diklatkerja | [Tanya Jawab] Project Budget: Planning and Controlling

1. Pertanyaan dari Bapak Nurrohman
Mohon untuk lebih spesifik tentang EPC kontraktor. Pengalaman Bapak, EPC kontraktor itu siapa yang melakukan cost estimating? Apakah procurement/project control/finance? Dan apakah biasanya yang meembuat cost estimating saat tender menang, lalu orang itu ikut ke prote?

Jawaban: Kalau kita melihat struktur biaya detail kontraktor. Ada paket-paket yang sifatnya direct material dan indirect. Estimasi yang dilakukan oleh sebuah tim proyek itu menjadi multi disiplin. Kalo yang direct misalnya untuk membeli material civil, material listrik. Masing-masing berbeda, tidak mungkin itu diserahkan kepada 1 pihak saja. Sumbersimasi untuk pekerjaan EPC yang complicated itu didistribusikan tugasnya kepada multi disiplin juga. Tetapi nanti ujung ujugnya harus ada 1 koordinator yang mengumpulkan data, biasanya yang dipilih koordinator itu dipilih dari grup project management. Bagian-bagian yang tidak bisa di handle oleh siapapun juga, itulah yang akan menjadi tugas spesialis estimator, dia yang harus punya berbagai tools yang itu diluar kebiasaan tim yang sudah ditugaskan untuk membuat estimasi, untuk melakukan estimasi dia harus memiliki banyak tools yang sifatnya matematical, dll. Jadi, banyak pihak yang harus terlibat tidak hanya 1 pihak.

2. Pertanyaan dari Bapak Pupung
1) Keadaan pandemi seperti ini, ada beberapa owner yang menyarankan untuk mengikuti protocol kesehatan hingga akhirnya menjadikan estimasi jadi naik. Untuk mengantisipasi kondisi-kondisi seperti itu bagaimana? Apa bisa dinegosiasi ulang untuk kontrak?
2) Menurut pengalaman Bapak, untuk proyek EPC sampai handover itu ada penyimpangan nilai dari estimasi awal atau tidak? Biasanya berapa jam untuk proyek EPC itu?
3) Kalau untuk pembelian dari luar, untuk mengantisipasi naik turunnya nilai mata uang itu apakah perlu kita masukkan ke dalam estimasi kita?

Jawaban: Ada 2 kategori kelompok, 1. Proyeknya on going (sudah ada kontrak), 2. Calon proyek yang belum ada kontraknya. Sehingga 2 belah pihak yang akan mengikat kontrak tahu bahwa ada masalah pandemi.

Untuk kelompok 2 terlebih dahulu yang sudah sama sama tahu bahwa karna pandemi jadi metode kerja harus berbeda, ada biaya-biaya ekstra yang harus dikeluarkan, ada durasi-durasi eksekusi yang darus di adjust lagi. Itu seharusnya mulai dari ITB perencanaan itu sudah harusnya mulai memasukan adanya konsiderasi memang adanya pandemi yang kalau di Indonesia berkepanjangan. Tapi kalo kontraknya sudah jalan sudah eksekusi namun belum tahu adanya pandemi, biasanya kontrak itu punya fleksibilitas, harus fair, ketika ada kondisi yang tidak diduga seperti pandemi ini, biasanya ada kausal yang bisa merangkul kondisi tersebut, gunakanlah kausal itu untuk negosiasi pada pihak yang mengikat kontrak supaya tercapai kesepakatan yang itu tidak rigid, seakan akan itu tidak seperti ada pandemi, itu biasanya masuk ke dalam kelas kausal cross major atau ada juga kausal yang berkaitan dengan kebutuhan temporari termination yang itu di announce oleh satu pihak karna memang membahayakan jiwa manusia.

3. Pertanyaan dari Bapak Visnu
Bapak menjelaskan di salah satu slide tentang modifikasi estimasi. Modifikasi ini apakah dalam hal cara perhitungan atau lainnya? Karena lingkupnya sudah jelas.

Jawaban: Modifikasi itu tergantung dari apa tujuannya, contohnya kita sudah melakukan estimasi tujuannya untuk mendapatkan harga penawaran untuk mendapatkan kontrak, disini estimasi sudah selesai. Misalnya hasil estimasi itulah yang menjadi budget pelaksanaan, tapi itu belum cukup untuk budget pengontrolan selama pelaksanaan. Tujuan pengontrolan, maka tim proyek harus bekerja dulu untuk mendesain, membuat pendetailan, sehibgga nanti dari desain itu ketemulah detailing kebutuhan material yang lebih akurat yang sebelumnya pasti masih plus minus setelah ada gambarnya jadi lebih jelas kebutuhan semen, pasir. Tujuan kontrol itu bukan berati yang tertera pada kontrak angkanya bisa diubah ubah itu tidak, tapi kita mencari peluang bisakah kita berhemat. Untuk memastikan bahwa kita berhemat kita perlu ngitung ulang dengan cara yang berbeda. Cara yang berbeda seperti, tunggu dulu hasil desainnya, reviewnya ada, cari trik yang lebih pasti, hitung lagi, oh ternyata bisa lebih rendah. Nah itu menjadi budget pengontrolan, untuk mengontrol para pelaksan kalo bisa budget diteken lagi

4. Pertanyaan dari Bapak Suratno
1) Di gambar pada layar, kalau saya lihat finding requirement itu kan garisnya seperti spot-spot ya tidak smooth, tidak seperti yang lain. Saya minta penjelasannya.
2) Kalau PPh itu, maksudnya ke cost baseline atau manajemen resource?
3) Cost Baseline dan Barecost sama tidak?

Jawaban: Cost baseline dan barecost boleh dikatakan sama. Ini sebetulnya referensi bagi para eksekutor untuk pengontrolan, dan disisi lain bahwa itu adalah barecost. Diatas barecost ada management reserve. Maksud di dalam gambar ini adalah ada pemasukan di awal sebesar ini (uang muka) tapi setelah bergerak bekerja baru dapat uang lagi disini, artinya mungkin ada progress yang sudah bisa di invoice kan dan dibayar maka naiklah dia (garis merah putus), beda halnya dengan (garis hijau putus) ini mungkin tiap hari kita harus membayar pengeluaran tertentu seperti.

Perihal PPh itu tergantung dari definisi di perusahaan masing-masing. Kalau ada definisi bahwa cost baseline itu sebetulnya sama dengan barecost, dan barecost itu tidak mengandung pph final, maka sudah pasti pph final itu diluar cost baseline.

Profil Instruktur

Ir. Radian Z. Hosen, MEM, IPU

Principal of Project Management PT. Rekayasa Industri

Deskripsi Pemateri:

Pendidikan

Chemical Engineering, ITB, 1987
Engineering Management, University of Technology, Sydney, 1998

Sertifikasi
Insinyur Profesional Utama (2020)
Project Management Professional (2003)
ASEAN Engineer Registered (2003)

Pekerjaan

Corporate Manager
Principal of Project Management
EVP Operation
Chairman of Commissioners of PT Yasa Industri Nusantara
Chairman of Commissioners of PT Recon Sarana Utama
SVP Project Management
SVP Corp Strategy, Secretary, Technology
SVP Corporate & Technology Development
VP Mineral, Environment, Infrastructure
VP Project Services
Chairman of Commissioners of PT Rekayasa Engineering

Project & Engineering Manager
PLTU Tonasa
Bontang Ammonium Nitrate
Coal gasification development
Ammonia & Urea Kujang 1B
Badak Train I proposal
Ammonia & Urea PIM 2
ARBNI Pagerungan Refrigeration

Process Systems Engineer
HAZOP Specialist for Melamine Interface & Lahendong
Kaltim 1 Optimalization
Urea Pusri 1B
ASEAN Bintulu Fertilizer Optimalization
Huffco Badak Trunklines
AAF Optimalization

[Tanya Jawab] Project Budget: Planning and Controlling

Project Management Series #3

Kursus Lainnya