diklatkerja | [Tanya Jawab] Integrasi dalam Project Management

[Tanya Jawab] Integrasi dalam Project Management

1. Pertanyaan dari Bapak Aulia

Ini pengalaman saya kecil-kecilan saja, kadang yang namanya kontrak itu sudah diperlihatkan pada saat misalnya pada proses tender kemudian kita biding tender dan segala macam tapi kontrak sudah diperlihatkan pada saat tender itu dibuka, jadi seakan-akan bahwa ini sudah including, kontraknya seperti ini, tendernya seperti ini, jadi bukannya nanti kontrak itu belakangan setelah ada diskusi lagi sebelum kita masuk ke kontrak. Kalau kondisi seperti itu bagaimana Pak Radian?

Jawaban dari Nara Sumber: Memang ada klien-klien dengan dokumen-dokumen yang sudah mereka generate, dalam pengalaman sebetulnya yang terbaik itulah terjadi komunikasi dua arah antara calon pembeli kerja dengan calon kontraktornya, karena hampir selalu kontraktornya pengalaman atau data base-nya kontraksi itu lebih kaya dibandingkan dengan pemberi kerja, sehingga kalau hanya satu kali, satu arah saja diatur harus begini, itu jadi tidak optimal biasanya dan itu juga berlaku bagi hubungan dengan trust kontraktor. Siapa yang paling tahu tentang paket kerja yang mau dilaksanakan itu tidak selalu pemberi kerja, bukannya kontraktor yang tahu tapi justru sub kontraktor yang akan meng-handle kerja itu. Jadi kalau tidak terjadi komunikasi dua arah untuk mengoptimalkan jangan kontraknya itu hasil projectnya tidak terlalu optimal walaupun bisa jadi sukses. Jadi yang namanya kontraktor dan klien itu harus ada dalam satu perahu yang sama untuk menuju target bersama yang disepakati, itu menurut saya jargon yang tidak boleh hanya digaungkan ketika proyek sudah hampir berjalan selesai kemudian mulai terjadi masalah yang banyak, Itu harus di-set dari awal dan disadari bukan hanya settingan dalam bentuk jargon manis di mulut tapi sebetulnya real-nya tidak benar, tapi betul-betul harus disadari bahwa itu kebutuhan bersama antara pemberi kerja dan yang mendapatkan kerja. Kalau ternyata memang calon pembelinya itu tidak boleh ada deviasi sama sekali maka calon kontraktor harus menganalisa risiko-risiko yang mungkin harus dihadapi, karena isi calon kontrak dan semua risiko yang diidentifikasi itu harus diterjemahkan dalam rencana yaitu ujung-ujungnya pada budget. Pada saat belum tanda tangan kontrak biasanya yang masih fleksibel itu adalah penawaran, kalau misalkan jadwal harus fix sekian, kualitas harus sekian, dan sebagainya maka yang masih bisa diatur parameternya oleh kontraktor adalah harga, maka semua risiko harus diidentifikasi, kemudian semuanya itu harus di konversi menjadi biaya. Ada satu titik kontraktor juga harus membuat keputusan sebelum submit proposal atau tanda tangan kontrak.

2. Pertanyaan dari Bapak Abd. Rahman

Ini masalah risk management khususnya quality, apa pada saat kita ada Kick Off Meeting dengan pemilik pekerjaan biasanya dicantumkan, biasanya kami itu sebagai kontraktor kebetulan yang saya hadapi sekarang sedang ada project bendungan, yang sering terjadi kendala-kendala yang sifatnya alam itu banjir itu sampai alat-alat kami terendam. Misalnya pada saat perjalanan proyek apa perlu ada review ulang masalah hubungannya dengan kontrak? Kontrak yang sifatnya studi kelayakan. Biasanya bendungan-bendungan itu ada proses yang sifatnya menyiapkan data-data statistik, muka air banjir selama beberapa tahun. Bagaimana menurut Pak Radian apa pada saat Kick Off itu bisa di agendakan? Istilahnya kita mengacu ke pengalaman yang lalu.

Jawaban dari Nara Sumber: Tentang prediksi terhadap kondisi alam dalam hal ini banjir untuk proyek infrastruktur waduk atau bendungan atau mungkin juga jembatan. Kembali lagi sebetulnya seperti yang tadi saya perlihatkan dalam slidenya saya coba sekali lagi, sebetulnya hanya prinsip-prinsipnya yang saya bawa tapi mudah-mudahan bisa ikut membantu. Disink terlihat bahwa kontrak itu mencakup bukan hanya sekedar scoop of product, ini mungkin waduk harus selesai, kemudian bukan hanya sekedar sebagian tentang bagaimana cara membuat waduknya sendiri, itu tidak lengkap mungkin, bagian-bagian penting saja yang dimasukkan dalam kontrak tapi yang juga harusnya diatur dalam kontrak itu kalau mau fair itu adalah kondisi lingkungan diantaranya. Kondisi lingkungan ini berkaitan dengan misalnya tadi dalam kasus ini ketika kita harus bisa mengantisipasi risiko banjir, apa yang menjadi penyebab banjir itu harusnya bisa diprediksi berdasarkan data 100 tahun yang lalu, kapan terjadi banjir yang luar biasa, biasanya ada data serta 10 tahun atau berapa tahun. Itu harusnya pertama ada rumus atau dalam kontrak yang memperlihatkan bagaimana risiko tersebut mau dikelola bersama antara klien dan kontraktor. Jadi misalnya risiko yang berhubungan dengan lingkungan itu harus dikelola oleh kontraktor, artinya klien tidak mau tahu kalau ada kondisi banjir maka kontraktor tanggung jawab untuk meng-handle risiko tersebut, kalau itu yang terjadi dan tidak bisa ditawar maka kontraktor yang dianggap oleh klien itu sudah lebih lihai, lebih punya pengalaman yang berulang berhubungan dengan banjir. Kita harus bisa membuat proposal yang di dalamnya sudah ada kontingensi, ujung-ujungnya nanti yang namanya risiko itu akhirnya berhubungan dengan spare waktu dan spare budget, kontingensi itu harus sudah masuk berhubungan dengan banjir. Misal klien tidak mau tahu kalau risiko harus dipegang oleh kontraktor maka kontraktor harus berani untuk merumuskan kontingensi jadwal proyek dan kontingensi dalam proyek yang berhubungan dengan banjir, tapi bisa juga kontraktor itu karena misal tahu bahwa ada hal yang berhubungan dengan banjir yang itu masih bisa jadi, rumusnya sudah ada tapi bisa jadi kejadiannya di luar itu dan tidak bisa di handle oleh kontraktor, itu disebutkan dalam proposal juga bahwa pada kondisi yang berhubungan dengan banjir yang bisa di handle misalnya itu adalah banjir tahunan yang bisa diprediksi, tapi kalau itu tidak diprediksi maka itu harusnya di handle bersama atau itu di handle oleh pemilik proyek, itu bisa diajukan. Tapi di luar itu secara default, secara sistem kontrak itu ada yang namanya force major, itu adalah kondisi kahar yang sifatnya itu adalah berhubungan dengan perubahan yang mungkin terjadi saat eksekusi, yang itu tidak bisa diduga baik oleh klien ataupun oleh kontraktornya, kalau itu terjadi maka kontraktor berhak untuk mendapatkan tambahan waktu untuk recovery, tapi biaya atas recovery itu harus dihandle oleh masing-masing pihak. Jadi kontraktor harus meng-handle biaya tambahan yang menjadi bagian dari kewajiban dari scope of product, klien juga harus bertanggung jawab biaya-biaya di luar tanggung jawabnya kontraktor yang berhubungan dengan keadaan.

3. Pertanyaan dari Bapak Abd. Rahman

1. Memang terkesan begini, jadi istilahnya namanya failure atau ada kejadian-kejadian, biasanya produk itu yang biasa gagal atau kadang juga yang sifatnya safety memang sepertinya harus dibicarakan dari awal pada saat Kick Off apabila memang dalam kontrak tidak ada. Jadi Istilahnya memang kita tidak tahu yang namanya force major, sifatnya alam itu susah kita cegah meskipun kita ada acuan dasar mungkin dari statistik yang sifatnya musim banjir di daerah tersebut tapi tidak menjamin juga sekarang kita tidak tahu di alam, di tempat-tempat lain mungkin ada penggundulan sampai bisa mempengaruhi itu.

2. Pada saat penentuan pemenang itu memang biasanya itu sudah istilahnya mengklasifikasi apa yang menjadi syarat kontrak, mulai dari strukturisasi, tim intinya, mungkin metode-metodenya, mungkin yang sifatnya istilahnya main item biasanya begitu.

Jawaban dari Nara Sumber:

1. Mungkin kita perlu samakan juga definisi Kick Off karena dalam kamus saya Kick Off itu terjadi setelah kontrak disepakati.

2. Kick Off lebih banyak membahas tentang pemahaman kedua belah pihak terhadap isi kontrak, kemudian mulai membahas mekanisme atau strategi-strategi eksekusi ke depannya, tidak akan membuat kontrak itu jadi berubah karena sudah ditandatangani, artinya kalau tadi yang Bapak tanyakan tentang bagaimana banjir itu risikonya mau di handle maka yang lebih baik itu adalah dibicarakan sebelum Kick Off, sebelum tandatangan kontrak.

Profil Instruktur

Ir. Radian Z. Hosen, MEM, IPU

Principal of Project Management PT. Rekayasa Industri

Deskripsi Pemateri:

Pendidikan

Chemical Engineering, ITB, 1987
Engineering Management, University of Technology, Sydney, 1998

Sertifikasi
Insinyur Profesional Utama (2020)
Project Management Professional (2003)
ASEAN Engineer Registered (2003)

Pekerjaan

Corporate Manager
Principal of Project Management
EVP Operation
Chairman of Commissioners of PT Yasa Industri Nusantara
Chairman of Commissioners of PT Recon Sarana Utama
SVP Project Management
SVP Corp Strategy, Secretary, Technology
SVP Corporate & Technology Development
VP Mineral, Environment, Infrastructure
VP Project Services
Chairman of Commissioners of PT Rekayasa Engineering

Project & Engineering Manager
PLTU Tonasa
Bontang Ammonium Nitrate
Coal gasification development
Ammonia & Urea Kujang 1B
Badak Train I proposal
Ammonia & Urea PIM 2
ARBNI Pagerungan Refrigeration

Process Systems Engineer
HAZOP Specialist for Melamine Interface & Lahendong
Kaltim 1 Optimalization
Urea Pusri 1B
ASEAN Bintulu Fertilizer Optimalization
Huffco Badak Trunklines
AAF Optimalization

[Tanya Jawab] Integrasi dalam Project Management

Project Management Series #7

Kursus Lainnya