diklatkerja | [Tanya Jawab] Perencanaan dan Pengendalian Jadwal

[Tanya Jawab] Perencanaan dan Pengendalian Jadwal

1. Pertanyaan dari Bapak Ahmad Zulfikar

Ada beberapa aspek-aspek yang perlu diperhatikan apabila proses berlangsungnya konstuksi. Misalnya ada force majeur terkait tentang sebuah bencana alam, itu tindakan kontraktor seperti apa yang harus dilakukan?

Jawaban dari Nara Sumber: Pertama kita harus tahu dulu force majeur, biasanya itu ada di dalam perjanjian kontrak, tidak selalu yang namanya force majeur identik dengan bencana alam saja, jadi lagi force majeur itu. Apa force Majeur itu? Itu adalah kondisi yang tidak terduga dari luar kontrol kontraktor dan klien, contohnya tadi bencana alam. Siapa yang bisa menduga project sedang eksekusi ada bencana alam, kalau hanya hujan musiman itu bisa diprediksi tetapi kalau bencana alam seperti gempa itu susah untuk diprediksi. Ketika definisi dari force majeur itu sudah jelas kemudian daftar apa saja yang masuk juga sudah jelas dan kejadian biasanya aturan mainnya itu juga sudah ada di kontrak. Apa itu? Bahwa dampak dari force majeur secara biaya itu harus di handle oleh masing-masing pihak, jadi yang berkaitan dengan dampak yang harus di handle oleh klien itu, tidak bisa kontraktor mengklaim dampak dari force majeur yang harus ditanggulangi oleh kontraktor kepada klien, tapi ada yang masih boleh disepakati karena adanya force majeur maka butuh Waktu tambahan. Tambahkan waktu itu bisa disepakati berdasarkan logika kebutuhan tambahan waktu karena dampaknya. Tapi setelah sepakat kontraktor tidak boleh mengklaim kalau waktu bertambah maka biaya juga bertambah, tidak bisa itu adalah bagian dampak biaya yang harus dijalankan. Bisa kita kontraktor itu meminta tambahan waktu dalam rangka memastikan bahwa perjanjian kontrak yang awal itu bergeser waktunya supaya klien tidak menunggu dan tidak berharap kontraknya cepat selesai, itu di awal sudah diberitahu bahwa ada force majeur dan ada tambahan waktu 3 bulan, klien juga harusnya sudah paham karena sudah sepakat. Force majeur dampak itu harus ditanggung oleh masing-masing pihak, kontraktor harus menelan itu dan klien juga punya kerugian.

2. Pertanyaan dari Bapak Hamid Suryadi

Ini kebetulan terjadi di kegiatan kita juga, pada saat endingnya itu memang di daerah kita berkegiatan itu terjadi tanah longsor, jadi ada hujan dan longsor yang mengakibatkan di tebing bangunan itu tanah jatuh dan harus dibutuhkan protect untuk bangunan. Dari pihak owner mereka meminta ada 1 pembangunan DPT, DPT itu tidak masuk di dalam kontrak awal dan itu juga membutuhkan biaya yang besar kurang lebih kalau dihitung angkanya sekitar 300 juta, karena panjangnya sekitar 50 m dan tinggi 3 m belum lagi pondasinya. Setelah itu selesai dikerjakan oleh kontraktor, apakah kontraktor bisa mengklaim itu untuk menjudge uang yang di dalam kontrak itu menjadi bangunan itu? Dengan mengorbankan item - item yang belum dikerjakan atau item-item yang dikurangi untuk menambal biaya DPT tersebut. Apakah termuat di dalam kontrak atau tidak? Kalau termuat boleh di share pasal mana yang menyebutkan bahwa kontraktor boleh mengklaim pekerjaan yang dikerjakan di luar kontrak.

Jawaban dari Nara Sumber: Di sini kita harus kembali lagi kepada filosofi paling mendasar ketika kontrak itu akan disepakati sebelum ditandatangani, biasanya kontrak itu sudah mencerminkan Seperti apa jenis proyek itu. Klien itu hanya mau tahu produk akhir, dia tidak mau tahu mekanisme untuk sebelum produk akhir karena itu sudah diserahkan kepada kontraktor seluruhnya, karena klien memang percaya bahwa dia memilih kontraktor yang memang sudah berpengalaman. Kalau itu yang ada di kontraknya maka, kalau seperti ini biasanya menjadi risiko kontraktor walaupun tidak ada dalam cakupannya, karena klien hanya ingin tahu hasil akhir. Kondisi kondisi yang tidak jelas dalam tanah as long as itu tidak ada datanya, itu menjadi risiko klien. Kalau jenis kontrak seperti ini harusnya tambahan material yang tadi itu bisa diklaim sebagai case.

3. Pertanyaan dari Ibu Elizabeth Saragih

Apakah dalam membuat WBS perlu dilakukan pengumpulan data secara menyeluruh dulu, baru bisa dilakukan? Ataukah keduanya bisa dilakukan bersamaan?

Jawaban dari Nara Sumber: Dua-duanya benar bahwa untuk membuat WBS yang baik perlu ada data dan ada informasi melalui survei, kuisioner untuk ditanyakan pada pihak-pihak terkait tapi tidak absolutely bahwa kalau data sudah dikumpulkan, bahwa sudah selesai itu menyebabkan pembuatan WBS itu bisa dilakukan tanpa tangan kiri lagi. Biasanya data masih akan terus berdatangan ketika WBS itu dibuat, jadi dua-duanya betul.

4. Pertanyaan dari Bapak Hamid Suryadi

- Bagaimana menyikapi pembuatan WBS Ketika kita masuk dalam project yang sudah berjalan?

- Kalau misalnya kita bisa tidak, ada perombakan yang signifikan untuk menjadikan project itu lebih bisa berjalan dengan lancar?

Jawaban dari Nara Sumber: - Kalau project sudah jalan artinya orang sudah mulai aktif, lalu Pak Hamid ikut dalam project tersebut di tengah-tengah. Sebetulnya ada proses yang namanya bawasi, kita tahu bahwa project itu selalu melakukan interaksi berdasarkan konsep plan and action, itu adalah konsep yang biasanya di kami pakai bagi yang biasa mempelajari tentang quality management. Dalam sebuah perjalanannya lalu diam sebentar atau berhenti sejenak untuk melakukan evaluasi, apa yang harus dicek, jangan-jangan ada yang kurang atau tidak benar.

- Ada jalan untuk melakukan itu, jadi kalau sudah di tengah jalan ada yang berpikir ini tidak betul maka pertanyaannya adalah mana yang lebih worth it, akan lebih memberikan benefit bagi stakeholder atau klien dan bagi kontraktor, bagi pihak-pihak yang mendanai membiarkan atau menjalankan terus proyek itu tapi perjalanannya akan selalu banyak masalah dan itu sama dengan menghamburkan budget serta membuat jadwal maka delay atau merombak dulu hal-hal yang tidak benar, yang kurang baik itu menjadi lebih baik walaupun mungkin untuk melakukan itu perlu ada waktu ekstra di tengah-tengah proyek, tapi ketika waktu ekstra itu digunakan untuk membuat alat kontrolnya, timnya dan sebagainya itu menjadi lebih baik, mungkin itu adalah pilihan yang lebih benefisial bagi semua pihak. Mau membiarkan proyek yang sudah terlanjur berjalan di tengah jalan itu berjalan saja seperti apa adanya atau perbaiki dahulu sebelum lanjutkan.

5. Pertanyaan dari Bapak I Putu Gede Murdhana

Saya melihat nilai WBS ini dari struktur, jadwal, budget, procement plan, lalu manajemen plan. Selama ini saya belum sampai di poin yang kelima, sejauh mana kita harus mendesain atau memprediksi atau merencanakan manajemen plan itu Pak?

Jawaban dari Nara Sumber: Bahwa tim proyek di awal itu sama-sama menyikapi bagaimana dan strategi untuk memanage risiko, bagaimana merencanakannya, bagaimana melakukan mitigasi kemudian bagaimana memonitor risiko. Biasanya ketika risiko itu mulai diidentifikasi, itu ada yang namanya best forming atau ada expert yang sudah terbiasa melaksanakan proyek menjadi narasumber untuk highlight risiko-risiko besar atau risiko yang sering muncul dalam sebuah proyek yang tipikal. Hal itu sangat penting untuk membuat daftar risiko yang signifikan, itu bisa terbentuk. Apa fungsi WBS di sini? Ketika WBS itu ada maka pertanyaan-pertanyaan untuk memikirkan risiko terhadap proyek yang sedang dihadapi itu akan lebih tajam, kenapa? Karena untuk scope yang besar, WBS ini sudah memilah menjadi bagian-bagian yang sudah saya gambarkan, sehingga pertanyaan-pertanyaan tentang risiko itu bisa diarahkan berdasarkan bagian-bagian yang kecil itu. Ketika bagian kecil itu diperintah menggunakan pertanyaan yang ada di area pikiran tentang bagaimana risikonya atau apa risikonya maka expert atau tim proyek keseluruhan itu akan Trigger untuk melontarkan hal-hal yang sifatnya memang spesifik juga untuk bagian-bagian proyek yang sudah di pilah - pilah oleh WBS itu.

6. Pertanyaan dari Bapak Rio Ananda Putra

Izin bertanya. Apabila project schedule telah settle dan project sedang berjalan, kemudian di tengah jalan schedule terganggu, diakibatkan oleh Internal EEF (Resource Availability). Bagaimana sikap dan action dari kami sebagai PM? Sedangkan di tempat kami bekerja mengadopsi tipe matrix bukan projectized.

Jawaban dari Nara Sumber: Tentu harus ada modifikasi, ada informasi kemudian ada adjustment. Apakah itu berbentuk budaya yang sesuai hingga produktivitas itu turun atau memang karena kapasitas kerja dan kelompok kerja itu tidak memadai, tidak sesuai dengan harapan kita sehingga kecepatan kerja kurang baik, itu biasanya terkenal yang sangat fluktuatif. Bisa dilakukan dengan berbagai cara misalnya kurang memahami orang atau kurang mumpuni orangnya bisa jadi ada pihak yang lebih proper, lebih mumpuni untuk mensupport. Atau kalau itu berhubungan dengan karakter yang tida acceptable, mungkin kondisi yang paling ekstrim, yang tidak sesuai dengan budaya yang diharapkan harus keluar dari tim proyek, ganti dengan tim yang beroper, itu beberapa hal yang mungkin bisa dilakukan.

7. Pertanyaan dari Ibu Rani

Izin tanya Pak. Apakah bisa selalu menggunakan koefsien ahs pupr sebagai standar dalam menyusun rab Pak? Terima kasih.

Jawaban dari Nara Sumber: Bisa dan tidak, kalau mau standar dan disepakati dari awal itu bisa digunakan tapi itu hanya untuk yang berhubungan dengan karakteristik yang biasa diatur oleh pupr. Proyek software itu tidak masuk dalam cakupan yang dikelola oleh pupr, maka tidak bisa RAB itu digunakan. Pupr juga membuat standar itu dengan database tertentu, tapi berbeda antara RAB misalkan di Jawa Barat dan di Irian Jaya, belum tentu bisa digunakan walaupun jenis pekerjaannya memang sama.

8. Pertanyaan dari Bapak Majamas

Kalau seorang expert menguasai ini namanya scheduler atau planner Pak?

Jawaban dari Nara Sumber: Lebih pada eksekutor planning, tapi kalau mau dijawab dengan tegas planner itu artinya lebih tinggi daripada schedule. Schedule itu hanya operator tetapi kalau planner harus menguasai hal-hal yang lebih basic.

9. Pertanyaan dari Bapak Achmad Nasuhi

Dalam percepatan schedule apakah selalu ada pertambahan biaya?

Jawaban dari Nara Sumber: Tadi sudah dibahas bahwa setiap kali kita melakukan percepatan dalam eksekusi biasanya itu identik dengan menambah resource dan artinya butuh tambahan biaya. Most likely semua percepatan schedule seperti itu, makin harus dipercepat akan makin menambah biaya. Biasanya tidak liar, ada titik yang optimal, mengoptimalkan schedule karena biaya itu adalah bagian dari kelihaian perencanaan jadi sebaiknya itu dilakukan di awal.

10. Pertanyaan dari Ibu Dessy Indie

Mohon izin bertanya, kalau di tengah proyek ada perubahan, apakah plannya bisa kita rubah juga ditengah berjalannya proyek?

Jawaban dari Nara Sumber: Tergantung perubahannya apa, jadi kalau itu berhubungan dengan perjanjian yang berubah itu bisa kita sekalian mengubah perencanaan. Jadi kalau berhubungan dengan isi kontrak itu bisa berubah, tapi kalau itu jadi karena kesalahan dalam hal ini mungkin kontraktornya dan itu tidak membuat isi kontrak dengan klien kita harus berubah maka bisa itu berubah, yang harus dilakukan adalah secara internal kontraktor mengubah rencana supaya janji dalam kontrak sesuai. Tetap ada perubahan tapi tergantung apakah perubahan itu triggernya perubahan isi kontrak atau triggernya adalah kesalahan 1 pihak yang itu harus di cover oleh pihak yang membuat kesalahan.

Profil Instruktur

Ir. Radian Z. Hosen, MEM, IPU

Principal of Project Management PT. Rekayasa Industri

Deskripsi Pemateri:

Pendidikan

Chemical Engineering, ITB, 1987
Engineering Management, University of Technology, Sydney, 1998

Sertifikasi
Insinyur Profesional Utama (2020)
Project Management Professional (2003)
ASEAN Engineer Registered (2003)

Pekerjaan

Corporate Manager
Principal of Project Management
EVP Operation
Chairman of Commissioners of PT Yasa Industri Nusantara
Chairman of Commissioners of PT Recon Sarana Utama
SVP Project Management
SVP Corp Strategy, Secretary, Technology
SVP Corporate & Technology Development
VP Mineral, Environment, Infrastructure
VP Project Services
Chairman of Commissioners of PT Rekayasa Engineering

Project & Engineering Manager
PLTU Tonasa
Bontang Ammonium Nitrate
Coal gasification development
Ammonia & Urea Kujang 1B
Badak Train I proposal
Ammonia & Urea PIM 2
ARBNI Pagerungan Refrigeration

Process Systems Engineer
HAZOP Specialist for Melamine Interface & Lahendong
Kaltim 1 Optimalization
Urea Pusri 1B
ASEAN Bintulu Fertilizer Optimalization
Huffco Badak Trunklines
AAF Optimalization

[Tanya Jawab] Perencanaan dan Pengendalian Jadwal

Project Management Series #2

Kursus Lainnya