diklatkerja | [Tanya Jawab] SAP Implementation Methodology for Enterprise Resource Planning

1. Pertanyaan dari Bapak Basuki
Jadi, SAP itu sendiri adalah sistem yang dibuat untuk accounting mulai dari awal sampai proyek akhir?

Jawaban: SAP ini memang suatu sistem yang integrated, mengintegrasikan mulai dari inputnya misalnya berupa membeli material, ada material management, kemudian kalau manufaktur ada modul PP (production planning), kemudian penjualan ada sales Division. Mungkin kalau 3 itu saya kasih gambaran, modul itu berhubungan dengan financial accounting. Misalkan kita melakukan pembelian tadi, mulai dari PR, purchase activition, purchase order, kutrisi, setelah itu ada proses yang namanya invoice verification. Invoice verification tadi begitu confirm, artinya PO, invoice, kutrisi sudah sama Itu otomatis akan me-record barangnya ke dalam Inventory dan mengupdate ke value Inventory di Financial. Yang kedua itu otomatis juga mengupdate account payable di akun payable Financial. Jadi tidak perlu di posting manual, jadi seolah-olah dengan orang-orang yang bertugas di invoice verification itu nanti SAP akan meng-create integrasi tadi, meng-create dokumen-dokumen tadi yang berhubungan dengan Financial.

2. Pertanyaan dari Bapak Arjuna Sriwijaya
Bagaimana penerapan SAP untuk perusahaan EPC Company? Apakah ada hal spesifik? Karena aset utamanya adalah manusia, sedangkan risiko suatu EPC Company adalah turnover personalnya yang tinggi, apabila proyek yang ada sedang sedikit.

Jawaban: Dalam proyek-proyek konstruksi, suatu Project itu SAP memang ada yang namanya Project system, maka dari itu tergantung dari modulnya. Project sistem ini berhubungan juga dengan sales order, dia berintegrasi juga dengan misalnya kaitannya dengan maintenance, dia akan integrated dengan para maintenance. Setahu saya misalnya seperti ini, suatu Project dibuat menggunakan Project sistem di SAP, itu dibawahnya dari Project definition, bawahnya ada WBS (Work Breakdown Structure), dibawah WBS ada namanya Network, di bawah Network kita bisa integrasikan dengan misalnya saya membuat untuk Project maintenance engine. Jadi suatu Project maintenance itu berbeda casenya, kerusakannya berbeda maka suatu project-nya juga berbeda. Di bawah Network tadi kita bisa melihat yang namanya maintenance order, maintenance order berhubungan dengan suatu objek yang kita repair. Setelah konkrit itu bisa kita integrated ke WBS, sehingga di situ ada collecting cost, memberikan gambaran bahwa dengan collecting cost tadi itu bisa di collect oleh sales distribution, sehingga bisa dilakukan pembuatan invoice. Mau itu cost-plus, ada margin, ada cost, atau memang sudah ada harga yang fix, sehingga kau tadi akan mengurangi dari profit. Jadi gambarnya seperti itu, toolsnya harus tepat yaitu Project management.

People turn over kita butuh yang namanya human capital, kalau turnover tinggi ya bagaimana memanage people itu diatur di dalam Modul, mulai dari recruitment sampai retire, sehingga tetap harus dilakukan maintenance terhadap people. Supaya cost terhadap sewa engine-nya untuk payroll bisa tepat.

Cost untuk sistem itu sudah fix sedangkan yang menggunakan akan berkurang sehingga membebani perusahaan. Dalam pemilihan software tadi yang harus diperhatikan, mungkin ini lebih baik ke arah yang open source, karena sama-sama ERP. Odoo misalnya itu open source yang fungsinya mirip dengan SAP, cuman kalau saya perhatikan disitu support terhadap aplikasi tadi yang harus kita pastikan. Kalau SAP sudah pasti supportnya ada, harus bayar misalnya. Kalau Odoo Kita juga harus membayar konsultan untuk support.

User yang kita beli nanti jatuhnya 22% dari total itu menjadi biaya maintenance. Jadi kalau memang user-nya kita kurangi itu tidak mudah, yang bisa kita negosiasi itu maintenance-nya, maintenance-nya kita berusaha untuk turun. Perusahaan perusahaan itu melakukan putus maintenance, tetapi risikonya adalah kita tidak bisa development, kalau memang keputusan seperti itu harus dipahami bahwa tidak ada lagi pengembangan oleh sistem ataupun sistem itu sudah mature, sudah mature untuk perusahaan kita, suatu perusahaan EPC, tanya cost infrastruktur.

Sistem SAP itu sangat stabil, selama tidak ada perubahan. Perubahan itu dari development di transport ke integration, ke Production. Selama yang menjaga itu tidak ada transport dari development ke Production, sistem tidak berubah, itu bisa dipakai terus. Memaintenance servernya, servernya ada buffer yang penuh, mungkin storage sudah full, mungkin kita butuh maintenance di infrastrukturnya.

3. Pertanyaan dari Ibu Anastasia Maukar
Bagaimana mempersiapkan tim untuk implementasi atau migrasi?

Jawaban: Jadi memang untuk go-labs sebelumnya itu sistem production harus input data migrasi dari sistem lama ke SAP, ini sangat penting. Tadi saya sudah sampaikan juga data quality. Pengalaman saya, dari sistem main frame ke SAP harus dilakukan data cleansing. Data dari Warehouse kita harus pastikan, sepakati, sudah diverifikasi bahwa datanya dengan sistem yang lama itu sudah klop. Data yang lama ini, yang di SE sistem sudah klop, kemudian baru diverifikasi, ditandatangani, disetujui oleh konsultan baru kita lakukan migrasi. Kalau tim konsultan itu memang tidak bertanggung jawab terhadap data, namun data ini memang harus di cleansing tadi. Yang kedua, selama dalam proses perlu cek manajemen tadi, memang berat untuk melakukan perubahan-perubahan.

Yang saya ceritakan itu memang benar terjadi bahwa, yang awalnya hanya entry, masuk ke gudang, setelah di gudang akan dikasih ke produksi barangnya cacat, akhirnya dikembalikan padahal di akunting sudah dibayar. Hal itu membenarkannya agak rumit, jadi ada credit Note ke customer, setelah credit note jurnalnya akan dikembalikan lagi, kemudian baru bisa dilakukan perbaikan data di bagian warehouse, jadi tidak serta merta wayang harus bisa memperbaiki data, harus dari finance.

Di SAP itu ada yang namanya stock opname, stock opname ini harus dilakukan secara periodik. Saya waktu migrasi data pesawat, di Warehouse itu ada inventorynya sejumlah 300.000 sparepart. Yang lebih rumit adalah ada satu sparepart yang namanya komponen itu harus di tracking, Kapan diinstal, setelah terbang umurnya berapa, ini yang memang perlu diuji dulu sebelum di migrasi. Pada waktu itu kita ada quality assurance atau quality check oleh SAP Jerman, Bagaimana metodologi migrasi data-data pesawat. Itu sangat kritikal, kalau salah umurnya, misalnya jatuh. Kalau mobil timing beltnya putus di jalan itu aman, kalau pesawat ada yang menyebabkan itu di udara tidak bisa parkir. Oleh karena itu perlu diuji dahulu, metodologi untuk migrasi.

4. Pertanyaan dari Bapak Muhammad
Antara Oracle, MS. Dynamics, dan SAP untuk UMKM mana yang paling bagus?

Jawaban: Tentunya UMKM ini kendalanya di budget, jadi istilahnya budget-nya tidak terlalu besar. Kalau secara umum saya berikan gambaran bagaimana cara memilih suatu ERP, kalau ditanya seperti ini pendapat saya adalah UMKM tentu tidak akan punya anggaran untuk Oracle, SAP, mungkin bisa saja kelas MS. Dynamic. SAP-pun harus dibandingkan dengan untuk UMKM itu untuk yang bisniswan. Oleh karena itu kembali lagi Bagaimana mengevaluasi itu tergantung dari kemampuan perusahaan itu bisa mengidentifikasi, cost-cost apa saja yang on time cost, yang implementasi, yang kemudian ada cost untuk maintenance. Beberapa yang kita diskusikan dengan Odoo , Odoo itu open source tentunya tidak ada biaya lisensi. Saya pikir kita bisa mempertimbangkan itu, cuman pesan saya maintenance-nya itu yang harus kita pastikan, karena kita tahu perusahaan itu awalnya tidak memiliki kompetensi terhadap maintenance software ERP.

5. Pertanyaan dari Bapak Zainudin Fatoni
Apakah metode SAP bisa diimplementasikan di OpenSource ERP?

Jawaban: Sangat bisa sekali, kalau open source belum memiliki metodologi sebaiknya kita mempelajari metodologi dari SAP.

6. Pertanyaan dari Ibu Anastasia Maukar
Kalau Garuda itu dengan 300.000 di gudang itu kira-kira waktu breakdownnya berapa lama sistemnya terhenti? Karena, kalau sistem terhenti yang lainnya juga akan ikut terhenti.

Jawaban: Waktu itu saya putuskan bahwa sistem kerja itu paralel, karena kita tidak bisa menghentikan produksi, pesawat terbang terus jadi paralel sistem. Pertama yang saya migrasi itu disebut Master data, seperti nama sparepart, plat nomornya berapa, namun quantity-nya belum hanya Master data. Nama sparepart itu kita pindahkan dulu itupun sudah 300.000, itu tidak mempengaruhi produksi, kita pindahkan. Lalu misalnya untuk menghitung jam terbang tadi, Master datanya kita pindahkan tetapi masih kosong, sistem yang lama masih berjalan. Setelah 2 paralel sistem, kita memang melakukan migrasi yang valuenya tadi. Jadi kalau quantity di gudang kita migrasi, toolsnya LSMB itu sangat power sekali. Tergantung dari kekuatan server, Waktu itu saya sekali menaikkan data itu 10.000, kalau 300.000 mungkin 30 kali. Setelah Master data, mengedit quantity di gudang, itu SAP akan mengedit value inventory di Finance, itu yang perlu diperhatikan lagi. Begitu kita migrasi, itu langsung untuk MM kalau berhasil dengan Finance, valuenya sudah cocok, Finance tidak boleh mengubah angka di akun kecuali dari Inventory, untuk mengubah itu tidak bisa. Setelah itu MM Go-Labs dulu, jadi itu yang disebut sistem dengan Go-Labs yang parsial functionality. Strateginya itu ada yang namanya Big Bang, ada yang namanya per function, itu harus diputuskan. Kalau Bigbang tentunya resourcenya sangat banyak, Tetapi kalau perfunction, perdepartemen itu bisa kita lakukan bertahap. Jadi kita tidak pernah menghentikan sistem produksi.

Jadi kita melakukan migrasi pada malam hari. Di manufaktur juga sama, jadi kalau kita migrasi diambil malam hari. Jadi itu yang ngasih sepakati dengan user, khususnya di bagian produksi, Kapan saya harus memindahkan data. Memang faktor down time itu sangat penting, jadi kita harus pahami down time seminimal mungkin. Jadi itu terjadi setelah paralel, data masuk, ternyata masih ada diskrepansi, dengan diskrepansi tadi kita perkirakan down timenya, itu yang harus izin ke produksi atau ke manajemen.

Profil Instruktur

Ir. Sri Sardjananto, S.T, M.T., IPM

Praktisi ERP/SAP

Deskripsi Pemateri:

Pendidikan

S1, Sarjana Teknik Industri, Institut Teknologi Bandung

S2, Magister Teknik Industri, Binus University

Certified : SAP Consultant MySAP SCM Procurement 4.6C , S0001944543

SAP Consultant with more than 10 years’ experience in various modules such as Material Management, Plant Maintenance, Production Planning, and Industrial Solution Aerospace & Defence.
Have many SAP project experiences including new SAP implementation and manage service (support) SAP Operation, SAP Project Management / methodology.
Best Employee 2006, PT Garuda Indonesia

Project Experience

SAP MM PT GMFAA
SAP MM PT Garuda Indonesia
Fuel Online PT Garuda Indonesia
SAP Aerosapce & Defence PT GMFAA (including : Aircraft Maintenance Supply chain) using almost all module SAP FICO,HR,SD, MM,PM,PS,DMS and IS A&D.
SAP MM Inflight Catering

[Tanya Jawab] SAP Implementation Methodology for Enterprise Resource Planning

ERP with SAP Series #7

Kursus Lainnya