam dalam satu shift, tanpa statistik resmi yang mencatat kerugian waktu tersebut.

2. Movement dan Transportation

Karena keterbatasan ruang dan penyimpanan tersebar, teknisi harus berjalan jauh untuk mengambil peralatan, suku cadang, atau dokumen. Spaghetti diagram menunjukkan pola pergerakan kompleks yang mengindikasikan inefisiensi tinggi.

3. Defects dan Excess Processing

Kesalahan perbaikan ganda akibat miskomunikasi serta penggunaan komponen cacat menciptakan kebutuhan rework.

4. Inventory dan Overprocessing

Stok berlebihan di beberapa area dan kekurangan di tempat lain menunjukkan ketidakseimbangan supply chain internal. Ini diperburuk oleh tidak adanya sistem pelacakan persediaan yang konsisten.

5. Unutilized Talent

Peneliti mencatat bahwa pengalaman dan kompetensi teknisi tidak dimanfaatkan secara optimal. Usulan perbaikan sering diabaikan, menunjukkan rendahnya partisipasi dalam proses perbaikan.

Solusi Lean: Visualisasi, 5S, dan Dashboard APSYS

Implementasi 5S

Penataan area kerja berbasis prinsip 5S diterapkan sebagai langkah awal untuk mengurangi pemborosan:

• Sort: Pemisahan alat penting dan tidak penting
• Set in order: Penandaan visual dan penataan lokasi penyimpanan
• Shine: Membersihkan area kerja untuk kenyamanan dan keselamatan
• Standardize: Prosedur kerja diseragamkan untuk semua lini
• Sustain: Diperkuat dengan pelatihan dan audit rutin

Pengembangan Dashboard APSYS

Dashboard berbasis sistem APSYS dikembangkan untuk mengatasi masalah visualisasi performa. Dashboard ini mengintegrasikan KPI seperti:

• Jumlah klaim garansi
• Waktu tunggu kereta
• Waktu penyelesaian proses inspeksi

Dashboard ini memungkinkan tim untuk melakukan monitoring real-time dan mendukung keputusan berbasis data.

VSM dan Perubahan Proses

Value Stream Mapping digunakan untuk memetakan kondisi saat ini (Current State) dan kondisi ideal (Future State). Contoh konkret dari Future State Map menunjukkan:

• Pengurangan waktu proses inspeksi dari 4,5 jam menjadi 2,5 jam
• Eliminasi tahapan proses yang tidak memberi nilai tambah

Implikasi dan Pembelajaran

Peningkatan Keterlibatan Karyawan

Program ini juga mendorong budaya continuous improvement melalui pelatihan dan pelibatan teknisi dalam evaluasi performa. Mereka dilatih untuk mengenali pemborosan dan diberi wewenang untuk mengusulkan solusi.

Digitalisasi dengan Maximo

Penggunaan Maximo, sistem manajemen aset digital, mempercepat pengumpulan dan pelaporan data. Sistem ini menggantikan dokumentasi manual yang rawan kesalahan dan duplikasi.

Kekuatan dan Kritik terhadap Studi

Kekuatan:

• Studi berbasis praktik nyata di industri perkeretaapian dengan tantangan kompleks
• Pendekatan metodologis yang solid: triangulasi data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi
• Kontribusi langsung pada transformasi digital dan Lean di depo Alstom

Kritik:

• Waktu studi relatif singkat (3 bulan), sehingga dampak jangka panjang tidak bisa teramati
• Fokus pada satu proyek (C30) membatasi generalisasi temuan ke konteks lain

Relevansi Industri dan Kesimpulan

Penelitian ini menunjukkan bahwa penerapan Lean tools secara sistematis dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi pemborosan, dan memperbaiki komunikasi di lingkungan kerja yang kompleks seperti depo kereta. Strategi visualisasi performa melalui dashboard dan standardisasi proses melalui 5S dan VSM terbukti efektif dalam menciptakan budaya perbaikan berkelanjutan.

Di era transformasi digital dan sustainability, pendekatan seperti ini tidak hanya relevan, tetapi juga menjadi kebutuhan mendesak bagi industri transportasi publik. Industri lain dengan karakteristik serupa, seperti manufaktur berat atau energi, juga dapat mengadaptasi strategi ini untuk mencapai efisiensi operasional yang lebih baik.

Sumber Artikel

Tony Kaya & Morteza Najafi. Implementation of Lean Tools to Visualize Performance and Eliminate Waste – With a Focus on Continuous Improvement at a Railway Depot. Master Thesis, School of Innovation, Design and Engineering, Mälardalen University, 2024.