diklatkerja | [Tanya Jawab] Integration Management Competency of EPC Project Manager’s

1. Pertanyaan dari Bapak M. Prima Jaya
Sejauh mana komponen Integration Management diperlukan dalam keilmuan Project Management?

2. Pertanyaan dari Bapak Muhammad Arham
Bagaimana cara mengontrol Cost sebuah Projek Management jika perencanaan awal tidak sesuai dengan apa yang dikerjakan di lapangan atau dalam pelaksanaan, sedangkan Owner meminta sesuatu yang baru? Misalnya, Material. Sehingga, pengerjaan mengalami keterlambatan penyelesaian proyek. Suatu sisi perlu tahapan transisi penyelesaian, kadang-kadang berat untuk di kerjakan, karena waktu penyelesaian pengerjaan mendekati Deadline.

Jawaban: Yang Bapak bicarakan ini sering terjadi dipertengahan jalan terjadi perubahan. Mungkin dia mendengar bahwa di suatu negara teknologi seperti ini, mungkin disana perlu di improve dengan ini. Kalau sebelum, namanya kontrak itu discretion agreement (CDE). Kalau dalam perjalanan mungkin dibahas dengan rapat tertentu atau special meeting untuk membahas itu, konsekuensi apa yang ditimbulkan di dalam perubahan tersebut itu harus disepakati dulu, dimana kesepakatan itu nanti akan mengamandemen atau meng-adendum kontrak perjanjian. Misalnya dari sisi waktu mungkin akan menjadi panjang, sekian hari, sekian minggu atau sekian bulan itu harus disepakati dahulu, itu dibahas sedalam-dalamnya termasuk dalam sisi biaya dan lain-lainnya. Biasanya kalau itu dibutuhkan sangat penting rasanya karena ide itu belum muncul di awal, biasanya Project owner akan menyanggupi untuk penambahan waktu di biaya itu. Kadang-kadang tidak hanya menambah, kadang-kadang minta dikurangi, mungkin yang dikurangi itu adalah biasanya infrastruktur penunjang saja, karena untuk mam-balance budget, karena dia tidak memiliki uang lagi untuk menambah biaya itu, tapi itu teknologi yang dirasakan sangat penting dalam perjalanannya. Yang dikurangi mungkin infrastruktur penunjang, konstruksi jalan di dalam mungkin cukup sampai perkerasan misal, konsekuensi yang timbul dari pekerjaan itu yang akan terimbas kepada perusahaan EPC, perusahaan EPC atau Project Manager harus pintar untuk melakukan diskusi dengan timnya sendiri dari seluruh sisi aspek dan itu di paparkan dan dipresentasikan nanti di hadapan owner. Sehingga owner akan melihat terhadap usulan-usulan itu, konsekuensi atau cost implication dari sisi biaya seperti apa, schedule implication dari sisi waktu berapa lama perpanjangan-nya. Itu akan dipaparkan secara detail mungkin sehingga permintaan owner itu akan bisa kita respon, go or no go nya dilakukan itu nanti akan dipertimbangkan. Yang jelas kita berhasil menyajikan dengan baik selaku Project Manager.

3. Pertanyaan dari Bapak Ridwansyah
Bagaimana meminimalkan Dispute di antara "Consortium" EPC?

Jawaban: Masalah Scope off work yang pertama yang jelas walaupun kita dari negara asal yang sama, biasanya konstruksi EPC itu banyak dengan negara luar. Saya pernah sebagai leadernya itu berkolaborasi dengan China. Menjelaskan sesuatu kepada orang Cina, Jepang beda, India, Eropa itu berbeda caranya. Kalau misalnya ada berbagai negara yang merupakan pernah konsorsium dengan kita itu rata-rata mereka agak tricky Jadi bagaimana kita memberi pemahaman kepada mereka, jangan mereka itu memahami maksud dalam kontrak itu setengah-setengah. Walaupun dalam kontrak itu dalam bentuk split order, tapi acuannya 1 yaitu Vidic, acuan kita bukan dari masing-masing negara yang bersangkutan tapi dari Vidic kontrak yang sudah establish di dunia internasional yang digunakan untuk EPC adalah silver. Kalau dari sisi kontraktual sebenarnya tidak ada di dispute, tapi dispute itu di ada-adain, di akal-akalin, antara leader dan member itu biasanya saling mengakali.

4. Pertanyaan dari Bapak Rahmat Adiwiryanto
Jika Integration Management dilakukan dengan Agile Approach apakah bisa? Apakah ada beberapa perubahan-perubahan?

Jawaban: Sangat bisa, karena agile itu merupakan konsep baru yang diinsert karena Project management. Jadi semuanya sekarang serba agile, dalam pelaksana lapangan pun dalam aspek Project management sekarang sudah mengarah kepada agile Project management.

5. Pertanyaan dari Bapak M. Taufik
1) Bagaimana cara memonitor & kontrol dalam Eksekusi Project (Contract: Lump Sum)? Karena, yang biasanya terjadi Scope Pekerjaan bertambah (i.e penambahan dokumen), Owner belum memiliki Input Data yang Fix, Manpower Owner yang kurang, berakibat waktu pengerjaan Proyek Over Time, Over Budget.
2) Decision (Win-win Solution) apa yang tepat dalam kondisi Item No. 1 di atas, sehingga nantinya tidak akan merugikan kedua belah pihak (Owner dan Kontraktor yang mengeksekusi)?

Jawaban: Kalau kita sudah menguasai integration management ini, di awal kita sudah sepakati di dalam minutes of meeting. Minimal setiap minggu itu kita ada coordination meeting, mungkin internal kita sendiri, kelompok internal kita sendiri di perusahaan itu, kemudian kita juga ada coordination meeting dengan satuan vendor supplier yang ada dibawah kita, berikut yang dari leader dan member konsorsium. Kemudian ada sesi biasanya kita lakukan secara reguler perminggu juga dengan owner, biasanya kalau info-info tambahan saya belum pernah mendapatkan, karena di awal kegiatan, meeting awal kita sudah sampaikan yang berkaitan dengan alur komunikasi, alur informasi, kita sudah sepakati di awal, sehingga bilamana ada terjadi nanti di pertengahan jalan alur komunikasi di luar itu, itu konsekuensinya kita bisa klaim, karena itu memberatkan kita. Jadi disitulah kepintaran diawal menguasai semua konsep di dalam Project management ini memang harus agile, agile lincah, gesit, dll, membutuhkan sebuah agile dalam me-manage sebuah Project. Jadi gesit dia itu secara Knowledge gesit, secara keterampilan gesit, secara personal gesit. Saya belum pernah di proyek, walaupun saya sebagai construction Manager, superintendent, sampai ke Project Manager saya belum pernah menerima tambahan-tambahan itu di pertengahan. Karena saya sudah tekankan dari awal, kita mengacu ke klausul kontrak ada scope pemberi pekerjaan dan ada scope penerima pekerjaan, bilamana di luar scope itu nanti terjadi ada tambahan-tambahan konsekuensinya tanggung masing-masing.

Tanggapan dari Bapak M. Taufik: Karena ini biasanya di Kontrak yang Lump Sum Project, jadi data yang dimiliki oleh Owner itu belum f\Fix dan Main Power Owner itu kurang. Sehingga, pekerjaan kita yang seharusnya mereka kembalikan ke kitanya lama, mereka itu berkilahnya dikarenakan Lump Sum Project ini kita tidak bisa, istilahnya mengklaim.

Jawaban: Yang dikatakan lump sum di dalam proyek itu fixed unit price, kalau di EPC itu, lump sum-nya terukur, dimana yang kurang terukurnya disana sehingga bisa memberikan ruang batasan yang melebihi. Apa tidak diatur klausul-klausul di dalamnya yang mengatakan lump sum itu sejauh mana penggunaannya, ada definisi, tadi ada yang 20 dari Project yang agreement tadi.

Supaya menghilangkan dispute, saya Tampilkan tadi itu Project agreement, jadi klausul-klausul apa yang akhirnya projek agreement itu yang berdasarkan Vidic kontrak yang harus dikuasai oleh Project Manager, supaya tidak terjadi kasus-kasus yang seperti Pak Taufik sampaikan tersebut.

6. Pertanyaan dari Bapak Alvindra Pratama
Bagaimana Konsep EPC yang ada di Indonesia? Apa kerja secara Fundamental dari CSR, HSE, dan Surveyor dalam hal Integrasi?

Jawaban: CSR itu kalau di dalam Project itu sifatnya melakukan sebuah engagement. Ada juga perusahaan-perusahaan tertentu namanya itu bukan CSR tapi Community Development Program sama saja. Biasanya di tahap awal itu dijalankan sampai akhir, jadi perusahaan EPC itu mempunyai konsep CSR ataupun yang dinamakan Community Development Program di dalam proyek itu, Di mana perusahaan dengan dibawah Departemen tertentu yang mengelola community development dan CSR tersebut memberikan guidance, sharing Knowledge secara berkala sepanjang perjalanan proyek tersebut, sehingga lingkungan atau environment stakeholder yang ada di proyek tersebut terangkat derajat perekonomiannya. Biasanya mereka yang melakukan kegiatan pertanian, eksplorasi bahan galian, atau mereka berbentuk mendistribusikan atau menjual hasil hasil perkebunan, dll. Itu pihak Comdev dan CSR memberikan bantuan dari sisi pengetahuan dan pembiayaan untuk mereka bisa terangkat kualitas dari kegiatan mereka tersebut. Kaitannya dengan health safety environment saya rasa CSR dan community development itu tidak ada relevansinya, environment yang di HSE ini health safety environment, environment yang kita titik beratkan di dalam HSE itu adalah lingkungan kerja yang tidak boleh berdampak buruk pada lingkungan pekerjaan kita. Tapi CSR dan comdev adalah upaya-upaya dari perusahaan untuk mengangkat derajat kesejahteraan lingkungan tempat dia melakukan kegiatan, itu yang saya pahami.

Profil Instruktur