Metode stocking dibandingkan
Sumber: netsuite.com
7 praktik terbaik pengendalian inventaris
Metodologi pengendalian inventaris yang paling efektif dapat bervariasi di antara perusahaan. Metodologi apa pun yang Anda pilih, harus jelas bagi karyawan dan memiliki kebijakan dan prosedur yang jelas. Jika Anda menggunakan perangkat lunak dengan metodologi Anda, lihatlah sistem yang memiliki fitur-fitur utama yang dibutuhkan perusahaan Anda, bukan hanya paket yang cocok untuk semua. Kontrol organisasi dimulai dengan memberi label pada item, baik melalui SKU atau sistem yang lebih kompleks. Kontrol kualitas membutuhkan standar kualitas dan kebijakan yang harus diikuti oleh staf.
- Pilih Metodologi Peningkatan Manajemen: Metodologi peningkatan manajemen melibatkan lebih dari sekadar kontrol inventaris. Anda dapat meningkatkan bisnis Anda, dari atas ke bawah, dengan metodologi manajemen yang Anda komit. Contohnya termasuk Kaizen, Lean, dan Six Sigma.
- Optimalkan Prosedur Pembelian: Salah satu ciri khas manajemen inventaris yang tepat adalah memastikan bahwa Anda menggunakan data dan peramalan untuk mengontrol prosedur pembelian Anda. Hal ini juga termasuk mengidentifikasi item dengan memantau permintaan pelanggan, menghapus stok usang dan menyesuaikan stok pengaman dan titik pemesanan ulang.
- Mengelola Hubungan Pemasok: Sangat penting untuk mengelola hubungan rantai pasokan dengan baik karena Anda sering kali dapat mengatasi dan menyelesaikan masalah dengan bekerja sama dengan pemasok. Misalnya, pemasok dapat menawarkan jumlah pesanan minimum yang dapat dinegosiasikan kepada bisnis Anda, mengambil kembali produk yang tidak terjual, dan membantu Anda mengisi ulang dengan cepat ketika penjualan meningkat untuk produk tertentu.
- Buat Laporan Otomatis: Karena sistem manajemen dan kontrol inventaris menghasilkan data dalam jumlah besar, bisnis perlu mencari cara untuk menganalisis, melaporkan, dan menggunakan data ini. Banyak sistem yang secara otomatis menghasilkan laporan untuk status inventaris, catatan stok, rekonsiliasi, stok historis, inventaris yang menua, dan keuangan inventaris. Selanjutnya, perusahaan harus memutuskan pada titik mana di sepanjang rantai pasokan mereka, mereka harus membagikan laporan-laporan ini, sehingga pemasok dapat mempersiapkan diri secara memadai.
- Melakukan Penilaian Risiko: Masalah sering muncul dalam bisnis, baik lonjakan penjualan yang tak terduga, kekurangan uang tunai, ruang gudang yang tidak mencukupi, kesalahan penghitungan inventaris, produk yang bergerak lambat, atau produk yang dihentikan. Siapkan matriks penilaian risiko untuk menentukan risiko terburuk Anda dan bagaimana Anda dapat mengatasinya ketika terjadi.
- Lakukan Audit Secara Teratur: Lakukan audit secara rutin untuk memastikan bahwa stok aktual dan laporan Anda sesuai. Ada tiga cara untuk melakukan audit: barang fisik, pengecekan di tempat, dan penghitungan siklus. Inventaris fisik memerlukan penghitungan semua inventaris Anda dan harus dilakukan setidaknya setiap tahun dan sering kali pada akhir tahun agar sesuai dengan laporan pajak penghasilan. Pengecekan spot adalah ketika Anda memilih satu atau dua produk pada waktu yang berbeda dari inventaris lengkap, memeriksanya secara fisik dan membandingkannya dengan apa yang ada dalam dokumentasi atau sistem perangkat lunak Anda. Produk bermasalah atau produk yang terjual cepat sangat ideal untuk pemeriksaan langsung. Penghitungan siklus menyebarkan rekonsiliasi sepanjang tahun. Setiap produk memiliki periode audit, tetapi Anda harus memeriksa item bernilai tinggi lebih sering.
- Pengendalian Persediaan Selektif (Peramalan): Banyak teknik yang termasuk dalam pengendalian dan manajemen persediaan selektif atau peramalan, seperti analisis ABC. Dalam bentuk analisis ini, Anda mengklasifikasikan inventaris dengan salah satu dari yang berikut ini: nilai penggunaan, sumber pengadaan, kesulitan pengadaan, musim, harga satuan, dan tingkat konsumsi. Pilihlah formula berdasarkan tingkat kepentingan relatif dari setiap klasifikasi dan seberapa besar pengaruhnya terhadap persediaan.
Kiat dan saran ahli untuk memulai pengendalian persediaan
Menjelajahi seluk-beluk prosedur dan teori pengendalian inventaris secara menyeluruh mungkin merupakan hal yang berat bagi sebagian bisnis. Tips di bawah ini dapat membantu Anda mengidentifikasi apa yang perlu Anda lakukan sebelum menerapkan proses kontrol inventaris yang baru:
- Rencana pengendalian persediaan yang baik Memiliki Beberapa Hal Penting: Membeli sistem perangkat lunak yang menangani stok gudang Anda tidaklah cukup. Rencana pengendalian inventaris yang baik akan menangani pesanan Anda mulai dari produksi atau pembelian hingga penjualan barang dan pada akhirnya menghapusnya dari pembukuan Anda. Program pengendalian inventaris harus memperhitungkan hal-hal seperti mengurangi ruang gudang yang terbuang, memesan persediaan menggunakan rumus perkiraan, dan mengatur hubungan dengan vendor.
- Rencanakan terlebih dahulu, Lalu Jalankan: Setiap manajer yang berpengalaman akan memberi tahu Anda bahwa manajemen dan kontrol inventaris bersifat berkelanjutan dan tidak hanya berhenti di tingkat gudang. Anda harus terus memperbarui rencana Anda, lalu mempraktikkannya. Anda harus melacak metrik dan memperbarui perkiraan Anda untuk bulan-bulan mendatang setiap minggu dan membuat perubahan pada rencana manajemen stok Anda sesuai kebutuhan. Anda juga mungkin diminta untuk mengubah rencana manajemen inventaris Anda berdasarkan peristiwa-peristiwa dunia.
- Pastikan anda selalu memiliki stok kritis: Baik itu suku cadang mesin atau barang yang menjadi tulang punggung penjualan, tentukan stok mana yang kritis, dan pastikan barang-barang tersebut tidak pernah kehabisan stok. Untuk itu, Anda harus memiliki proses kontrol inventaris.
- Tinjau semua pengiriman dengan cermat: Titik utama kehilangan inventaris terjadi saat bisnis Anda pertama kali menerima barang. Tinjau dengan cermat slip kemasan dan produk untuk mengetahui adanya kerusakan.
- Tunjuk anggota tim manajemen inventaris yang tepat: Dukungan dari staf sangat penting, tetapi pastikan mereka yang ditugaskan untuk memiliki proses kontrol inventaris adalah orang yang tepat untuk pekerjaan itu. Matematika harus menjadi salah satu kekuatan mereka, dan mereka harus memiliki waktu untuk melakukan tugas dengan benar. Idealnya, tim manajemen inventaris Anda terdiri dari orang-orang yang berhubungan dengan setiap tahap proses, mulai dari manajer gudang, spesialis pengadaan, hingga petugas di lapangan. Bisnis yang lebih kecil harus mempertimbangkan untuk menyertakan semua manajer dan beberapa perwakilan staf lini depan.
- Mengelompokkan barang yang mirip: Sebisa mungkin, kelompokkan inventaris yang serupa di area yang sama. Selain itu, produk yang unik harus memiliki satu lokasi penyimpanan.
- Temukan keseimbangan antara biaya persediaan dan manfaat memiliki stok di tangan: Mengembangkan sistem kontrol inventaris yang benar-benar efektif bergantung pada menemukan keseimbangan yang tepat antara biaya pembuatan dan penyimpanan produk serta menghindari kehabisan stok. Uang bisnis Anda terikat dalam stok tersebut. Untungnya, dengan memahami bisnis Anda, Anda dapat memilih metode dan teknik peramalan yang tepat. Anda ingin menentukan total biaya stok Anda, termasuk faktor-faktor seperti biaya pergudangan dan barang yang mudah rusak, dan menimbangnya dengan permintaan dan biaya kehabisan stok untuk memberi Anda keseimbangan yang tepat
- Lihatlah rencana tingkat tinggi lainnya: Jika Anda tidak memiliki kontrol positif atas inventaris Anda, Anda mungkin perlu menangani area lain dalam bisnis Anda. Apakah Anda memiliki rencana manajemen kualitas yang memadai? Sudahkah Anda melihat rencana manajemen fasilitas Anda akhir-akhir ini?
- Pilihlah sistem yang terukur: Sangat menggoda bagi bisnis kecil untuk memesan sistem perangkat lunak yang satu ukuran untuk semua atau, sebaliknya, gratis atau berbiaya rendah. Sistem berbasis cloud dapat tumbuh bersama bisnis dan menyediakan analisis yang Anda butuhkan untuk melanjutkan pertumbuhan bisnis Anda.
- Perangkat lunak anda hanya sebaik proses anda: Perangkat lunak tidak dapat menyelesaikan proses yang buruk, hanya mengotomatiskannya.
- Miliki rencana pencadangan: Tidak peduli seberapa canggih perangkat lunak atau seberapa baik prosesnya, pastikan bisnis Anda memiliki rencana cadangan untuk pemadaman listrik dan pencurian. Komputasi awan selalu menjadi pilihan yang lebih baik daripada server lokal.
Mengontrol stok dengan cara anda menjualnya
Anda juga dapat mengontrol stok dengan cara Anda menjualnya. Dalam beberapa kasus, stok bahkan bukan merupakan bagian dari inventaris di tempat Anda, tetapi Anda masih bisa mengendalikannya. Berikut ini caranya berdasarkan kapan atau bagaimana Anda menjual produk Anda:
- Bundling: Menggabungkan barang atau jasa untuk menawarkan nilai ekstra kepada pelanggan dengan satu biaya disebut bundling. Dalam praktik pengendalian dan manajemen inventaris, bundling adalah cara untuk memindahkan inventaris yang sudah tua. Misalnya, Anda menyertakan hadiah kejutan gratis atau menawarkan potongan harga untuk barang lain berdasarkan pembelian. Teknik-teknik ini juga meningkatkan pengalaman pelanggan Anda.
- Menggulirkan Inventaris: Saat inventaris bergulir, alih-alih menyimpan barang di dalam gudang, manajer meninggalkannya di trailer truk dan menyimpan trailer itu di tempat parkir gudang. Seorang pengemudi dapat mengaitkan trailer ketika stok dibutuhkan dan mengendarainya ke toko ritel. Karyawan gudang tidak pernah menyentuh inventaris.
- Pengiriman Drop: Juga dikenal sebagai cross-docking, pengiriman drop adalah ketika produsen atau pemasok langsung mengirimkan produknya ke pelanggan atas nama pengecer. Pengecer tidak pernah memiliki stok produk dan tidak pernah menangani atau melihat produk. Bisnis ini sebagian besar bekerja melalui penjualan internet.
- Persediaan Konsinyasi: Pengaturan bisnis ini terjadi ketika sebuah perusahaan memberikan barangnya kepada perusahaan atau etalase lain sebelum mereka membayarnya. Etalase atau perusahaan membayar produk setelah menjualnya, dengan persentase yang disepakati dari harga jual. Pengaturan ini dapat menjadi situasi yang sangat baik untuk usaha kecil yang menjual produk karena biaya kepemilikannya minimal.
- Pemesanan di awal: Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk menerima pesanan dan pembayaran untuk produk yang tidak tersedia, mereka melakukan backorder. Untuk sejumlah kecil item (satu atau dua), mudah untuk memproses pesanan dan memberi tahu pelanggan Anda dengan perkiraan kapan Anda akan memenuhinya. Selanjutnya, semakin tinggi nilai barang, semakin sabar pelanggan Anda akan menerima pesanan. Namun, masalah akan muncul ketika produk yang dipesan di belakang mulai berlipat ganda. Tidak disarankan bagi usaha kecil yang produknya umumnya tersedia di tempat untuk bercampur dengan banyak pesanan. Alasan positif untuk menawarkan backorder termasuk meningkatkan arus kas, menambahkan beberapa fleksibilitas untuk usaha kecil yang tidak mampu menangani logistik dan biaya penyimpanan dan kelebihan stok yang lebih rendah. Tantangan dari backordering termasuk kemungkinan mengecewakan pelanggan, interval pemenuhan yang lebih lama, dan persyaratan logistik lainnya.
Sumber: netsuite.com
Disadur dari: netsuite.co