diklatkerja | [Tanya Jawab] Sales and Operation Planning (S&OP): Rencana Agregat

1. Pertanyaan dari Bapak Tri Anto
Bagaimana menghindari perubahan Planning di S&OP untuk pembelian Material dan MPS karena dituntut mengikuti Real Order saat berjalan yang berbeda dengan Planning yang disusun sebelumnya?

Jawaban: Justru di sini letak kesulitannya karena memang tidak ada rencana produksi yang benar-benar memenuhi 100% apa yang akan terjadi di masa yang akan datang, pasti ada errornya. Maka setidaknya perencanaan produksi pada level di forecasting misalnya harus benar-benar dilakukan dengan akurat, dengan harus memperhitungkan juga error dan juga service levelnya. Perencanaan yang sebaik apapun itu tidak bisa benar-benar 100% memenuhi apa yang diinginkan oleh order, karena memang yang terjadi itu kita tidak bisa mengendalikan masa yang akan datang, kita hanya memperkirakan atau proyeksi. Jadi yang penting bahwa perencanaan itu sedikit mungkin error yang terjadi, atau deviasi yang terjadi dan itu harus sadari, harus mau diterima bahwa ada error, ada deviasi yang terjadi dan itu harus hati-hati. Persoalannya adalah bagaimana memperkecil deviasi tadi, dengan cara menggunakan teknik-teknik peramalan atau forecasting dan juga dari expert, pengalaman-pengalaman dari ahli di bidang itu untuk bisa memberikan yang terbaik. Untuk memperkecil kesalahan atau deviasi, terjadi perbedaan itu pasti.

2. Pertanyaan dari Bapak Uum Mulyana
Apa strategi terbaik untuk meng-Handle pekerjaan yang Unscheduled Planning dan berapa besar maksimal kapasitas yang bisa kita siapkan untuk yang Unscheduled Planning ini?

Jawaban: Kalau dalam istilah financial planning itu biaya tidak terduga. Fungsi perencanaan yang baik itu sebetulnya seakurat mungkin, yang unschedule sekarang itu bisa menggunakan teknik-teknik seperti expert judgement atauAI atau data mining, itu kecenderungan yang sudah terjadi di masa lalu yang kemungkinan nanti akan terjadi lagi. Unschedule pasti terjadi tapi kita tidak bisa memastikan hanya memperkirakan Perlihatkan itu dari mana, dari pengalaman-pengalaman sebelumnya. Menggunakan teknik statistik, atau bisnis analitik untuk melihat kecenderungan yang terjadi di masa yang akan datang, polanya apa yang akan terjadi di masa depan. Unschedule bisa terjadi tapi kita memperkecil peluang untuk tidak terkejut, unschedule planning itu berarti tidak bisa mem-planning.

3. Pertanyaan dari Bapak Muhammad Utsman Burair
Untuk produk dengan varian produknya banyak dan permintaan produknya Based on Customer atau Toko atau Distributor. Untuk penjadwalannya, seperti apa ya Pak yang paling sesuai?

Jawaban: Kalau ini sebenarnya make to order tetapi maksudnya order yang datang itu karena kuantitasnya berubah, ada yang produknya masih sisa karena belum terjual, itu saya kira di make to stock masih bisa dengan cara di forecast dahulu jajaran produknya untuk in dan out dalam penjualannya berapa nanti bisa menentukan berapa dari setiap item yang bervariasi tadi. Misalnya untuk makanan menyediakan beras, biskuit dan lain-lain, itu family makanan, ada family untuk minumannya, ada susu, minuman ringan dan sebagainya, kalau dalam family memperhitungkannya adalah berapa inventory yang diperlukan untuk makanan komposisinya, berapa untuk minuman, dan berapa non makanan dan minuman, itu di level itu, tapi begitu nanti levelnya turun di level item, di Family makanan itemnya apa saja nanti dihitung dari data yang sudah ada itu item-item apa saja yang terjual dan berapa, sisanya berapa, dari situ nanti ketahuan produk mana yang harus disediakan lebih banyak, produk mana yang cukup beberapa saja. Kalau produknya base on customer itu tetap, memiliki catatan penjualan dari customer yang sudah ada maka sekecil mungkin maka diperlukan untuk forecasting. Sehingga nanti misalkan ditambah dari pengalaman yang ada bahwa ini biasanya, misalnya toko sembako, sembako itu paling banyak disaat kapan? Misalnya menjelang lebaran, atau menjalankan hari raya biasanya permintaan cukup tinggi. Tetapi saya kira kalau sembako itu pasti diperlukan hanya saja kuantifikasinya itu ada yang sangat tinggi pada produk tertentu menjelang hari raya tetapi di kesempatan lain mungkin akan tidak fluktuatif karena permintaan sembako pasti diperlukan. Tetapi produk yang tidak seperti itu, misalnya masker sekarang sudah mulai bergeser, kalau pada 2 tahun yang lalu permintaannya tinggi tapi sekarang agak sulit, karena sudah banyak yang lepas masker tapi ada juga yang masih di manapun memakai masker.

4. Pertanyaan dari Bapak Gunawan Tjahjadi
1) Apa bisnis berskala IKM atau UMKM atau Startups sudah harus menerapkan sistem pengelolaan permintaan produk ini?
2) Dalam hal-hal apa saja (internal dan eksternal usaha) pengelolaan permintaan produk ini sulit atau tidak dapat diterapkan sebaik-baiknya?
3) Bisa beri contoh-contoh riil, di mana strategi pengaturan berbasis Level, Hybrid, dll. cocok digunakan?

Jawaban:
1) Bisa saja, itu sebetulnya rencana ini supaya lebih akurat saja. Jadi supaya lebih akurat tersistematisasi sehingga antara supply dengan demand bisa tercapai, atau diyakini bahwa dengan cara seperti ini, jika permintaan itu diperiksa dengan baik maka supplynya pun bisa disesuaikan dengan demand. Mau IKM atau UMKM ataupun perusahaan besar selama memang membutuhkan keakuariasian silahkan saja tidak masalah, mau startup atau tidak startup selama itu untuk perencanaan produksinya itu bisa lebih akurat demand dan supply, dan juga untuk bisa mengatur financial planningnya perlu dilakukan. Mungkin yang dimaksud adalah kompleksitas dari permasalahannya, kalau sederhana dan sudah memiliki pengalaman cukup dalam memperhitungkan pola permintaan ini mungkin tidak harus pakai ini juga tidak apa-apa, maka tergantung dari ruang lingkupnya saja seberapa besar skala operasinya.

2) Sulit itu karena kita tidak bisa memprediksi dengan pasti sesuai dengan apa yang terjadi itu tidak ada, kita tidak ada yang tahu masa depan hanya memprediksi, Apakah betul bisa iya bisa tidak tapi kebanyakan tidak persis 100%. Maka mengapa ada forecasting, ada perencanaan supaya menyadari bahwa ada kesalahan yang mungkin terjadi, perbedaan terjadi. Kesulitan terjadi itu kenapa, jika ada fluktuasi atau permintaan yang uncertainty. Era vuca sekarang inginnya determistik pasti, inginnya besok itu 100 unit, tapi apakah itu terjadi seperti itu, setidaknya tidak ada jaminan 100%, ternyata hanya 70%. Ternyata bisa sampai 400, di sinilah bagaimana meskipun ada kesalahan tetapi mengurangi deviasi, sedangkan kalau itu sering terjadi, uncertainty, manusia mencoba untuk bagaimana uncertainty itu diredam. Kalau kita bicara vuca, vuca itu uncertainty-nya supaya tidak terlalu banyak, yang pasti. Tapi permasalahannya pada kenyataannya tidak seperti itu. Semakin banyak uncertainty itu akan semakin rumit, tetapi manusia mencoba untuk bagaimana supaya itu dikurangi.

3) Level itu kalau misalkan perusahaan dengan jajaran produksinya banyak. Kita bicarakan pada level family produknya, maka disini yang akan direncanakan adalah pada level family-nya, tapi nanti akan rumit juga kalau sudah pada item. Misalnya perusahaan besar, jajaran produksinya banyak. Misalnya perusahaan furniture produk kayu, ada mainan kayu, ada furniture, bisa diukur sendiri berapa kerumitannya. Karena kita bicara di level S&OP maka level yang digunakan adalah level family.

Hybrid ini jika ada perusahaan dengan tipikal musiman atau produknya musiman, jadi suatu mesin tertentu dia akan fluktuatif permintaannya, bisa turun sekali bisa naik sekali. Tapi pada suatu periode tertentu sampai periode tertentu dia konstan, contohnya seragam sekolah, itu pada bulan-bulan semester baru tinggi tapi setelah itu flat atau drop kecuali kalau ada event khusus yang memerlukan seragam baru. Tapi setelah awal-awal semester biasanya flat.

Profil Instruktur