2 Jenis Sistem Pengendalian Persediaan: Perpetual vs Periodik Sistem Mana yang Terbaik?

Dipublikasikan oleh Syayyidatur Rosyida

03 Mei 2024, 07.23

sumber: camcode.com

Poin-poin penting

Dua jenis sistem kontrol inventaris adalah perpetual dan periodik. Sistem perpetual melacak inventaris secara real-time, memperbarui basis data inventaris saat produk dijual, dibeli, atau dikembalikan, sehingga memberikan tampilan tingkat inventaris yang akurat dan terkini. Sistem periodik mengandalkan penghitungan fisik inventaris secara berkala, sehingga tingkat inventaris hanya diketahui pada waktu-waktu tertentu.

Sistem kontrol inventaris adalah solusi teknologi yang mengintegrasikan semua aspek tugas inventaris organisasi, termasuk pengiriman, pembelian, penerimaan, penyimpanan gudang, perputaran, pelacakan, dan pemesanan ulang.

Meskipun ada beberapa perdebatan tentang perbedaan antara manajemen inventaris dan kontrol inventaris, kenyataannya adalah bahwa sistem kontrol inventaris yang baik melakukan semuanya dengan mengambil pendekatan holistik terhadap inventaris dan memberdayakan organisasi untuk memanfaatkan praktik ramping guna mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi di sepanjang rantai pasokan, sambil memiliki inventaris yang tepat di lokasi yang tepat untuk memenuhi ekspektasi pelanggan.

Karena itu, ada dua jenis sistem kontrol inventaris yang tersedia saat ini: sistem inventaris abadi dan sistem inventaris berkala.

Di dalam sistem tersebut, dua jenis sistem manajemen inventaris utama - sistem barcode dan sistem identifikasi frekuensi radio (RFID) - digunakan untuk mendukung proses pengendalian inventaris secara keseluruhan:

2 enis sistem pengendalian persediaan utama:

  1. Sistem Persediaan Perpetual
  2. Sistem Persediaan Berkala

2 jenis sistem manajemen persediaan (di dalam sistem pengendalian persediaan):

  1. Sistem Kode Batang
  2. Sistem Identifikasi Frekuensi Radio (RFID)

Sistem kontrol inventaris membantu Anda melacak inventaris dan menyediakan data yang Anda perlukan untuk mengontrol dan mengelolanya.

Apa pun jenis sistem kontrol inventaris yang Anda pilih, pastikan sistem tersebut menyertakan sistem untuk mengidentifikasi item inventaris dan informasinya, termasuk:

  • Label barcode atau tag aset
  • Alat perangkat keras untuk memindai label barcode atau tag RFID
  • Basis data pusat untuk semua inventaris selain kemampuan untuk menganalisis data
  • Membuat laporan dan memperkirakan permintaan
  • Proses untuk memberi label, mendokumentasikan, dan melaporkan inventaris
  • Metodologi inventaris yang telah terbukti, seperti just-in-time, analisis ABC, masuk pertama, atau keluar pertama (FIFO), atau masuk terakhir-keluar pertama (LIFO).

Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut mengenai jenis-jenis persediaan dan jenis-jenis sistem kontrol persediaan serta aplikasi manajemen persediaan yang dapat membantu perusahaan mengelola persediaan secara lebih efisien.

Apa saja 4 jenis persediaan yang berbeda?

Sebelum membahas lebih jauh mengenai jenis-jenis sistem kontrol inventaris, penting untuk memahami jenis-jenis inventaris yang berbeda.

Secara umum, inventaris dapat dikelompokkan ke dalam empat klasifikasi utama:

Bahan baku

Bahan baku adalah barang persediaan yang digunakan dalam proses manufaktur untuk membuat barang jadi. Apa yang dianggap sebagai bahan baku untuk satu perusahaan mungkin dianggap sebagai barang jadi untuk perusahaan lain.

Contohnya, perusahaan yang membuat suku cadang atau komponen untuk mesin atau peralatan akan menganggap komponen tersebut sebagai barang jadi. Produsen yang membeli komponen-komponen tersebut untuk digunakan dalam proses manufaktur mereka akan menganggap komponen yang sama sebagai bahan baku.

Bahan baku dapat terdiri dari hal-hal seperti kertas atau baja, mur dan baut, bahan kimia, roda, dan barang-barang lainnya.

Barang dalam proses

Persediaan barang dalam proses (WIP) mencakup barang-barang yang sedang diproses. Persediaan WIP dapat mencakup bahan baku dan komponen yang sedang melalui proses produksi untuk menghasilkan barang jadi serta barang jadi yang sedang menunggu pemeriksaan akhir atau kontrol kualitas.

Setelah langkah-langkah akhir tersebut selesai, barang jadi ini akan dianggap sebagai barang jadi.

Barang jadi

Barang jadi terdiri dari semua barang jadi yang siap untuk dijual kepada pelanggan akhir.

Barang MRO

MRO adalah singkatan dari pemeliharaan, perbaikan, dan persediaan operasi. Persediaan MRO terdiri dari barang-barang yang diperlukan untuk beroperasi, seperti peralatan dan mesin, dan barang-barang yang diperlukan untuk memelihara peralatan dan infrastruktur. Itu berarti inventaris MRO juga dapat mencakup barang-barang yang terkadang dianggap sebagai bahan mentah tetapi dalam hal ini pada dasarnya adalah suku cadang.

Mur dan baut adalah contoh yang baik. Ketika mur dan baut tersedia untuk merakit produk jadi, mereka akan diklasifikasikan sebagai bahan baku. Mur dan baut ekstra yang disimpan perusahaan untuk memperbaiki peralatan, di sisi lain, diklasifikasikan sebagai MRO.

Contoh lain dari inventaris MRO termasuk persediaan kebersihan seperti larutan pembersih, pel, dan sapu, perkakas, bahan pengemasan, seragam dan sarung tangan, dan perlengkapan kantor seperti kertas, pena, kalkulator, tinta printer, dan barang lainnya.

Persediaan dapat diklasifikasikan lebih lanjut dalam beberapa cara tergantung pada industri, operasi perusahaan, dan jenis persediaan yang dikelola perusahaan. Perusahaan yang membeli barang jadi dan menjualnya kepada pelanggan dengan markup hanya memiliki satu jenis persediaan yang disebut persediaan barang dagangan.

Beberapa perusahaan, seperti produsen, perlu mengelola berbagai inventaris dalam klasifikasi yang berbeda, membuat pelacakan inventaris yang efisien menjadi suatu keharusan. Untuk mengelola inventaris secara efektif, solusi pelacakan inventaris dipasangkan dengan aplikasi kontrol inventaris atau aplikasi manajemen inventaris.

Bagaimana cara kerja sistem manajemen inventaris?

Sistem kontrol inventaris, seperti aplikasi kontrol inventaris, menawarkan berbagai fungsi yang membantu perusahaan mengelola berbagai jenis inventaris. Sistem kontrol inventaris biasanya terdiri dari perangkat lunak manajemen inventaris yang dipasangkan dengan penandaan barcode untuk mengidentifikasi aset inventaris, dan informasi tentang setiap item disimpan dalam database pusat.

Label barcode berfungsi sebagai pelacak inventaris, yang memungkinkan pengguna untuk memunculkan informasi tentang barang di sistem komputer, seperti harga barang, jumlah barang yang tersedia, lokasi barang di dalam gudang, dan banyak lagi.

Aplikasi kontrol inventaris terbaik adalah yang kompatibel dengan perangkat seluler, dengan aplikasi pendamping yang memungkinkan pengguna untuk melacak dan mengelola inventaris saat mereka berpindah-pindah di dalam fasilitas atau dari satu lokasi ke lokasi lain. Ada banyak aplikasi pelacakan inventaris untuk smartphone, beberapa di antaranya eksklusif untuk seluler, sementara yang lain memiliki aplikasi desktop untuk memungkinkan pengguna melacak inventaris dari perangkat apa pun.

Ada juga banyak aplikasi pelacakan inventaris yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan manajer gudang. Saat mencari aplikasi manajemen inventaris, carilah fitur yang mengakomodasi kebutuhan perusahaan Anda, seperti peringatan pemicu ketika tingkat inventaris mencapai ambang batas yang telah ditentukan sebelumnya, kemampuan pemesanan ulang, serta analisis dan pelaporan untuk mendukung fungsi-fungsi seperti peramalan.

2 Jenis sistem manajemen inventaris

Setelah kita membahas dasar-dasar inventaris dan cara kerja sistem kontrol inventaris secara umum, mari kita bahas dua jenis utama sistem kontrol inventaris.

  1. Sistem Persediaan Perpetual
  2. Persediaan gudang

Ketika Anda menggunakan sistem inventaris perpetual, sistem ini terus memperbarui catatan inventaris dan memperhitungkan penambahan dan pengurangan ketika barang inventaris diterima, dijual dari stok, dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain, diambil dari inventaris, dan dihapuskan. Beberapa organisasi lebih memilih sistem inventaris perpetual karena sistem ini memberikan informasi inventaris terkini dan lebih baik dalam menangani jumlah inventaris fisik yang minimal.

Sistem inventaris abadi juga lebih disukai untuk pelacakan inventaris karena sistem ini memberikan hasil yang akurat secara terus-menerus jika dikelola dengan benar. Jenis sistem kontrol inventaris ini bekerja paling baik jika digunakan bersama dengan basis data jumlah inventaris dan lokasi tempat sampah yang diperbarui secara real time oleh pekerja gudang menggunakan pemindai barcode. Aplikasi manajemen inventaris adalah sistem inventaris abadi.

Tantangan menggunakan sistem persediaan perpetual

Ada beberapa tantangan yang terkait dengan sistem inventaris abadi.

Pertama, sistem ini tidak dapat dikelola secara manual dan membutuhkan peralatan dan perangkat lunak khusus yang mengakibatkan biaya implementasi yang lebih tinggi, terutama untuk bisnis dengan banyak lokasi atau gudang. Pemeliharaan dan peningkatan secara berkala diperlukan untuk sistem inventaris perpetual, yang juga dapat menjadi mahal.

Tantangan lain dalam menggunakan sistem inventaris perpetual adalah inventaris yang tercatat mungkin tidak mencerminkan inventaris yang sebenarnya seiring berjalannya waktu karena tidak melakukan penghitungan inventaris fisik secara berkala, aktivitas yang diperlukan bahkan ketika pelacak inventaris digunakan. Akibatnya, kesalahan, barang yang dicuri, dan barang yang dipindai dengan tidak benar berdampak pada catatan inventaris yang tercatat dan menyebabkannya tidak sesuai dengan jumlah inventaris yang sebenarnya.

Sistem inventaris berkala

Sistem inventaris periodik tidak melacak inventaris setiap hari, namun memungkinkan organisasi untuk mengetahui tingkat inventaris awal dan akhir selama periode waktu tertentu. Jenis sistem kontrol inventaris ini melacak inventaris menggunakan penghitungan inventaris fisik.

Ketika inventaris fisik selesai, saldo di akun pembelian bergeser ke akun persediaan dan disesuaikan agar sesuai dengan biaya persediaan akhir. Organisasi dapat memilih apakah akan menghitung biaya persediaan akhir menggunakan metode akuntansi persediaan LIFO atau FIFO atau metode lain; perlu diingat bahwa persediaan awal adalah persediaan akhir periode sebelumnya.

Tantangan menggunakan sistem persediaan periodik

Ada beberapa kelemahan menggunakan sistem persediaan periodik.

Pertama, ketika penghitungan inventaris fisik sedang diselesaikan, aktivitas bisnis normal hampir terhenti. Akibatnya, pekerja mungkin akan terburu-buru dalam melakukan penghitungan fisik karena keterbatasan waktu. Sistem inventaris periodik biasanya tidak menggunakan pelacak inventaris, sehingga kesalahan dan kecurangan mungkin lebih sering terjadi karena tidak ada kontrol yang berkelanjutan atas inventaris.

Hal ini juga menjadi lebih sulit untuk mengidentifikasi di mana ketidaksesuaian dalam jumlah persediaan terjadi ketika menggunakan sistem kontrol persediaan periodik karena begitu banyak waktu berlalu di antara perhitungan. Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk sistem kontrol inventaris periodik membuatnya lebih cocok untuk bisnis yang lebih kecil.

2 jenis sistem manajemen Persediaanp(dalam sistem kontrol persediaan)

  1. Sistem Persediaan Barcode
  2. pemindai kode batang

Sistem manajemen inventaris yang menggunakan teknologi barcode lebih akurat dan efisien daripada sistem yang menggunakan proses manual. Ketika digunakan sebagai bagian dari sistem kontrol inventaris secara keseluruhan, sistem barcode memperbarui tingkat inventaris secara otomatis ketika pekerja memindainya dengan pemindai barcode atau perangkat seluler. Manfaat menggunakan barcode dalam proses manajemen inventaris Anda sangat banyak dan meliputi:

  1. Pencatatan yang akurat atas semua transaksi inventaris
  2. Menghilangkan kesalahan data yang memakan waktu yang sering terjadi pada sistem manual atau kertas
  3. Menghilangkan kesalahan entri data secara manual
  4. Kemudahan dan kecepatan pemindaian
  5. Memperbarui inventaris yang tersedia secara otomatis
  6. Mencatat riwayat transaksi dan dengan mudah menentukan level minimum dan jumlah pemesanan ulang
  7. Merampingkan dokumentasi dan pelaporan
  8. Pengembalian investasi (ROI) yang cepat
  9. Memfasilitasi pergerakan inventaris di dalam gudang dan di antara berbagai lokasi dan dari penerimaan hingga pengambilan, pengemasan, dan pengiriman.

Sistem inventaris identifikasi frekuensi radio (RFID)

Sistem inventaris identifikasi frekuensi radio (RFID) menggunakan teknologi aktif dan pasif untuk mengelola pergerakan inventaris. Teknologi RFID aktif menggunakan pembaca tag tetap di seluruh gudang; tag RFID melewati pembaca, dan pergerakan dicatat dalam perangkat lunak manajemen inventaris. Karena alasan ini, sistem aktif bekerja paling baik untuk organisasi yang membutuhkan pelacakan inventaris secara real-time atau di mana keamanan inventaris menjadi masalah.

Teknologi RFID pasif, di sisi lain, membutuhkan penggunaan pembaca genggam untuk memantau pergerakan inventaris. Ketika sebuah tag dibaca, datanya direkam oleh perangkat lunak manajemen inventaris. Teknologi RFID memiliki jangkauan pembacaan sekitar 40 kaki dengan teknologi pasif dan 300 kaki dengan teknologi aktif.

Sistem manajemen inventaris RFID memiliki beberapa tantangan terkait.

Pertama, tag RFID jauh lebih mahal daripada label barcode; dengan demikian, tag ini biasanya digunakan untuk barang bernilai tinggi. Tag RFID juga dikenal memiliki masalah interferensi, terutama ketika tag digunakan di lingkungan dengan banyak logam atau cairan.

Biaya yang dibutuhkan untuk beralih ke peralatan RFID juga sangat mahal, dan pemasok, pelanggan, serta perusahaan transportasi Anda harus memiliki peralatan yang dibutuhkan juga.

Selain itu, tag RFID membawa lebih banyak data daripada label barcode, yang berarti sistem dan server Anda dapat menjadi macet dengan terlalu banyak informasi.

Saat memilih sistem kontrol inventaris untuk organisasi Anda, pertama-tama Anda harus memutuskan apakah sistem inventaris abadi atau sistem inventaris berkala yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Kemudian, pilih sistem barcode atau sistem RFID untuk digunakan bersama dengan sistem kontrol inventaris Anda untuk solusi lengkap yang memungkinkan Anda memiliki visibilitas ke dalam inventaris Anda untuk meningkatkan akurasi dalam pemindaian, pelacakan, pencatatan, dan pelaporan pergerakan inventaris.

Disadur dari: camcode.com