Mengenal Contoh, Sejarah, Teknik Serta Aturan dari Five Whys

Dipublikasikan oleh Dias Perdana Putra

23 Februari 2024, 11.14

shiftindonesia.com

Five whys

Lima Alasan (atau 5 Alasan) adalah metode penelitian berulang yang digunakan untuk menyelidiki hubungan sebab-akibat dari suatu masalah tertentu. Tujuan utama dari teknik ini adalah untuk menemukan akar penyebab kegagalan atau masalah dengan mengulangi pertanyaan “Mengapa?” lima kali. Jawaban kelima dari pertanyaan mengapa harus mengungkap akar penyebab masalahnya.

Teknik Taiichi Ohno adalah dengan bertanya "Mengapa?" tepat lima kali untuk menemukan satu akar permasalahan. Dalam praktiknya, ini adalah penganalisis akar permasalahan yang buruk karena analisis akar permasalahan jarang bersifat linier, jarang menampilkan satu akar permasalahan, dan jarang memiliki tepat lima masalah yang mengarah ke satu akar permasalahan. Untuk mengatasi hal ini, kelima alasan tersebut terkadang disalahartikan sebagai pertanyaan “Mengapa?” lebih dari lima kali dan Anda akan memiliki beberapa pertanyaan pada awalnya. Tidak ada literatur yang diterbitkan secara resmi mengenai berbagai penafsiran ini. Karena alasan ini dan alasan lainnya, beberapa pihak menyarankan untuk mengabaikan kelima alasan tersebut secara keseluruhan (lihat Kritik). Meskipun cara-cara ini diikuti dengan ketat, namun hasilnya tetap bergantung pada pengetahuan dan tekad orang-orang yang terlibat.

Contoh

Contoh masalah adalah: Kendaraan tidak mau hidup.

  1. Mengapa? - Baterai sudah mati. (Pertama mengapa)
  2. Mengapa? - Alternator tidak berfungsi. (Kedua mengapa)
  3. Mengapa? – Sabuk alternator putus. (Ketiga mengapa)
  4. Mengapa? – Sabuk alternator jauh melampaui masa pakainya dan tidak diganti. (Keempat mengapa)
  5. Mengapa? – Kendaraan tidak dirawat sesuai dengan jadwal servis yang direkomendasikan. (Kelima mengapa, akar penyebab)

Contoh pertanyaan ini dapat dibawa ke level enam, tujuh atau lebih tinggi, tetapi lima iterasi pertanyaan biasanya cukup untuk mencapai akar permasalahan. Kuncinya adalah mendorong para pemecah masalah untuk menghindari asumsi-asumsi dan jebakan-jebakan logis, dan sebagai gantinya secara bertahap menelusuri sebab-akibat melalui lapisan-lapisan abstraksi ke akar permasalahan yang masih memiliki hubungan dengan masalah awal. Perhatikan bahwa dalam contoh ini, "Mengapa" yang kelima mengacu pada proses yang rusak atau perilaku yang dapat diubah, yang berarti turun ke tingkat akar permasalahan.

Jawaban akhir merujuk pada proses tersebut. Ini adalah salah satu aspek terpenting dari pendekatan lima mengapa - akar permasalahan harus benar-benar berhubungan dengan proses yang tidak berjalan dengan baik atau tidak ada. Direktur yang tidak terlatih sering kali mendapati bahwa jawabannya tampaknya bermuara pada jawaban klasik seperti tidak memiliki cukup waktu, investasi, atau sumber daya. Jawaban-jawaban ini mungkin benar, namun berada di luar kendali kita. Oleh karena itu, alih-alih bertanya kenapa?, kenapa prosesnya gagal?.

Sejarah

Teknologi ini awalnya dikembangkan oleh Sakichi Toyoda dan digunakan oleh Toyota Motor Corporation untuk mengembangkan metode produksinya sendiri. Ini merupakan bagian penting dari pelatihan pemecahan masalah yang merupakan bagian dari pengenalan Sistem Produksi Toyota. Arsitek Sistem Manufaktur Toyota Taiichi Ohno menggambarkan metode Lima Mengapa sebagai "fondasi pendekatan ilmiah Toyota, mengulangi mengapa lima kali untuk menjelaskan sifat masalah dan solusinya."

Alat ini telah banyak digunakan di luar Toyota dan sekarang digunakan di Kaizen, Lean Manufacturing, Lean Construction, dan Six Sigma. Kelima penyebab tersebut awalnya dikembangkan untuk memahami mengapa fitur produk atau teknik manufaktur baru diperlukan, dan tidak dikembangkan untuk analisis akar penyebab.Di perusahaan lain, bentuknya berbeda. Di bawah Ricardo Semler, Semco mempraktikkan "tiga alasan" dan memperluas praktik tersebut hingga mencakup penetapan tujuan dan pengambilan keputusan.

Teknik

Ada dua teknik utama yang digunakan untuk melakukan analisis lima penyebab: diagram tulang ikan (atau Ishikawa) dan format tabel. Kedua alat tersebut menyediakan kerangka kerja yang memungkinkan analisis bercabang yang dapat mengidentifikasi berbagai akar penyebab suatu masalah. Diagram tulang ikan, juga dikenal sebagai Ishikawa atau diagram sebab-akibat, menunjukkan kemungkinan penyebab suatu masalah melalui representasi grafis. Pada saat yang sama, format tabel menyediakan struktur tabel yang dapat digunakan untuk merinci setiap tingkat analisis lima penyebab, sehingga memudahkan untuk mencatat dan melacak setiap penyebab yang teridentifikasi. Kedua teknik ini bekerja sama untuk memberikan pemahaman mendalam tentang akar penyebab suatu masalah dan membantu mengembangkan solusi yang efektif.

Aturan melakukan analisis lima mengapa

Ada beberapa rekomendasi praktis yang dapat diikuti untuk memastikan bahwa proses tersebut membuahkan hasil yang berarti ketika menerapkan Analisis Lima Alasan. Pertama, penting untuk melibatkan manajemen secara aktif dalam keseluruhan proses. Keberhasilan analisis dapat ditingkatkan dengan pembentukan kelompok kerja yang tepat dan keterlibatan guru khusus dalam kasus mata pelajaran yang kompleks.

Selain itu, disarankan untuk mengandalkan kertas atau papan tulis daripada komputer saat menggunakan media. Pendekatan ini membantu memfasilitasi diskusi dan menangkap ide dengan lebih efektif. Penting untuk menyajikan masalah dengan jelas dan memastikan bahwa semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama tentang masalah yang sedang dibahas.

Proses analitis memerlukan pembedaan penyebab sebenarnya dari gejala. Hal ini membantu tim mengidentifikasi akar penyebab sebenarnya, bukan hanya mengatasi gejala yang terlihat. Logika hubungan sebab-akibat antar faktor penyebab harus dipertimbangkan dengan cermat untuk memastikan pemahaman keseluruhan yang konsisten.

Ini adalah langkah penting untuk memastikan bahwa akar penyebab yang teridentifikasi benar-benar dapat menyebabkan kesalahan. Hal ini dapat dicapai dengan menerjemahkan kalimat hasil analisis dan menggunakan ungkapan “dan karena itu”. Kemudian, penting untuk menjawab pertanyaan secara lebih detail dan tidak terjebak pada kesimpulan umum.

Cari alasannya sedikit demi sedikit dan hindari langsung mengambil kesimpulan tanpa pemahaman yang mendalam. Hal ini memungkinkan tim untuk memahami secara menyeluruh kompleksitas masalah. Semua pernyataan harus didasarkan pada fakta dan informasi yang akurat, menghindari asumsi atau penilaian tanpa dukungan data.

Dalam konteks ini, kuncinya adalah fokus pada peningkatan proses daripada menyalahkan individu. Menciptakan suasana kepercayaan dan kejujuran dapat mendorong diskusi terbuka dan jujur, yang pada gilirannya mendukung pencarian solusi yang lebih efektif.

Jika Anda mencari jawaban atas pertanyaan "Mengapa?", tanyakan berulang kali hingga akar permasalahan sebenarnya terungkap. ditemukan. terungkap Hal ini mencegah solusi permukaan belaka dan memastikan hasil akhir yang menyeluruh. Terakhir, selalu ingat untuk melihat dari sudut pandang pelanggan, karena memahami dampaknya terhadap pelanggan dapat membantu mengidentifikasi akar permasalahan yang paling penting.

Kritik

Lima Penyebab telah dikritik sebagai alat yang kurang efektif untuk menganalisis akar permasalahan. Teruyuki Minoura, mantan CEO Toyota Global Procurement, berpendapat bahwa alat-alat ini terlalu sederhana dan gagal mencapai analisis mendalam yang diperlukan untuk memastikan solusi yang efektif. Kritik ini didasarkan pada beberapa alasan, termasuk kecenderungan peneliti untuk fokus pada gejala daripada penyebab yang lebih dalam, ketidakmampuan untuk melampaui pengetahuan peneliti saat ini, dan hasil yang sulit ditiru oleh orang lain.

Selain itu, alat ini tidak dianggap kurang dapat diandalkan. Dukungan yang memadai bagi para ilmuwan untuk memberikan jawaban yang berarti terhadap pertanyaan “mengapa” cenderung hanya mengisolasi satu akar permasalahan, meskipun setiap pertanyaan mungkin memiliki banyak akar penyebab. Profesor Kedokteran Alan J. Card juga mendukung kritik ini dan menyarankan agar kelima alasan ini ditolak sama sekali. Ia berpendapat bahwa kedalaman analisis lima penyebab bersifat artifisial dan tidak dapat berkorelasi dengan akar penyebab sebenarnya.Oleh karena itu, Card menyarankan penggunaan alat analisis akar penyebab lain, seperti diagram tulang ikan atau tulang cinta, yang dapat memberikan hasil yang lebih efektif. mengakses . , pemahaman dan penanganan akar permasalahan secara lebih utuh dan menyeluruh.

 

Disadur dari : https://en.wikipedia.org/wiki/Five_whys