Manajemen fasilitas (FM) adalah disiplin manajemen profesional yang berfokus pada pengiriman logistik yang efisien dan efektif serta layanan dukungan lainnya yang terkait dengan properti dan bangunan. Ini mencakup berbagai disiplin ilmu untuk memastikan fungsionalitas, kenyamanan, keamanan, dan efisiensi lingkungan binaan dengan mengintegrasikan orang, tempat, proses, dan teknologi, sebagaimana didefinisikan oleh Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO). Profesi ini disertifikasi melalui organisasi anggota Global Facility Management Association (Global FM).
Sejarah
Istilah "manajemen fasilitas" diciptakan pada tahun 1960-an oleh alumnus IBM dan pendiri Electronic Data Systems, Ross Perot, yang mengacu pada manajemen jaringan sistem TI, dan segera diperluas untuk mencakup semua elemen manajemen ruang komersial.
Manajemen fasilitas sebagai bagian integral dari proses perencanaan organisasi strategis diwakili dalam konferensi tahun 1979 yang disponsori oleh Herman Miller. Setelah pertemuan tersebut, produsen mebel tersebut membuka Facility Management Institute (FMI), dengan kantor pusatnya di Ann Arbor, Michigan.
Asosiasi Manajemen Fasilitas Nasional (NFMA) dibentuk pada tahun 1980, memisahkan keseluruhan profesi dari satu perusahaan. Pada tahun 1982, NFMA diperluas untuk membentuk Asosiasi Manajemen Fasilitas Internasional (IFMA).
Pada tahun 1986, organisasi FM profesional pertama diluncurkan di Inggris, sebagai Asosiasi Manajer Fasilitas (Association of Facility Managers/AFM).
Definisi dan ruang lingkup
FM profesional sebagai fungsi bisnis interdisipliner memiliki tujuan untuk mengoordinasikan permintaan dan penawaran fasilitas dan layanan dalam organisasi publik dan swasta. Istilah "fasilitas" (pl. fasilitas) berarti sesuatu yang dibangun, dipasang atau didirikan untuk melayani suatu tujuan, International Facility Management Association (IFMA), 1998 yang, secara umum, adalah setiap "aset berwujud yang mendukung suatu organisasi". Contohnya meliputi: properti real estat, bangunan, infrastruktur teknis, HVAC, penerangan, transportasi, layanan TI, perabot, kustodian, pemeliharaan halaman, serta peralatan dan peralatan khusus pengguna lainnya.
Pada bulan April 2017, Organisasi Internasional untuk Standardisasi menerbitkan standar ISO 41011: 2017 untuk manajemen fasilitas, mendefinisikannya sebagai "fungsi organisasi yang mengintegrasikan orang, tempat, dan proses dalam lingkungan binaan dengan tujuan meningkatkan kualitas hidup manusia dan produktivitas bisnis inti." Definisi ISO secara resmi diadopsi oleh BIFM pada bulan Agustus 2017.
Standar sistem manajemen untuk manajemen fasilitas juga telah dikembangkan oleh ISO dan diterbitkan sebagai ISO 41001:2018.
Ruang Lingkup
Manajemen fasilitas dibagi menjadi dua area:
ruang dan infrastruktur, seperti perencanaan, desain, tempat kerja, konstruksi, sewa, hunian, pemeliharaan, dan perabotan
orang dan organisasi, seperti katering, kebersihan, TIK, SDM, akuntansi, pemasaran, dan perhotelan.
Dua area operasinya yang luas biasanya disebut sebagai "FM keras" dan "FM lunak." Yang pertama mengacu pada lingkungan fisik yang dibangun dengan fokus pada ruang kerja dan infrastruktur bangunan. Yang kedua mencakup orang-orang dan organisasi dan terkait dengan psikologi kerja dan fisiologi kerja.
Menurut IFMA: "FM adalah praktik mengkoordinasikan tempat kerja fisik dengan orang-orang dan pekerjaan organisasi. Hal ini mengintegrasikan prinsip-prinsip administrasi bisnis, arsitektur, dan ilmu perilaku dan teknik." Dalam analisis tugas pekerjaan global tahun 2017, IFMA mengidentifikasi sebelas kompetensi manajemen fasilitas sebagai:
- kepemimpinan dan strategi
- operasi dan pemeliharaan
- keuangan dan bisnis
- pengelolaan dan keberlanjutan lingkungan
- manajemen proyek
- Faktor manusia dan ergonomi
- manajemen real estat dan properti
- manajemen fasilitas dan teknologi
- manajemen risiko
- komunikasi
- kualitas dan kinerja
Institute of Workplace and Facilities Management, yang sebelumnya bernama British Institute of Facilities Management, mengadopsi definisi Eropa dan melalui kerangka kualifikasi yang terakreditasi menawarkan kurikulum jenjang karier mulai dari tingkat lulusan sekolah hingga tingkat gelar master yang selaras dengan kerangka Kualifikasi Eropa.
FM juga dapat mencakup kegiatan selain layanan bisnis: ini disebut sebagai fungsi non-inti dan bervariasi dari satu sektor bisnis ke sektor bisnis lainnya. FM juga tunduk pada inovasi dan pengembangan yang berkelanjutan, di bawah tekanan untuk mengurangi biaya dan menambah nilai pada bisnis inti organisasi klien sektor publik atau swasta.
Akademisi yang terakreditasi
Manajemen fasilitas didukung dengan pendidikan, pelatihan, dan kualifikasi profesional yang sering kali dikoordinasikan oleh lembaga, universitas, dan asosiasi FM. Program gelar tersedia di tingkat sarjana dan pasca sarjana. Manajemen Fasilitas telah menjadi disiplin akademis yang diakui sejak tahun 1990-an. Pekerjaan penelitian FM awal di Eropa dimulai di universitas-universitas di Inggris, Belanda, dan negara-negara Nordik, di mana akademi mendanai pusat-pusat penelitian dan mulai mendirikan program-program di tingkat Sarjana, Magister, dan PhD.
Pusat penelitian FM Eropa awal meliputi Centre for Facilities Management (CFM), yang didirikan di Glasgow pada tahun 1990; Centre for People and Buildings di Delft University of Technology; dan Metamorphose di Norwegian University of Science and Technology.[rujukan dibutuhkan] Fakultas Arsitektur Universitas Moratuwa di Sri Lanka telah menawarkan gelar BSc. di bidang Manajemen Fasilitas sejak tahun 2006.
Pada tahun 2018, 50 universitas dan lembaga penelitian diwakili dalam EUROFM. Asosiasi Manajemen Fasilitas Jerman (GEFMA) telah mensertifikasi 16 program studi dan kursus FM di universitas dan universitas ilmu terapan di Jerman.
Pada tahun 2021, IFMA mengakreditasi program gelar universitas di Amerika Serikat, Sri Lanka, Korea Selatan, Singapura, Jerman, Swedia, Hong Kong, Irlandia, dan Belanda.
Peran manajer fasilitas
Manajer fasilitas (FM) beroperasi di seluruh fungsi bisnis. Prioritas utama seorang FM adalah menjaga agar orang-orang tetap hidup dan aman. Manajer fasilitas harus beroperasi di dua tingkat:
Secara strategis dan taktis: membantu klien, pelanggan, dan pengguna akhir memahami dampak potensial dari keputusan mereka terhadap penyediaan ruang, layanan, biaya, dan risiko bisnis.
Secara operasional: memastikan lingkungan perusahaan dan hemat biaya agar penghuni dapat berfungsi.
EHS: lingkungan, kesehatan dan keselamatan
Departemen FM dalam sebuah organisasi diharuskan untuk mengidentifikasi, menganalisis, mengevaluasi, mengendalikan, dan mengelola banyak masalah yang berhubungan dengan lingkungan dan keselamatan. Kegagalan dalam melakukan hal tersebut dapat menyebabkan kondisi yang tidak sehat yang menyebabkan karyawan jatuh sakit, cedera, kehilangan bisnis, tuntutan hukum, dan klaim asuransi. Kepercayaan pelanggan dan investor terhadap bisnis juga dapat terpengaruh oleh publisitas yang merugikan akibat kelalaian keselamatan.
Keselamatan kebakaran
Ancaman kebakaran merupakan salah satu risiko tertinggi yang dapat menyebabkan hilangnya nyawa, dan berpotensi merusak properti atau menutup bisnis. Departemen manajemen fasilitas akan melakukan pemeliharaan, inspeksi, dan pengujian untuk semua peralatan dan sistem keselamatan kebakaran fasilitas, menyimpan catatan dan sertifikat kepatuhan.
Keamanan
Perlindungan karyawan dan bisnis sering kali berada di bawah kendali departemen manajemen fasilitas, terutama pemeliharaan perangkat keras keamanan. Penjagaan yang dilakukan oleh staf mungkin berada di bawah kendali departemen terpisah.
Pemeliharaan, pengujian dan inspeksi
Jadwal pemeliharaan, pengujian, dan inspeksi diperlukan untuk memastikan bahwa fasilitas beroperasi dengan aman dan efisien sesuai dengan kewajiban hukum, untuk memaksimalkan masa pakai peralatan, dan untuk mengurangi risiko kegagalan. Pekerjaan ini direncanakan, sering kali menggunakan sistem manajemen fasilitas berbantuan komputer (CAFM). Pemeliharaan gedung mencakup semua pekerjaan pencegahan, perbaikan, dan peningkatan yang diperlukan untuk pemeliharaan dan peningkatan gedung dan komponennya. Pekerjaan ini dapat mencakup disiplin ilmu seperti pengecatan dan dekorasi, pertukangan, pipa ledeng, kaca, plesteran, dan ubin.
Bangunan dapat dirancang dengan tujuan untuk meminimalkan kebutuhan perawatannya.
Pembersihan
Operasi pembersihan sering kali dilakukan di luar jam kerja, tetapi penyediaan dapat dilakukan selama masa pendudukan untuk membersihkan toilet, mengisi ulang bahan habis pakai (seperti tisu toilet, sabun) ditambah pemungutan sampah dan respons reaktif dijadwalkan sebagai serangkaian tugas berkala (harian, mingguan, dan bulanan).
Operasional
Departemen manajemen fasilitas memiliki tanggung jawab untuk menjalankan gedung sehari-hari; tugas-tugas ini dapat dialihdayakan atau dilakukan oleh staf yang dipekerjakan secara langsung. Ini adalah masalah kebijakan, tetapi karena kesegeraan respon yang diperlukan dalam banyak kegiatan yang terlibat, manajer fasilitas sering kali memerlukan laporan harian atau prosedur eskalasi.
Beberapa masalah memerlukan lebih dari sekedar pemeliharaan berkala, misalnya, masalah yang dapat menghentikan atau menghambat produktivitas bisnis atau yang memiliki implikasi keselamatan. Banyak dari masalah ini dikelola oleh "meja bantuan" manajemen fasilitas yang dapat dihubungi oleh staf melalui telepon atau email. Tanggapan terhadap panggilan help desk diprioritaskan tetapi mungkin sesederhana seperti terlalu panas atau terlalu dingin, lampu tidak berfungsi, mesin fotokopi macet, tumpahan kopi, atau masalah mesin penjual otomatis.
Meja bantuan dapat digunakan untuk memesan ruang pertemuan, tempat parkir mobil, dan banyak layanan lainnya, namun hal ini sering kali tergantung pada bagaimana departemen fasilitas diatur. Fasilitas dapat dibagi menjadi dua bagian, yang sering disebut sebagai layanan "lunak" seperti resepsionis dan ruang pos, dan layanan "keras", seperti layanan mekanik, kebakaran, dan listrik. Karena perubahan iklim, penyedia layanan FM semakin berfokus pada pertimbangan kepatuhan lingkungan, sosial, dan tata kelola.
Perencanaan kesinambungan bisnis
Semua organisasi harus memiliki rencana keberlanjutan sehingga jika terjadi kebakaran atau kegagalan besar, bisnis dapat pulih dengan cepat. Dalam organisasi besar, mungkin saja staf pindah ke lokasi lain yang telah disiapkan untuk mencontoh operasi yang ada. Departemen manajemen fasilitas akan menjadi salah satu pemain kunci jika diperlukan untuk memindahkan bisnis ke lokasi pemulihan.
Alokasi dan perubahan ruang
Di banyak organisasi, tata letak kantor sering mengalami perubahan. Proses ini disebut sebagai churn, dan persentase staf yang berpindah dalam satu tahun dikenal sebagai "churn rate". Perpindahan ini biasanya direncanakan oleh departemen manajemen fasilitas dengan menggunakan sistem desain berbantuan komputer (CAD). Selain memenuhi kebutuhan bisnis, kepatuhan terhadap persyaratan hukum yang terkait dengan tata letak kantor meliputi:
- Jumlah minimum ruang yang harus disediakan per anggota staf
- pengaturan keselamatan kebakaran
- tingkat pencahayaan
- papan nama
- ventilasi
- kontrol suhu
- pengaturan kesejahteraan seperti toilet dan air minum
- Pertimbangan juga dapat diberikan untuk menyediakan penjual makanan, katering, atau tempat di mana staf dapat membuat minuman dan beristirahat sejenak dari meja mereka.
Hari Manajemen Fasilitas Dunia
Sejak 2009, Global FM telah mensponsori Hari Manajemen Fasilitas Dunia tahunan, "Hari FM Dunia." "Tema untuk Hari FM Dunia 2022 (22 Mei 2022) adalah 'memimpin masa depan yang berkelanjutan'; tujuan hari itu adalah 'untuk mengenali dan merayakan pekerjaan penting yang dikontribusikan oleh para manajer tempat kerja dan fasilitas serta industri yang lebih luas terhadap bisnis di seluruh dunia'."
Disadur dari: en.wikipedia.org