11 Prosedur Pengendalian Persediaan Untuk Mengelola Persediaan Anda Secara Efisien

Dipublikasikan oleh Syayyidatur Rosyida

06 Mei 2024, 10.07

Sumber: pixabay.com

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kontrol inventaris selalu merupakan proses yang sulit tetapi merupakan aspek yang sangat penting dalam bisnis apa pun. Tidak ada yang bisa menjalankan bisnis dengan baik kecuali mereka tahu apa yang mereka miliki, apa yang telah terjual, dan berapa harga pokoknya. Pada artikel ini, kami akan memperkenalkan 11 prosedur pengendalian persediaan yang dapat Anda terapkan untuk mengelola persediaan Anda dengan lebih efisien.

Fitur-fitur pengendalian inventaris

Pengendalian inventaris, sering dikenal sebagai manajemen inventaris, adalah proses pemantauan stok gudang perusahaan untuk memastikan bahwa stok tersebut berada pada tingkat yang paling memadai. Ini mencakup proses pengelolaan barang dari saat dipesan, melalui penyimpanan, pemindahan di dalam gudang atau di gudang yang berbeda, serta ke tujuan akhir atau pembuangan. Manajemen inventaris adalah bagian penting dari setiap bisnis ritel. Ingin tahu seberapa penting laporan pergerakan inventaris? Baca di sini.

Sistem kontrol inventaris adalah pendekatan teknologi yang membantu bisnis untuk menjaga dan melacak komoditas melalui rantai pasokan. Teknologi ini akan mengintegrasikan dan mengelola pembelian, pengiriman, penerimaan, pergudangan, dan pengembalian barang ke dalam satu sistem. Mempraktikkan prosedur kontrol inventaris yang baik dapat membantu bisnis mengurangi banyak operasi manual yang mahal dan memakan waktu. Sistem ini akan menunjukkan kepada Anda berapa banyak persediaan yang Anda miliki, di mana lokasinya, dan kapan Anda perlu melakukan pemesanan ulang untuk mempertahankan tingkat stok yang ideal. Bagi UKM yang ingin mempelajari cara mengelola inventaris secara efisien, panduan infografis ini sangat direkomendasikan.

 

 

11 prosedur dan teknik kontrol inventaris

teknik manajemen persediaan

Sumber: magestore.com

Setiap bisnis akan menerapkan cara kontrol inventarisnya sendiri. Namun, pada akhirnya, mengelola stok secara efisien adalah target yang ingin dicapai semua orang. Ada beberapa prosedur umum dan praktik terbaik manajemen inventaris yang dapat menginstruksikan Anda tentang cara mengelola inventaris dengan lebih efisien.

Prioritaskan lokasi dan aksesibilitas
Pastikan gudang dan stok Anda terorganisir dengan baik dan mudah diakses karena akan mengurangi banyak waktu bagi staf untuk mencari lokasi dan menemukan produk. Dengan demikian, semua langkah selanjutnya dapat berjalan dengan lancar.

Tetapkan pengaturan lantai dan tata letak
Hal ini akan membantu pemilik dan staf untuk mengingat semua lokasi produk sehingga akan lebih mudah dan cepat untuk menemukan barang saat dibutuhkan. Selain itu, membuat denah lantai akan membantu Anda dalam menentukan lokasi terbaik untuk barang dagangan Anda.

Optimalkan dan perkirakan inventaris Anda
Cobalah untuk mengoptimalkan dan memperkirakan inventaris Anda dengan memastikan jumlah barang yang memadai, tidak terlalu sedikit atau terlalu banyak. Sebaiknya Anda juga membuat daftar barang yang laris yang lebih cepat terjual daripada yang lain. Terlepas dari musimnya, barang-barang ini harus selalu ada di gudang. Akan lebih mudah untuk mempersiapkan diri menghadapi masalah pasokan dan permintaan yang akan datang jika tingkat penjualan dipantau dan tren pasar diikuti.

Singkirkan stok yang tidak dibutuhkan
Cobalah untuk menyingkirkan barang-barang yang telah ada di gudang dalam jangka waktu yang lama dengan menjalankan promosi atau menawarkan diskon. Ini akan menciptakan lebih banyak ruang bagi Anda untuk menaruh barang lain yang dibutuhkan. Selain itu, penawaran semacam itu juga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, membuat pengisian ulang inventaris menjadi lebih mudah, dan membuat bisnis terus berjalan.

Tetapkan jadwal penghitungan siklus
Tetapkan jadwal penghitungan siklus untuk memantau aliran produk secara memadai daripada menunggu kesempatan untuk menghitung inventaris Anda.

Periksa stok dengan cepat setelah pengiriman
Setelah setiap pesanan inventaris tiba, luangkan waktu beberapa menit untuk memeriksa apakah barang dagangan yang Anda kirimkan sudah benar atau ada masalah dengan kualitas produk dan tolak barang yang tidak dipesan atau rusak. Langkah ini akan membantu Anda menghindari kasus stok yang sebenarnya tidak cukup atau melebihi data inventaris dari sistem.

Beri label pada semua produk
Label harus memiliki data yang cukup seperti nama produk, nomor, jumlah, dan deskripsi. Memberi label pada semua produk akan membuat Anda lebih mudah dan cepat mengenalinya.

Perhatikan tanggal kedaluwarsa
Ketika Anda memperhatikan tanggal kedaluwarsa produk, Anda dapat menyingkirkan barang dagangan yang tersisa sebelum kedaluwarsa dengan mengurangi harga atau menawarkan penawaran khusus.

Pastikan Anda melacak inventaris Anda
Anda perlu mengetahui berapa banyak stok yang Anda miliki, dari mana stok tersebut berasal, atau kapan barang meninggalkan gudang untuk menjalankan bisnis Anda. Jadi, sangat penting untuk melacak inventaris Anda sesering mungkin. Saat ini, hampir semua bisnis menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris untuk membantu mereka melacak inventaris. 

Menetapkan tanggung jawab manajemen inventaris
Ketika Anda menetapkan tanggung jawab manajemen inventaris terpisah untuk seseorang, mereka cenderung melakukan tugas dengan lebih baik. Ini karena mereka lebih fokus pada proses, menghabiskan lebih banyak waktu, dan lebih terbiasa.

Buat cadangan data inventaris Anda
Anda juga harus memastikan bahwa Anda memiliki cadangan data sehingga informasi penting selalu tersedia, dapat diakses, dan tidak pernah hilang. Dan, jika data hilang atau terhapus, Anda akan memiliki cadangan yang siap untuk dipulihkan, sehingga bisnis dan pelanggan Anda tidak dirugikan.

Bagaimana kontrol inventaris dapat memengaruhi bisnis Anda?

bagaimana pengendalian inventaris mempengaruhi bisnis

Sumber: magestore.com

Menggabungkan proses manajemen inventaris yang memadai dengan sistem Anda dapat membantu bisnis memastikan kesehatan keuangan dan tingkat stok yang memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. Menurut netsuite.com, 62% pelanggan berhenti membeli dari sebuah perusahaan karena layanan pelanggan yang buruk. Frustrasi karena kehabisan stok atau barang yang dipesan lebih dulu berada di urutan teratas dalam daftar keluhan layanan pelanggan. Faktanya, menurut penelitian tentang toko serba ada, kehabisan stok dapat menyebabkan toko kehilangan satu dari setiap 100 konsumen. Selain itu, 55% pembeli di toko mana pun tidak akan membeli barang pengganti jika barang yang mereka inginkan tidak tersedia. 

Selain itu, sistem kontrol stok yang baik juga dapat membantu bisnis mendapatkan informasi real-time tentang barang, mengurangi kerusakan, dan mengurangi biaya penyimpanan inventaris. Hasilnya, pemilik bisnis dapat menyimpan, melacak, mengirim, dan memesan inventaris atau stok dengan mempraktikkan prosedur kontrol inventaris standar untuk menghindari kerugian dan mengoptimalkan pendapatan.

Apa saja jenis-jenis sistem manajemen inventaris?

jenis manajemen persediaan

Sumber: magestore.com

Ada dua jenis utama sistem manajemen inventaris: 

 

Sistem persediaan abadi

Sistem persediaan abadi mengharuskan bisnis untuk mengimplementasikan perangkat lunak dan peralatan pendukung sehingga lebih mahal daripada sistem persediaan periodik. Di sisi lain, sistem ini membantu memperbarui statistik inventaris secara teratur dan real-time. Metode kontrol inventaris ini menggunakan perangkat lunak point-of-sale dan manajemen aset untuk menentukan inventaris berdasarkan penjualan dan pembelian. Oleh karena itu, Anda akan selalu memiliki perhitungan stok yang tepat kapan pun Anda membutuhkannya dan pelacakan berkelanjutan juga membantu bisnis menghindari kehabisan stok.

Namun, masih ada beberapa kekurangan dengan sistem ini karena dijalankan oleh peralatan dan perangkat lunak. Peralatan yang mengalami kesalahan dan item yang dipindai dengan tidak benar dapat memengaruhi catatan inventaris. Selain itu, ada beberapa kasus yang tidak dapat dikenali oleh sistem seperti kerusakan, barang yang dicuri. 

Sistem inventaris berkala
Sistem inventaris periodik cocok untuk bisnis kecil karena tidak memerlukan perangkat lunak yang rumit. Sistem ini mengandalkan penghitungan fisik persediaan secara berkala atau tidak berkala. Pemilik bisnis hanya melacak semua transaksi di akun pembelian. Setelah inventaris fisik selesai, saldo di akun pembelian ditransfer ke akun persediaan. Terakhir, Anda mencocokkan biaya stok akhir ke akun persediaan. Ada 2 metode untuk menghitung biaya persediaan: FIFO berarti stok pertama adalah yang dijual terlebih dahulu, dan LIFO berarti stok terakhir adalah yang dijual terlebih dahulu.

Kerugian dari sistem inventaris periodik berasal dari penghitungan fisik stok. Hal ini jelas akan meningkatkan biaya tenaga kerja karena bisnis harus mempekerjakan lebih banyak staf dan membayar lebih banyak waktu kerja. Selain itu, ada kemungkinan besar terjadi ketidaksesuaian inventaris dan kecurangan.

Kesimpulan

Secara umum, manajemen inventaris dapat memengaruhi keberhasilan atau kegagalan bisnis. Memiliki visibilitas yang tepat ke dalam stok Anda pada saat yang diperlukan sangat penting untuk kesuksesan. Untuk mendapatkan laporan inventaris yang real-time dan informatif untuk membuat rencana bisnis, penting untuk menerapkan prosedur kontrol inventaris yang tepat, bersama dengan alat dan perangkat lunak pendukung yang sesuai.

Disadur dari: magestore.com