diklatkerja | [Tanya Jawab] Engineering Procurement and Construction (EPC) Contract

1. Pertanyaan dari Bapak Yuga Prawita
1) Untuk tender EPC, dokumen apa saja yang harus disiapkan oleh owner?
2) Bagaimana penentuan pemenang di dalam tender pengadaan kontraktor EPC?

Jawaban:
1) EPC itu akan membuat proyek namanya iniccent proyek, disana dokumennya lengkap mulai dari studi proyek itu data-datanya lengkap dimana isinya adalah riset pasar, teknologi yang akan dipakai, proyeknya dimana diletakkan kemudian dikemas di BED (Basic Engineering Data) dituangkan di dalam feed dokumen, feed dokumen ini merupakan fit it engineering yang akan diserahkan kepada EPC contractor sebagai panduan pekerjaan EPC contractor membuat detail engineering. Kalau EPC semua besar, semua diserahkan baik engineering, pengadaan, konstruksi oleh EPC kontraktor, dokumen itu lengkap, oleh sebab itu dokumen itulah yang harus dipelajari oleh EPC kontraktor sebelum mereka melakukan beeding / ikut dalam pekerjaan.

2) Pertama yang dinilai oleh owner untuk memenangkan EPC kontraktor adalah kelengkapan ruang lingkup kerja yang ditawarkan, secara teknis apakah EPC mempunyai kemampuan teknis untuk melaksanakan, apakah kemampuan keuangan EPC ini mampu untuk melaksanakan pekerjaan yang akan dilaksanakan, prosedur-prosedur lainnya yang terkait dengan peraturan pemerintah harus dievaluasi. Setelah semua teknis masuk, tinggal penentuan dari sisi harga, harga yang menang tentu harga yang realistis biasanya harga yang dibawah dari estimasi pemilik proyek, tapi bukan juga terlalu dibawah sekali biasanya ada range nya, misalnya budget pemilik proyek 100, ada yang menawarkan hanya 70, pasti akan dievaluasi oleh pemiliki, kira-kira kalau 70 ini realistis atau tidak, dia bisa menyelesaikan proyek tersebut. Hal inilah yang akan dipertimbangkan oleh owner, karena kalau terlalu murah, jangan-jangan proyek ini akan macet, karena misalnya pihak owner telah menghitung bahwa keuntungannya antara 15% - 20%, kalau dia menawarkan 70% lalu bagaiamana dia mendapat untung, belum lagi di dalam pelaksanaan terjadi pekerjaan-pekerjaan ulang, tentu itu akan menggerus keuntungan-keuntungan EPC kontraktor, oleh sebab itu untuk menentukan pemenang lelang banyak evaluasinya, dievaluasi secara matang oleh pemilik proyek.

2. Pertanyaan dari Bapak Rafqy Ferian
Untuk software Primavera apakah software tersebut digunakan dibagian Construction dalam EPC saja apa dapat digunakan selain dibagian Construction?

Jawaban: Sistem Primavera ini banyak turunannya, bisa digunakan di engineering, construction, pengadaan, karena tracking-trackingnya cukup bagus, apalagi sekarang lebih bagus, penyempurnaan dari jaman saya dahulu. Semua sistem kita tinggal lihat, kira-kira lingkup kerja kita seberapa besar, bagusnya kita harus menggunakan sistem supaya mudah di tracking dimana terjadinya keterlambatan-keterlambatan, kalau di konstruksi kenapa terjadi keterlambatan, misalnya jangan-jangan karena pekerja konstruksi belum berpengalaman sehingga kecepatannya pekerjaan menjadi lembat. Sehingga pihak konstruksi mungkin bisa menambah pekerja atau menambah orang yang memiliki kualitas tertentu untuk mengerjakan itu. Contoh welding pekerjaan terlambat, material sudah ada / on set, tetapi pipa itu numpuk belum disambung, belum ada pipe filter misalnya, oleh karena itu dia bisa menambah. Pada saat rapat harian di proyek itu bisa di sampaikan, mengapa terlambat? Misal kurang tenaga, mungkin dengan mendatangkan tenaga kerja dari luar daerah yang khusus mengerjakan pekerjaan tersebut.

3. Pertanyaan dari Bapak Fachri
Apakah build and design dapat diterapkan dalam proyek EPC? Apakah akan efektif dan efisien?

Jawaban: Proyek EPC adalah gabungan ketiga kegiatan, yaitu engineering, pengadaan, konstruksi, tentu urusan engineering/detail endineering/design-design itu ada di job desknya bagian engineering, apakah itu pekerjaan sipil / mekanikal/ elktrik dan instrument, itulah dibutuhkan semua spesialis-spesialis untuk merekayasa tersebut atau merencanakan pekerjaan itu. Jadi, bukan masalah efektif dan efisiennya, tapi scoope atau ruang lingkup yang akan kita kerjakan, kalau misalnya pekerjaannya tidak ada yang membuat design engineering, semua pekerjaan engineering sudah dikerjakan oleh owner, tentu kita tinggal melakukan pengadaan dan konstruksi saja. Ini dilihat semua lingkup pekerjaan yang diberikan oleh owner proyek.

4. Pertanyaan dari Bapak Majamas Purba
Bagaimana kalau EPC tidak mengikuti aturan proyek planning schedule dan sering tidak sesuai dengan general knowledge, baik engineering procurement dan constructionnya?

Jawaban: Kalau misalnya ada EPC yang bandel, kita kembali ke kontrak, karena kontrak itu ada prosedur-prosedurnya yang harus dilalui. Namanya EPC itu proyeknya berkesinambungan, antara yang satu dengan yang lainnya, katakanlah engineering belum selesai dia sudah mengerjakan, bila ketika dia mengerjakan dan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan misalnya terjadi perubahan-perubahan siapa yang akan bertanggung jawab? Itulah diberi notice, bila terjadi penyimpangan yang tidak sesuai dedngan proyek atau kesepakatan yang tertuang dengan yang engineering buat, itu menjadi tanggung jawab mereka dan tidak bisa di klaimkan kepada pihak owner, pihak owner wajib memberi surat peringatan hal-hal tersebut. Tujuannya adalah pada akhir proyek misalnya ada yang klaim, itu kita kuat , bapak sebagai PMC sudah mengingatkan kepada EPC kontraktor, karena bapak sebagai PMC ini sebagai penengah sehingga bapak harus tegas, menurut kaidah-kaidah pelaksanaannya ini harus sudah di approval dahulu baru bisa dikerjakan. Misalnya pekerjaan engineering, tidak mungkin construction sudah dilaksanakan namun pekerjaan engineeringnya belum selesai / belum di approval/setujui namun sudah melakukan hal itu. Disitu di noticekan saja, bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, tidak sesuai dengan ruang lingkup, spec yang sudah disepakati, maka bapak sebagai pihak owner bisa mereject pekerjaan itu, semua risiko-risiko ditanggung oleh EPC kontraktor. Terkadang kita di dalam proyek, banyak orang yang tidak memahami kaidah-kaidah proyek, harus ada prosedur-prosedur yang harus dilalui, biasanya di dalam proyek itu banyak prosedur-prosedur yang lengkap, kalaupun tidak lengkap, bapak sebagai PMC harus dibuatkan panduan-panduan kerja, mungkin saja owner terlewat tidak membuat panduan kerja itu di buatkan kemudian di approve bersama, antara otorisasai owner dan EPC kontraktor, sehingga jika di lapangan terjadi penyimpangan itu berhak negur, karena setiap hari/mingguan diadakan meeting dan harus disampaikan di meeting sebagai tanda bahwa bapak sebagai PMC, misalnya ada jembatan ambruk tiba-tiba, PMC tidak disalahkan karena sudah disampaikan teguran-teguran, dan itu perlu, karena PMC sebagai tangan kanannya owner. Buka saja pasal-pasalnya ada kontraknya dan tunjukkan, bila perlu kalau dia masih ngeyel sampaikan kepada pengawas, supervisor, managernya, karena ini akan merugikan kedua belah pihak, dari pemilik proyek sampai pelaksana proyek.

5. Pertanyaan dari Bapak Louis
1) Apa bagian pekerjaan yang dapat dihentikan karena beberapa faktor, seperti dananya tidak cukup, Pandemi Covid, atau lain-lain di dalam proyek rancang bangun peralatan atau pabrik?
2) Jika investor memberikan dana sebesar ¼ dana yang kita butuhkan, apa sesuatu hal yang didapatkan oleh investor?

Jawaban:
1) Sebelum pekerjaan diserahkan kepada EPC kontraktor, tentu pihak owner sudah menyiapkan dana. Apakah proyek itu realistis? Apakah proyek itu sudah memiliki dananya? Apakah proyek itu sudah disetujui stake holdernya?. Setelah itu semua sudah lengkap, proyek itu di tenderkan kepada EPC kontraktor, EPC kontraktorpun di evaluasi, apakah kemampuan financial EPC kontraktor itu mampu untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Owner itu memiliki sistem penilaian, penilaian itu ada teknik-tekniknya, kita harus memeriksa bagaimana kemampuan EPC kontraktor, bagaimana keuangan EPC kontraktor, jika hal itu mungkin pada saat pelaksanaan terjadi misalnya proyek itu terhenti karena masalah pendanaan, ini ada hal-hal yang salah, mungkin pada awal proyek hal ini kurang matang, di analisa oleh pemiliki proyek atau data yang disampaikan oleh EPC ini tidak valid sehingga bisa saja tim penilai pemenang lelang salah menganalisa, itu mungkin saja terjadi, namun biasanya hal-hal itu akan dicari solusinya. Dalam penilaianpun kita melihat, kira-kira proyek yang ditangani oleh EPC kontraktor ini ada berapa proyek, nilainya ada berapa, sisa kemampuan dia untuk melaksanakan proyek ini ada berapa, jika hal-hal itu terjadi pasti ada salah mengevaluasi dari pemberi proyek.

2) Biasanya ada mekanisme tersendiri / perjanjian tersendiri antara investor, dan investor ini di pihak siapa? apakah di pihak owner? Atau di pihak EPC kontraktor? Kadang-kadang EPC kontraktor ini membuat konsorsium oleh pihak lain. Ini ada perhitungan-perhitungan tersendiri, kira-kira margin proyek ini ada berapa persen, antara pihak EPC kontraktor dengan partnernya katakanlah sebagai investor atau penyandang dana, dsb, itu ada perjanjian-perjanjian tertentu yang disepakati karena EPC investorpun punya tim penilai kira-kira proyek itu marginnya berapa persen. Contoh, ada proyek property perumahan, dia membutuhkan investor, nanti sharing profit, penyandang dana 40%, pelaksana 40% dari profit tersebut, itu bisa terjadi karena kesepakatan, atau mungkin fifty fifty, itu semua tergantung kesepakatan kedua belah pihak, mana yang paling menguntungkan dalam perjanjian tersebut.

6. Pertanyaan dari Bapak Bagus
Dari sistem pembayaran dari owner ke kontraktor dengan kontrak EPC, apakah seperti kontrak biasa atau ada yang berbeda?

Jawaban: Untuk pembayaran biasanya menganut progress, nanti di dalam kontrak disebutkan tergantung nilai proyek, kalau nilai proyek itu besar, misalnya progress 15% dia akan dibayar 10% dan 5% ditahan sebagai pristensi. Hal itu dimungkinkan, makanya pada saat penandatangan kontrak, kedua belah pihak saling bersepakat, kemudian pada progress 15% mereka dibayarkan, progress naik lagi 30% dibayarkan, terus demikian pembayarannya. Khususnya di pertamina, tidak ada DP (Down Payment), semua berdasarkan progress, tergantung kesepakatan. Atau bisa juga pada saat 50% baru nagih, itu kalau modal EPC nya kuat, atau sudah 100% bisa saja, tergantung kesepakatan antara pelaksana dengan owner.

7. Pertanyaan dari Bapak Hidayat
Untuk memulai dan mengakhiri sebuah pengerjaan proyek di mana letak bagian risk management? Karena dari pengalaman yang sudah-sudah, terkadang banyak aspek teknis maupun non teknis yang memicu kendala hasil akhir namun tidak terdefined sejak awal. Semisal, risk management terkait topgrafi, environment, kebijakan import % impactnya saat pengadaan material dan terkadang flow delivery yang fluktuatif.

Jawaban: Masalah terkait risk management, pada saat proyek mau di devolve, pihak owner sudah melakukan risk analisis pada saat visibilities tadi, risiko-risiko itu sudah diperhitungkan karena disana sudah ada aturan-aturan perundang-undangannya, dia menggunakan undang-undang yang sudah diterapkan oleh pemerintah Indonesia. Di dalam design, sudah diperhitungkan bahwa proyek ini di offshore atau di onshore, lokasinya apakah itu di tanah kating atau tanah timbun, designnya apakah di zona gempa, dsb. Itu risiko-risiko yang sudah diperhitungkan, karena setiap siklus pekerjaan itu banyak mengandung risiko, baik di engineering, pengadaan, dan konstruksi, memang kadang risiko itu baru muncul setelah adanya kejadian. Oleh sebab itu, seorang PM, Construction engineering manager harus paham tentang management risk, mana saja yang akan menjadi risiko bagi fungsi mereka, katakanlah di engineering mereka mendesign, kalau salah mendesign, pada saat approval design itu mereka harus tahu, sehingga risiko-risiko itu sudah di antisipasi. Oleh karena itu dari awal, proyek juga harus di antisipasi hal-hal atau risiko-risiko yang mungkin timbul, gunanya untuk meminimalisir risiko. Setiap proyek pasti ada risikonya, oleh sebab itu di EPC kontraktor harusnya mereka juga paham, bagi proyek-proyek EPC kontraktor yang besar, mereka membahas risiko-risiko yang mungkin timbul.

Kalau kebiajakn impor, apakah dalam membuat estimasi, ownernya mempertimbangkan itu? Biasanya dipertimbangkan, karena mereka dalam membuat estimasi dihitung. Currency pun dihitung, kira-kira ini currency tengah / bawah / atas, itu dilakukan, proyeknya berapa tahun? Kalau proyeknya cukup panjang itu pasti dihitung, karena ada cost-cost tertentu yang akan menjadi beban EPC kontraktor. EPC kontraktor melakukan evaluasi hal sama pada saat menerima engineering package, itulah semua ilmu-ilmu tadi penting unutk melaksanakan proyek yang begitu besar, itu saling berkaitan. Ada manajemen risiko, manajemen integrasi, para ahli-ahli proyek management itu banyak sekali menyalurkan hal-hal tesebut, mengapa ditemukan ilmu tersebut? Setelah proyek itu gagal, baru mereka analisa dan mengadakan mitigasi, permasalahannya disini. Contoh kereta api cepat Bandung Jakarta, apakah mereka tidak melakukan studi sebelumnya, sehingga lahan yang tadinya untuk stasion jadi berubah? Pasti sudah dilakukan, tapi dalam berjalannya proyek hal itu bisa terjadi, misalnya yang awalnya lahan tersebut sudah disetujui oleh pemilik lahan tiba-tiba berubah, bisa saja karena provokasi perusahaan tertentu.

8. Pertanyaan dari Bapak Yul
Apakah hanya software Primavera yang dapat dijadikan referensi? Bagaimana dengan software seperti Ms. Project? Mohon pencerahannya.

Jawaban: Kalau software, apakah primavera atau Ms. Project untuk mentracking project bisa saja digunakan, tidak masalah, mana yang paling mudah untuk kita bekerja, baik pemilik project atau EPC kontraktor, ini bisa di diskusikan, disamakan persepsi saat pelaksanaan, saling tukar informasi, terbuka mana yang lebih memudahkan, semua terbuka sehingga semua tim proyek yang terlibat memahami apa yang kita gunakan, sehingga jangan sampai nantinya belakangan baru ada komen-komen, itu dibicarakan dari awal sebelum pelaksanaan proyek dilakukan.

9. Pertanyaan dari (Tanpa Nama)
Apakah ada tender EPC tanpa adanya dokumen feed dari owner? Kalau ada, biasanya penilaian dokumen tendernya seperti apa ya?

Jawaban: Ada, zaman dahulu itu ada namanya B and T Proyek (Build or Transfer), saya hanya menyampaikan kepada EPC kontraktor misalnya tentu yand sudah dipilih memiliki pengalaman cukup, Saya ingin membuat kilang kapasitas katakanlah misalnya 100rb buller per g, disana kilang itu ada primary process dan secondary process kemudian produknya bisa menghasilkan gas/elpiji, bensin, solar, ado, lalu kita berikan kepada EPC mereka lakukan, ada seperti itu, sehingga lihat nanti lihat nilai proyek sekian, nanti seperti ini nilai proyek bisa membengkak. Kadang-kadang owner minta ini dan ini dan itu akan dicatat oleh mereka sehingga ada change order, ini oleh pemerintah kita sudah mulai dilarang. Sekarang yang kita anut picks lumpsump project, sehingga pihak owner memberikan data-data yang lengkap untuk dilakukan pelelangan, jadi ada B and T project.

10. Pertanyaan dari Bapak Dani
Bagaimana proses munculnya Build of Quantity (BOQ) dan jenis unit rate yang digunakan?

Jawaban: BOQ adalah lingkup / scoope pekerjaan yang akan dikerjakan, ada lingkup kerja proyek, disana setelah kita pelajari feed, BED, dituangkan, kemudian dibuatkan dalam gambar, disana dilihat pekerjaan apa saja, katrakanlah disana ada reactor misal 3 buah, resolvase 100, pompa, dsb itulah nanti dituangkan di BOQ apa saja, disana bisa tercermin di data sheet ini kira-kira material apa saja yang akan digunakan, engineering membuat detail kemudian reactor ukuran berapa, diameter berapa, ketebalan berapa, hal itulah yang akan dibuatkan di BOQ. Kemudian unit rid yang akan digunakan tentu ini tergantung pengadaan, waktu lelang dengan vendor itu unit rid yang digunakan apa?. Biasanya kalau menggunakan rid tengah untuk currency nya dolar, itu ada ketentuan-ketentuan, tentu yang paling menguntungkan untuk EPC kontraktor, kita harus menganalisa kirak-kira currency itu yang mana yang akan digunakan, biasanya rata-rata rid tengah untuk nilai tukar, namun itu tergantung pengadaan dengan vendor perjanjiannya seperti apa.

11. Pertanyaan dari Bapak Yogiawan
Bagaimana bila saat EPC dan sudah selesai dalam fase construction, kemudian saat hasil akhir tidak sesuai dengan dokumen kontrak terkait hasil kapasitas, efisiensi, dan durability yang diminta oleh owner?

Jawaban: Di dalam kontrak itu ada perjanjian-perjanjian tertentu yang disepakati misalnya setelah mechanical compassion selesai proyek kemudian di run, setelah dilakukan itu tidak memenuhi target-target seperti kesepakatan semula, ini harus dievaluasi mengapa hal ini terjadi, apakah ada salah design? Atau memang ada salah kosntruksi? Ini semua dievaluasi duduk bersama, bisa saja mungkin semua sudah benar, tiba-tiba misalnya untuk menaikkan tertentu pompanya tekanan/volumenya kurang, dimana kesalahan tersebut itu di cari sampai ketemu. Jika misalnya pompanya terlalu kecil untuk mempumping sehingga tidak mencapai, itulah yang diperbaiki, itu menjadi outstanding EPC control untuk memperbaiki proyek tersebut sehingga menghasilkan sesuai proyek yang disepakati.

12. Pertanyaan dari Bapak Tony
Apabila feed dilakukan oleh perusahaan konsultan dan Engineering, Procurement, Construction dilakukan oleh EPC company, untuk performance guarantee mestinya menjadi tanggungan perusahaan yang membuat feed atau EPC company ya?

Jawaban: Benar kalau itu feednya, namun hal-hal tertentu, biasanya ada licensor dimana dia akan menjamin design ini sesuai dengan permintaan owner. Oleh sebab itu, hal-hal yang penting itu ditentukan lesensor karena dia yang menjamin performance guaranteenya tadi. Ini yang terkait dengan perusahaan killang itu dijamin oleh lesensor, namun ada hal-hal tertentu misalnya apakah itu reactornya, distilasinya, vendor mana yang membuat, pabrik mana, itu lesensor yang menentukan. Namun ada juga performance guarantee yang diluar itu, katakanlah sebuah compressor, tentu ini sebagai performance guaranteenya adalah pihak EPC.

Profil Instruktur

Ir. Eddy Ruwitno

Praktisi EPC

Deskripsi Pemateri:

Pendidikan

UNIVERSITAS TRIDARMA S1-Teknik Mesin 02.01.1980 - 31.12.1986

KURSUS & TRAINING
10.08.1981 - 21.03.1982 Training - Pre Employement Trainee (Pet) Pertamina - Surat Keterangan
13.12.1983 - 16.12.1983 Training - Penataran P4 Type C,P, - Surat Keterangan

20.03.1989 - 23.09.1989 Pendidikan BPST - Bimbingan Profesi Sarjana Teknik (BPST) Pengolahan XII - Sertifikat
25.09.1989 - 29.09.1989 Training - Penataran P4 Pola Pendukung 45 Jam,P, - Surat Keterangan
16.10.1990 - 29.10.1990 Training - Prinsip-Prinsip Pengawasan Lanjutan,P,Diklat UP. IV - Surat Keterangan
02.09.1991 - 14.09.1991 Training - Bimbingan Keahlian Tek Mesin Lanjutan,P,Diklat Pusat - Surat Keterangan
09.12.1991 - 03.04.1992 Training - Kursus Bhs Inggris Tingkat Intermediate ,P,Pertamina - Sertifikat
04.05.1992 - 01.12.1992 Training - CPT Inspector Ang I- Jkt- London Ingris Sertifikat
27.01.1994 - 29.01.1994 Training - Kursus CMMS Kelompok Asset Holder Angk.II ,P,Diklat Up IV - Surat Keterangan
09.09.1996 - 11.10.1996 Training - Kasim I Refinery Training Project, Texas USA Sertifikat
26.10.1998 - 07.11.1998 Training - KPPM Angkatan Ke VII 98/99, Jakarta Surat Keterangan
30.10.1998 - 01.11.1998 Training - Outdoor Managemant Training, Jakarta Sertifikat
24.01.2000 - 26.02.2000 Training - Kursus Manajemen Kilang Pengolahan (KMKP),P,Pertamina Pusat - Sertifikat
16.10.2000 - 20.10.2000 Training - Training Pipeline Assessment Bandung Surat Keterangan
01.04.2002 - 05.04.2002 Training - Leadership Development Program Angkt. XVII/2002, Jakarta Sertifikat
03.02.2003 - 07.02.2003 Training - Kursus Manajemen TA, Jokyakarta Sertifikat
25.03.2003 - 28.03.2003 Training - Kursus Efective Negotiation & Communication Skill, Jakarta Sertifikat
24.01.2005 - 29.01.2005 Training - Cosmo Oil Maintenance & Inspection Tech. Jepang Surat Keterangan
18.03.2005 - 20.03.2005 Training - Program Training ESQ,Pertamina Pusat Jakarta Sertifikat
29.08.2005 - 01.09.2005 Training - Program Peningkatan Sistem Pemeliharaan, Pertamina Pusat - Jakarta
14.09.2005 - 15.09.2005 Training - Leadership Assesment Center (LAC),P,usat Jakarta Surat Keterangan
01.10.2007 - 19.10.2007 Training- Korea Petrolium Assosiation Program. Soul Korea Sertifikat
05.11.2009 - 15.03.2010 Training - Transformation Leadership Engine (TLE) - 7&8 - Jakarta Sertifikat
03.12.2011 - 10.12.2011 Training - Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia (IAMPI ) Jakart Sertifikat
21.09.2011 - 30.09.2014 Training - GLOBAL CEO PROGRAM Singapore Sertifika
19.11.2020 Sertifikasi Ahli Teknik Mekanikal - Utama Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi Sertifikat
10.02.2021 Sertifikasi Kompetensi Profesionalis Indonesia Bidang Tenaga Surya Kepmen ESDM Sertifikat